Завдання служби діловодства
Служба діловодства, як серцевина організації, що відображає і забезпечує її діяльність, сьогодні мусить бути потужний інструментом, що в змозі через процеси управління документа цією, орієнтувати всі інші підрозділи та окремих виконавців на спільні цілі, мобілізувати ініціативу співробітників, виховуючи в них почуття єдності і відданості своєму підприємству, поліпшувати процеси ділової комунікації й корегувати організаційну поведінку всіх його членів.
В сучасних установах діловодство стає високотехнологічним виробничим процесом, системою організаційного, інформаційного, аналітичного, правового, ретроспективного та прогнозного забезпечення її функціонування, документування управлінської інформації й організації обігу службових документів, в т.ч. електронних. Воно об'єктивно виділяється у високооплачуваний вид професійної діяльності, отримує відповідне технологічне й організаційне оформлення й вимагає значного обсягу знань.
Головна мета служби діловодства - це досконале документаційне забезпечення управління, якісне надання документно-інформаційних послуг, вчасна обробка і передання на різні рівні керування необхідної для прийняття управлінських рішень релевантної інформації.
Разом з тим, важливість якісної організації інформаційно-документаційного забезпечення управління в ряді підприємств та установ країни недооцінюється. Діловодством займаються працівники з низьким рівнем оплати, які випадково чи в силу певних обставин вимушені працювати в діловодних службах.
Подекуди канцелярії виконують другорядну роль в апараті управління, виконуючи чисто технічні функції. Творча й логічно-послідовна робота з документами начебто розчиняється в діяльності апарату. Діловодством займаються начебто всі, але виконують цю роботу в більшості неякісно й зі значними витратами часу. Навіть висококваліфіковані працівники, які отримали системну вишу освіту й призвані по суті питання управлінням виробництва, витрачають третю частину свого робочого часу на не властиву їм роботу з документами, до того ж низькооплачувану.
Підбором інформації, обробкою і оформленням документі сьогодні повинен займатись не фахівець галузі, який приймає важливі управлінські рішення, а спеціально підготовлений для цього інший фахівець - документознавець, інформаційний аналітик.
Нагальною стає проблема кардинальної зміни ролі і міси служб діловодства в апараті. В сучасній уставної необхідно створення, шляхом об'єднання функцій канцелярії секретаріату й інформаційного центру, єдиного підрозділу інформаційно-документаційного обслуговування з підпорядкуванням його першому. Цей підрозділ, новітніми засобами комп'ютерної та іншої багатофункціональної організаційної техніки, мусить виконувати головну обслуговуючу функцію управління - досконале документальної формаційне обслуговування прийняття управлінських Тоді з такого підрозділу можна буде сповна спитати за неповне ту чи перебір документів, за якість опрацювання відомостей й виконання поставлених завдань в установлений термін.
Створення спеціалізованого підрозділу інформаційно-документаційного забезпечення приведе до зменшення чисельного апарату управління й ліквідації зайвих посад. Коло обов'язку його провідних співробітників-документознавців, інформаційних аналітиків та системотехників буде досить значне багатогранне. їх основні функціональні обов'язки - разом основними фахівцями керівного апарату брати активну участь в моніторингу релевантної, розробці ефективна рішень, веденні контролю і перевірці завдань розпоряджень вищого керівництва.
Для цього вони повинні вміти працювати з усіма видами документної інформації, знати особливості автоматизованих систем діловодства й документообігу, новітні засоби оргтехніка особливості уніфікації й галузевої стандартизації в документно-інформаційній сфері.
Основними завданнями сучасної служби діловодства повинні стати:
- o встановлення єдиного порядку роботи з документами в установі та підвідомчій мережі,
- o досконале документаційне забезпечення діяльності всіх підрозділів на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизації роботи з документами і скорочення їх кількості,
- o впровадження комплексної системи керування документацією.
