Табель форм документів та альбом форм уніфікованих документів

Однією з функцій служби діловодства є вдосконалення форм і методів роботи з документами. Задля її реалізації має бути розроблена низка внутрішніх нормативних документів, зокрема табель форм документів та альбом уніфікованих форм документів, які затверджує керівник установи. Ведення цих документів, тобто внесення до них змін та контроль за їх застосуванням, також покладається на службу діловодства.

Розроблення табеля форм документів

Табель форм документів - це перелік дозволених для застосування уніфікованих форм документів, необхідних і достатніх для реалізації функцій і завдань управлінської діяльності установи, з характеристикою їх статусу, етапів підготовки і проходження.

Табель форм документів нормативно закріплює склад документів, застосовуваних в установі, та процедуру їх підготовки.

Розроблення табеля дає можливість вирішити одночасно кілька завдань, зокрема:

• o оптимізувати склад форм документів, що застосовуються в установі, та закріпити їх в єдиному нормативному документі;
• o класифікувати форми документів за функціями і завданнями управлінської діяльності (або за структурними підрозділами);
• o уніфікувати склад і форми управлінських документів, зменшити кількість форм документів, застосовуваних в установі, вилучити з них показники, що дублюють один одного;
• o уніфікувати та нормативно закріпити процедури підготовки (або її окремі найважливіші етапи) управлінських документів в установі;
• o упорядкувати документальну базу установи з метою підвищення ефективності використання в управлінській діяльності інформаційних технологій.

Табель виконує функцію довідника, що містить у впорядкованому вигляді назви форм документів, використовуваних у процесі діяльності установи. Це сприяє оперативному пошуку необхідних форм документів, а також контролю за діяльністю виконавців, виключаючи при цьому можливість появи непередбачених форм документів.

Табель форм документів складається у формі таблиці та містить графи, в яких зазначають відомості, що характеризують форму документа за різними параметрами.

Робота з підготовки табеля форм документів включає кілька етапів.

1. Обстеження.

На цьому етапі вивчають: склад документів, застосовуваних в установі; управлінські функцій і ситуації, які підлягають обов'язковому документуванню; чинні нормативно-правові акти та методичні документи, якими регламентовано процедури документування; організаційні документи (положення, статути, регламенти, інструкції тощо), що закріплюють компетенцію посадових осіб та порядок роботи з документами в установі.

Під час обстеження виявляють:

• o функції та завдання, які розкривають напрями діяльності установи;
• o документи, створювані в установі у процесі реалізації її функцій та завдань;
• o документи, що характеризуються певною послідовністю їх створення, сталістю (або відносною сталістю) форми.

Інформацію про документи збирають у структурних підрозділах установи з усіх напрямів діяльності. Відомості про кожен виявлений документ фіксуються в карті документа (див. приклад 1).

Карта містить такі відомості:

• o повна назва форми документа, включаючи заголовок, якщо він є;
• o ім'я файлу (за наявності електронного варіанту документа);
• o функції управління та завдання (призначення документа), у процесі реалізації яких створюється документ;
• o код форми;
• o відомості про основні етапи підготовки документа: підрозділ-укладач, зовнішнє та внутрішнє погодження, засвідчення документа (підпис, гриф затвердження, печатка), адресат документа, відомості про реєстрацію документа, контроль, місце зберігання оригіналу (або копії, якщо перший примірник документа надсилається до іншої установи).

Приклад 1. Зразок заповнення карти на наказ про прийняття на роботу

Карти документів, зібрані на першому етапі, використовуються для розроблення структури (класифікаційної схеми) табеля та для відбору до нього форм документів.

2. Вибір форми табеля.

На другому етапі підготовчої роботи, після вивчення карт та аналізу наведеної примірної форми табеля (див. приклад 2) обирають його найдоцільнішу форму.

Приклад 2. Промірна форма табеля форм документів

Вибір форми табеля залежить від функцій і завдань, які виконує установа. У разі необхідності регламентування процедури роботи з документами табель може бути доповнений графами: "Вид бланка", "Внутрішнє погодження", "Зовнішнє погодження", "Підпис", "Печатка", "Затвердження".

У разі необхідності вдосконалення документообігу установи табель має містити відомості про тираж бланків, реєстрацію документів, постановку на контроль, строки виконання, місце зберігання оригіналу та копій документів.

При відсутності в установі власного локального класифікатора графу З випускають.

3. Визначення структури табеля.

Розділами табеля можуть бути назви структурних підрозділів установи або управлінських функцій і завдань (організація системи та процесів управління, прогнозування і планування діяльності, фінансове забезпечення, кадрове забезпечення, матеріально-технічне постачання тощо). Побудова табеля за функціональною ознакою є найдоцільнішою, оскільки виключає необхідність його коригування у разі зміни структури установи. У розділах документи систематизують за ступенем важливості або за алфавітом.

4. Відбір форм документів для включення до табеля.

Як правило, табель форм документів містить:

• o форми документів, затверджені загальнодержавними нормативно-правовими актами, вищими галузевими органами, органами міжгалузевої координації, нагляду та контролю;
• o форми документів, застосовуваних в установі, які передбачені Державним класифікатором управлінської документації ДК 010-98 (далі - ДКУД) [41];
• o форми документів, затверджені розпорядчими документами певної установи.

До табеля вносять документи всіх структурних підрозділів за всіма напрямами роботи установи.