Зведені накази з особового складу

У великих установах накази з особового складу нерідко видаються як зведені документи, що стосуються кількох посадових осіб (див. додаток 27). Такого виду накази готуються кадровою службою установи в міру накопичення представлень, що надходять від структурних підрозділів.

У зведених, складних за структурою наказах, як правило, дотримуються певної послідовності розгляду питань. Спочатку йдеться про прийняття на роботу (призначення), переведення (переміщення) на інші посади, потім звільнення.

У кожній групі питань прізвища працівників розміщують в алфавітному порядку.

При підготовці зведених наказів, що мають кілька пунктів і стосуються кількох посадових осіб, слід дотримуватися такого правила: в одному документі не повинні міститися пункти з інформацією з різними строками її зберігання. Так, неприпустимо включати в один наказ пункт про прийняття на роботу одного співробітника і про надання відпустки іншому, оскільки інформація в цих пунктах має різні строки зберігання (відповідно 75 і 5 років).

Уніфіковані форми наказів з особового складу

До уніфікованих міжвідомчих форм первинної облікової документації з обліку кадрів належать такі накази (розпорядження): про прийняття на роботу (типова форма № П-1), про надання відпустки (типова форма № П-3), про припинення трудового договору (контракту) (типова форма № П-4) [28]. Зазначені уніфіковані форми (див. додатки 17, 18, 19) формалізовані не тільки за формою, але й за змістом, що дозволяє скоротити кількість документів, що складаються, запобігти дублюванню даних, вирішувати питання їх механізованого чи автоматизованого опрацювання й організувати централізоване друкування трафаретних форм бланків.

Уніфіковані форми наказів з особового складу використовуються на виробничих підприємствах з великим документообігом кадрової документації, як правило, при прийнятті, звільненні, наданні відпусток працівникам.

Кадрова служба заповнює на кожного працівника необхідну форму наказу (розпорядження) з особового складу у двох примірниках. Перший примірник зберігається у кадровій службі, другий - передається до бухгалтерії.

РОЗПОРЯДЖЕННЯ - правовий акт, що видається керівниками різних рівнів. Розрізняють три основні види розпоряджень.

1. Розпорядження, що видаються одноосібно керівниками органів державної влади та органів місцевого самоврядування відповідно до компетенції, визначеної законодавством. Такі розпорядження містять підзаконні офіційні рішення, прийняті з дотриманням установленої процедури, і мають юридичні наслідки. Розпорядження є обов'язковими для виконання всіма органами управління, суб'єктами господарювання незалежно від організаційно-правової форми, а також громадськими об'єднаннями, посадовими особами і громадянами, які проживають на даній території. Розпорядження, що зачіпають інтереси громадян, оприлюднюються в офіційних виданнях в установленому порядку і набувають чинності з моменту їх опублікування.
2. Розпорядження, які видає керівник колегіального органу для єдиноначального вирішення певних питань.

Ці два види розпоряджень належать до категорії основних розпорядчих документів відповідних установ, колегіальних органів або посадових осіб.

3. Розпорядження, що видаються керівниками установ з питань інформаційно-методичного характеру, а також з питань, пов'язаних з організацією виконання наказів, інструкцій та інших актів цієї установи або органу вищого рівня, а також з виробничих, господарських і адміністративних питань. Як правило, такі розпорядження мають обмежений термін дії і стосуються вузького кола посадових осіб.

Розпорядження цього виду виконують в управлінській діяльності допоміжну роль.

Порядок складання й оформлення розпоряджень загалом є аналогічним порядку оформлення наказів (див. додаток 28). Розбіжності виявляються в такому: розпорядча частина починається словами "пропоную" або "зобов'язую", які, так само, як і в наказах, друкуються окремим рядком, без відступу від лівого берега, великими літерами.

Розпорядження оформляють на бланку розпорядження (конкретного виду документа).

ПОСТАНОВА - це правовий акт, що приймається вищими та деякими центральними органами державної влади, іншими установами, що діють на засадах колегіальності, з метою вирішення найважливіших принципових завдань, що стоять перед цими органами (установами), та встановлення стабільних норм, правил.

Постанови приймаються також керівними колегіальними органами громадських організацій з найважливіших і найбільш принципових питань їх діяльності.

Процедура підготовки постанов включає такі етапи:

o підготовка матеріалів до засідання колегіального органу;
o внесення матеріалів на розгляд колегіального органу;
o обговорення питання (підготовлених матеріалів) на засіданні колегіального органу;
o ухвалення рішення з розглянутих питань;
o оформлення протоколу засідання;
o видання постанови;
o доведення рішення до виконавців.

Перший етап передбачає збір інформації з питання та її аналіз і завершується оформленням аналітичної довідки. Цю роботу проводить згідно з планом роботи колегіального органу фахівець (група фахівців) відповідного структурного підрозділу. Необхідну інформацію можна запитувати від інших підрозділів, підвідомчих та інших установ. Довідка повинна містити вичерпну і всебічну інформацію, конкретні пропозиції щодо розв'язання проблеми. її погоджують з усіма зацікавленими посадовими особами. Довідку підписує керівник підрозділу, який представляє питання на розгляд. Поряд з довідкою готують проект постанови колегіального органу. Довідка з питання і проект постанови оформляють на стандартних аркушах паперу. Проект постанови складається з обгрунтування і розпорядчої частини - доручення.

На другому етапі підготовлені матеріали - довідку та проект постанови - передають секретареві колегіального органу, як правило, не менш як за п'ять днів до засідання. За цей час необхідно здійснити розмноження представлених матеріалів та їх розсилання членам колегіального органу для попереднього вивчення. Члени колегіального органу до початку засідання повинні мати можливість детально ознайомитися з проектами документів, які розглядатимуть на засіданні.

На третьому і четвертому етапах голова колегіального органу ознайомлюється з наданими матеріалами, проводить організаційні заходи щодо підготовки засідання (членам колегіального органу надсилають запрошення, порядок денний, матеріали до засідання). На засіданні обговорюють надані матеріали, висловлюють думки стосовно проекту постанови та висувають пропозиції щодо його доопрацювання. У результаті дискусії може бути зроблено виправлення до проекту, які вважаються прийнятими, якщо за них проголосують члени колегіального органу. Постанова приймається за підсумком обговорення більшістю голосів або кваліфікованою більшістю (2/3 голосів).

П'ятий етап відображає специфіку діяльності колегіального органу: це фіксація ходу засідання в протоколі. Під час засідання ведуть чорнові рукописні записи ходу засідання, стенографічний запис або звукозапис на магнітофонну стрічку. У вищих органах державної влади звукозапис супроводжується стенографічним записом. Після засідання на основі записів оформляють протокол засідання. Якщо протокол складається на основі рукописних записів, то бажано узгодити тексти виступів з особами, які виступали на засіданні. У цьому випадку вони візують протокол на лівому березі сторінки, навпроти запису виступу. Після узгодження протокол підписують голова колегіального органу і відповідальний секретар.

Шостий етап - видання розпорядчого документа, тобто постанови колегіального органу. Рішення інформаційного характеру зазвичай не оформляють як самостійний документ і фіксують лише у протоколі. В управлінській практиці такі рішення називають протокольними, доведення їх до виконавців здійснюється шляхом оформлення витягів із протоколу засідання.

Сьомий етап - це тиражування документа, його розсилання (у стислий термін) або передавання виконавцям.

У постановах, які видають органи державної влади, регулюються стратегічні політичні, економічні, соціальні, культурні питання. Часто за допомогою постанов затверджують різноманітні нормативні документи.

Інші колегіальні органи приймають постанови з питань, що належать до їх повноважень і компетенції. Комісії, комітети, ради, що мають владні повноваження (адміністративні, спостережні, у справах неповнолітніх тощо), приймають постанови, які є обов'язковими для виконання.

Комісії, комітети, ради, які не мають владних повноважень, приймають постанови рекомендаційного характеру.

Текст постанови складається з констатуючої і розпорядчої частин (див. додаток 29). Розпорядчу частину відділяють від констатуючої слова "ПОСТАНОВЛЯЄ" або "ПОСТАНОВИЛИ" (у спільних постановах двох або більше установ), що друкуються з нового рядка без відступу від лівого берега. Розпорядчу частину структурують у вигляді пунктів, підпунктів.

Постанови оформляють на бланку постанови (бланк конкретного виду документа).

РІШЕННЯ - це правовий акт органів, що діють на засадах колегіальних принципів управління (органи місцевого самоврядування, наукові і методичні ради, колегії, ради директорів, загальні збори засновників (учасників), акціонерів тощо) з метою розв'язання найважливіших питань їх діяльності.

Процедура підготовки рішень, порядок їх складання й оформлення у цілому є аналогічним порядку оформлення постанов. Розбіжності полягають у такому: розпорядча частина відділяється від констатуючої словами "ВИРІШИВ" ("УХВАЛИВ"), "ВИРІШИЛА" ("УХВАЛИЛА") або, у спільних рішеннях двох або більше установ, словом "ВИРІШИЛИ" ("УХВАЛИЛИ"), що друкуються окремим рядком без відступу від лівого берега (див. додаток ЗО).

Розпорядчу частину рішення можна починати також з назви колегіального органу, який його приймає, і слова "ВИРІШИВ" ("ВИРІШИЛА"), наприклад:

Рада директорів ВИРІШИЛА:

Розпорядчу частину поділяють на пункти, в яких зазначають виконавців (установу, структурний підрозділ, посадову особу), завдання, строк виконання. Рішення оформляють на бланку рішення (бланк конкретного виду документа).

В органах державної влади рішення колегій, інших дорадчих органів уводять у дію наказом керівника установи.

У деяких випадках рішення не є самостійною формою розпорядчого документа: воно приймається в межах протоколу засідання колегіального органу. Доведення таких рішень до виконавців або заінтересованих установ, посадових осіб здійснюється у вигляді витягів із протоколів.