Термін у діловому мовленні

Термін - це слово в особливій функції: не лише назвати предмет чи поняття, а й дати їм точне визначення. Тому терміни вживаються лише в деяких сферах мовлення (наука, публіцистика, техніка, діловодство тощо). Характеризуються вони великою точністю значення, відсутністю образних, експресивних, суб'єктивно-оцінних відтінків.

Терміни створюються засобами власної мови (діловодство), запозичуються (бартинг) або "конструюються" з власномовних і запозичених складників (фототелеграма).

Вживані у діловому стилі мовлення терміни підпорядковуються тим же законам, що й в інших стилях: вони з'являються, уточнюються, розмежовуються із загальновживаними близькими за значенням словами, кодифікуються (тобто закріплюються в словнику), вибувають зі складу активних, переходячи в пасив (сьогодні цей процес актуалізується). Усе це, як підкреслює проф. Потелло Н.Л., ставить працівника сфери управління перед необхідністю зміну мові службової документації [152].

Змінність термінології діловодства пов'язують ще й з тим, що кожне управління, кожна галузь промисловості, торгівлі, культури, науки, освіти послуговується своєю термінологією. До того ж діловий стиль обслуговує ще й виробництво. Ці складні, взаємопов'язані стосунки й спричиняють строкатість термінології документів

Вимога до вживання термінів

1. Вживати термін треба лише у формі, зафіксованій у словнику. Так, якщо у словнику зафіксоване слово "діловодство", то слід користуватися тільки ним, уникаючи інших форм, таких як "діловедення", "справоведення" тощо. Поява таких нестандартних термінів у діловодстві пояснюється насамперед обставинами підготовки документа: укладанням нашвидкоруч, часом навіть без чернетки, вузьким колом людей-непрофесіоналів.
2. Застосовувати термін треба з одним значенням, закріпленим за ним у словнику. Так, терміном "циркуляр" позначають розпорядження, яке повинні виконувати всі підвідомчі установи та підприємства. Це означає, що циркуляр - це лише директивний лист, а не лист будь-якого типу.

Загальне правило тут, як і скрізь, одне: економічний термін повинен вживатися в тому значенні, в якому його застосовують економісти, технічний - у тому, в якому його використовують інженери, і так далі Визначення термінів зафіксовані в державних стандартах, а також у спеціальних довідниках. Особливої уваги заслуговують терміни, які вживаються у двох або кількох галузях з неоднаковим значенням, а також багатозначні терміни. Так кілька значень має термін "справа":

а) класифікаційне поняття, вживане для позначення сукупності документів (або одного документа), які стосуються певного напряму або питання діяльності установи, вміщених в окрему обкладинку (папку, теку);
б) одиниця зберігання текстових документів в архіві;
в) різновид справи, який становить цілісне за змістом і послідовне ведення одного питання (судова справа).
3. Суворо дотримуватися правил утворення від терміна похідних форм, засвідчених у словниках чи довідниках. Як написати: підписання акту чи акта? Зі словника довідуємося, що загальновживане слово (дія) має закінчення -у, а термін діловодства (документ) -а. Ще дізнаємося, що від терміна "акт" можна утворити дієслово (актувати), пасивну форму дієслова (актуватися), дієприкметник (актований), віддієслівний іменник (актування). Слів активування, активація в цьому ряду немає, значить, і користування ними - помилка.
4. Не вводити у процесі укладання документа в обіг слова, утворені кимось похапцем, на заміщення наявних у словнику, але рідко вживаних, кодифікованих термінів. Наприклад, існують терміни "позаштатний фонд" і "несписочний фонд", проте дехто, порушуючи норму, вживає неправильний, некодифікований вислів "безлюдний фонд".

Якщо пам'ять не підказує укладачеві документа потрібного терміна, не слід відразу ж створювати свій, оскільки його доведеться потім тлумачити усно або у пояснювальній записці. Такі "новотвори", зазначає проф. О.Б. Олійник, викликають плутанину, нечіткість, призводять до зайвого листування - роз'яснення "темних місць" одержаного документа [125].

5. Уникати неоднозначного тлумачення терміна тим, хто писав діловий лист, й тим, хто його одержав, що виникає і внаслідок нечіткої диференціації терміна, його вживання у спрощеній формі, недосить зрозумілого контексту (найближчого словесного оточення), котре не дає змоги встановити, у якому саме значенні вжито термін.

Наприклад, слово вага вживається як складовий компонент термінів у багатьох галузях, тому без уточнюючого означення його не можна вживати в документі. Так, у механіці є вага, одинична, корисна (таких термінів немає в машинознавстві); у машинознавстві є вага насипна, зведена, робоча, службова, середня, зчіпна (цих термінів немає ні в механіці, ні в хімії); у хімії натомість є вага постійна, сполучна, часткова (й немає у фізиці). Цей перелік можна продовжити.

6. Вибирати лише кодифіковані терміни. У термінології багатьох галузей науки існують терміни-дублети (нові й старі, власномовні й запозичені - для позначення одного поняття), терміни-неологізми (нові, маловідомі), терміни, які вживає лише певна, досить вузька за складом наукова школа. Вибираючи серед цих термінів потрібний для ділового документа, слід орієнтуватися на вже кодифікований для цієї термінологічної системи, зафіксований у словнику, часто вживаний не лише у писемному, айв усному спілкуванні.