Форми організування роботи з документами

Організаційна побудова служб діловодства

Сучасний рівень менеджменту характеризується тим, що прийняття рішень як головне завдання управління, - реалізується за умов повної або часткової невизначеності, активної, досить часто агресивної, протидії конкуруючих сторін. За цих умов на служби діловодства необхідно покладати завдання не тільки і не стільки створення документації та забезпечення її руху, але головним чином питання ефективної інформаційної підтримки виконання всіх управлінських рішень на підставі досконалої організації їх документаційного забезпечення.

Уся робота з раціональної постановки документаційного забезпечення функціонування установи покладається на служб діловодства. Остання є самостійним структурним підрозділом підпорядковується керівнику, який і здійснює загальне всією документацією.

Факторами, які визначають організаційну побудову служби є:

o основні функції та обсяг робіт по кожній з них;
o розмір установи, тобто кількість її структурних підрозділів;
o територіальне розміщення та загальна кількість працівників;
o кількість рівнів прийняття рішень та норми управління;
o система документування й організації роботи з документами
o рівень механізації і автоматизації документаційних процесі тощо.

Для розрахунку чисельності працівники} підрозділів установ та організацій України Центром продуктивності Міністерств праці та соціальної політики України розроблені:

"Міжгалузеві нормативи чисельності працівників, зайняти добором, розстановкою, підвищенням кваліфікації (перепідготовкою) та обліком кадрів", затверджені наказом Міністерств праці та соціальної політики України від 18 грудня 2003 рок №341 [46].

"Міжгалузеві нормативи чисельності працівників бухгалтерського обліку", затверджені наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 26 вересня 2003 року №269 [47]

Проте міжгалузевих норм праці на роботи з діловодного обслуговування доки в країні ще не розроблено.

Пронормувати роботи з ведення документообігу можна використовуючи:

"Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию", що затверджені постаново!

Держкомітету СРСР з праці та соціальних питань та Секретаріату ВЦРПС від 20 травня 1987 р. № 327/17-42 [63] або "Межотраслевые укрупненные нормативы времени по документационному обеспечению управления" , що затверджені Мінпраці РФ від 25 листопада 1994 р. №72) [48].

Останній нормативний документ не тільки охоплює більшу кількість видів робіт, зазначених в першому, а й містить норми на роботи з автоматизованого обліку документів, роботу з факсом тощо.

Розрахунки кількості працівників служби діловодства можна зробити на підставі запропонованих Центром продуктивності Міністерства праці та соціальної політики України норм оперативного часу на основні види діловодних робіт (складання та ведення номенклатури справ, оброблення, реєстрація та облік документів, роботи із контролю виконання документів, створення та ведення реєстраційних картотек, формування й оформлення справ, оцінка наукової та практичної цінності документів, складання річних розділів описів, передавання справ до архіву організації) та відповідної методики їх проведення.

Разом з тим, відповідно до п. 3. ст. 64 Господарського кодексу України [2] установа має право самостійно визначати свою організаційну структуру, встановлювати чисельність працівників й штатний розпис.

У практиці управління існують такі види служб діловодства:

- управління справами - в міністерствах, відомствах, корпораціях;
-департамент документальних комунікацій - в концернах, корпораціях;
- загальний відділ - у держадміністраціях, виконкомах місцевих рад та органах управління громадськими організаціями;
- канцелярія - в об'єднаннях, організаціях, фірмах, на підприємствах.

В установах, які не мають таких структурних підрозділів, відповідальність за стан діловодства покладається на секретаря або на спеціально виділену для цього особу.

У своїй роботі служба діловодства має керуватися закона ми України, що встановлюють порядок організації і діяльності управлінського апарату, актами органів державної виконавче влади, місцевого та регіонального самоврядування з питань здійснення контролю за виконанням документів, удосконалення організаційних структур, державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію, положеннями Типове інструкції з діловодства, розпорядчими документами вищої самої установи, вказівками архівних органів та іншими чинними нормативами щодо роботи з документами, про що вже зазначалось в попередньому підрозділі.

До складу служби діловодства можуть входити: експедиція група реєстрації документи; секретаріат; підрозділи (або ділянки роботи) з обліку та контролю, відділ автоматизації роботи документами, група розгляду листів (скарг); протокольна група архівний підрозділ. Організаційно і методично їй можуть бути підпорядковані секретарі структурних підрозділів. Функції під розділів служби діловодства подано в додатку 1.1.

Залежно від зовнішніх чинників підрозділи служби діловодства можуть об'єднуватися, але при врахуванні всіх аспектів діяльності установи. Побудова служби діловодства повинні ґрунтуватись на системному підході, оптимальному централізації і діяльності первинних визначенні функцій, обов'язків, прав і відповідальності керівника служби та його підлеглих, а також можливостях діяльності служби до роботи інших підрозділів установи.