Відмітка про наявність додатків (реквізит 22).

Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань документа або документа в цілому.

Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом.

Розрізняють такі види додатків:

o додатки, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо);
o додатки, що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа;
o додатки, що надсилаються із супровідним листом. У додатки до тексту документа можуть бути внесені:
o додаткові ілюстрації або таблиці;
o матеріали, які через великий обсяг, структуру виготовлення не можуть бути внесеш до останньої частини документа;
o додатковий перелік джерел, на які не було посилань у тексті, але які можуть викликати інтерес;
o опис нового обладнання і приладів, що використовувались.

На додатках, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо), проставляється гриф затвердження. У відповідних пунктах розпорядчої частини документа робиться посилання: "що додається" або "(додається)."

На додатках до документів, що затверджуються розпорядчими документами, робиться відмітка у верхньому правому кутку першого аркуша додатка, наприклад:

Додаток 5 до Інструкції (пункт 8)

Додатки довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, таблиці, списки тощо) до основного документа повинні мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер, наприклад:

Додаток до наказу Міністерства охорони здоров'я 20.04.2009 N 295

У тексті основного документа робиться відмітка про наявність додатків: "що додається", "згідно з додатком", "(додаток 1)"; "відповідно до додатка 2" або "(див. додаток 3)".

Оформляються додатки, як правило, на стандартних аркушах паперу. На другому і наступних аркушах додатка робиться відмітка:

"Продовження додатка", "Продовження додатка 1".

Уразі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак "М" перед цифровим позначенням не ставиться.

Усі додатки до документів візуються працівником, який створив документ, та керівником структурного підрозділу, в якому його створено.

Додатки нормативно-правового характеру (положення, інструкції, правила, порядки тощо), що затверджуються розпорядчими документами, підписуються керівниками структурних підрозділів установи на лицьовому боці останнього аркуша додатка.

У разі коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед підписом.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких наводиться в його тексті, відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 7 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не наводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки: 1. Довідка про виконання плану розвантажувальних робіт за І квартал 2013 р. на 5 арк. в 1 прим.

2. Графік ремонтних робіт на II квартал 2014 р. на 3 арк. в 1 прим.

Назви додатків один від одного відділяють 1,5 міжрядковими інтервалами. Якщо назва додатка займає декілька рядків, то їх друкують через один міжрядковий інтервал.

Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, відмітку про наявність додатка оформляють за такою формою:

Додаток: лист Укрдержархіву 20.09.2013 N 595/ 04-12 і додаток до нього, всього на 20 арк. в 1 прим.

У разі коли документ містить більше десяти додатків, складається опис із зазначенням у документі такої відмітки:

Додаток: згідно з описом на 3 арк.

Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітка про наявність документа оформляється за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим, на першу адресу.

Реквізит 32. Запис про державну реєстрацію.

Запис про державну реєстрацію робиться на нормативно-правових актах установ, включених до Єдиного державного реєстру нормативно-правових актів у відповідних органах юстиції в установленому законодавством порядку.

Організація - автор нормативно-правового акта повинна залишити вільне місце (60x100 мм) у верхньому правому кутку після номера акта чи грифа затвердження для проставлення відмітки про державну реєстрацію.

Повністю оформлений запис має такий вигляд: