Ефективність роботи груп

До основних чинників, які впливають на ефективність роботи будь-яких груп, слід віднести наступні.

1. Розмір групи. Теоретики менеджменту досліджували ідеальні розміри груп. Члени невеликих груп, з 2 - 3 працівників, можуть бути стурбовані тим, що їх персональна відповідальність за виконання завдань занадто очевидна. Група з 5 працівників отримує більше задоволення від співпраці, ніж група меншого чи більшого розміру.

Для організації ідеальною може бути група з 3 - 8 працівників, а за деякими дослідженнями вважається, що група з 5 -11 працівників здатна приймати більш точні рішення, ніж група інших розмірів, але слід зазначити, що в групі, в якій понад 5 працівників, члени групи можуть відчувати труднощі у висловлюванні своєї думки перед іншими.

При збільшенні розмірів групи спілкування між її членами ускладнюється і зменшується злагодженість з питань діяльності групи, а також це сприяє поділу на неформальні групи меншого розміру.

2. Склад групи. Під складом групи розуміють рівень подібності особистостей, поглядів, підходів, які проявляються при вирішенні проблем.

Для ефективної роботи групи рекомендується, щоб вона складалася з несхожих особистостей, які здатні висловлювати різні думки, пропонувати різні варіанти вирішення завдань та проблем.

3. Групові норми поведінки. Цей чинник сильно впливає на поведінку окремої людини, тому що тільки при дотриманні групових норм особистості можуть розраховувати на належність до групи, її визнання та підтримку.

Групові норми поведінки можуть бути прийнятними для керівника, тому що група постійно погоджується з ним, але для організації при цьому втрачається ефективність рішень, оскільки, по суті, відбувається відкидання керівником важливої Інформації.

4. Згуртованість групи. Згуртованість - це міра тяжіння членів групи один до одного і до групи. Згуртовані групи - це групи, члени яких відчувають сильне тяжіння один до одного і вважають себе схожими.

Якщо цілі згуртованої групи співпадають з цілями організації, така група може підвищити ефективність організації. Але якщо цілі згуртованої групи і всієї організації не співпадають, тоді високий рівень згуртованості групи негативно вплине на ефективність організації в цілому.

Керівники можуть збільшувати позитивний ефект згуртованості шляхом періодичних зустрічей з групою і окремими її членами для коригування цілей їх діяльності.

5. Групова однодумність може бути наслідком високого рівня згуртованості групи. Групова однодумність - це придушення окремою особою своїх дійсних поглядів на яке-небудь явище для того, щоб не порушувати гармонію групи.

Члени групи можуть вважати, що незгода з думкою інших суперечить належності до цієї групи, тому всі члени групи повинні дотримуватися спільної думки, навіть якщо вони володіють іншою інформацією чи мають інші переконання. В умовах групової однодумності зростає ймовірність появи посередніх рішень, які нікого не зачіпають.

• 6. Конфліктність. Розходження в думках приводить до більш ефективної роботи в групі, але це підвищує ймовірність появи конфліктів. Завдання керівника - керувати конфліктною ситуацією.
• 7. Статус членів групи. Статус особистості в організації чи фупі визначається такими чинниками, як місцем в посадовій ієрархії, назвою посади, розташуванням кабінету, освітою, талантами, інформативністю, накопиченим досвідом.

Ці чинники можуть сприяти підвищенню чи зниженню статусу в залежності від цінностей і норм поведінки.

Члени групи з більш високим статусом спроможні здійснювати значно більший вплив на рішення групи, ніж члени групи з низьким статусом. Але слід зазначити, що цей вплив не завжди приводить до підвищення ефективності діяльності організації.

Для ефективного функціонування групі належить спільними зусиллями забезпечити те, щоб думки членів з більш високим статусом не домінували в групі.

6. Функціональні ролі членів групи. Критичним чинником, який визначає ефективність роботи групи, є поведінка кожного її члена.

Для створення нормально працюючої групи необхідне виконання членами групи двох основних ролей, як представлено в таблиці 5.1.

• 1. Цільові ролі, які розподілені таким чином, щоб можна було обирати групові завдання і виконувати їх. Члени групи виконують такі цільові ролі:
  • - ініціювання діяльності;
  • - пошук інформації;
  • - збір точок зору;
  • - надання інформації;
  • - висловлювання думок;
  • - опрацювання;
  • - координування;
  • - узагальнення.
• 2. Підтримуючі ролі, які передбачають таку поведінку членів групи, яка сприяє підтримці і активізації життєдіяльності групи.

До підтримуючих ролей належать такі:

• - заохочення шляхом дружелюбного, душевного ставлення до інших;
• - забезпечення участі;
• - встановлення критеріїв;
• - ретельність;
• - вираження почуттів групи.

Працюючи у формальних організаціях, люди вступають у групи і неформальні організації. Основними причинами вступу в групу є: почуття приналежності, взаємодопомога, взаємозахист, тісне спілкування і зацікавленість.

Приналежність. Задоволення потреби в почутті приналежності - одна з найдужчих наших емоційних потреб.

Допомога. В ідеальному варіанті підлеглі повинні мати можливість за потреби звертатися до свого безпосереднього начальника за порадою чи для обговорення своїх проблем. Якщо цього не відбувається, то начальнику варто розібратися у своїх взаєминах з підлеглими.

Захист. Люди завжди знали, що сила в єдності. Найперші профспілки зародилися саме в соціальних групах, що обговорювали свої претензії до начальства [59].

Таблиця 5,1. Функціональні ролі членів групи

Спілкування. Люди хочуть знати, що відбувається навколо них, особливо якщо це стосується їхньої роботи чи інших інтересів. Однією з важливих причин приналежності до неформальної організації є доступ до неформального каналу надходження інформації - слухів.

Тісне спілкування і симпатія. На роботі люди схильні взаємодіяти з тими, хто поруч. їх зазвичай тягне до тих, хто, на їхню думку, може задовольнити їхні потреби в приналежності, компетентності, захисті, повазі і т. ін.

Опора неформального лідера - визнання його групою. У своїх діях він робить ставку на людей і їхні взаємини.

Сфера впливу неформального лідера може виходити за адміністративні рамки формальної організації. Незважаючи на те, що неформальний лідер, як правило, одночасно є одним із членів управлінського персоналу формальної організації, дуже часто він займає там порівняно невисокий ступінь в організаційній ієрархії.

Фактори, що визначають можливість стати лідером неформальної організації: вік, посадове положення, професійна компетентність, розташування робочого місця, воля пересування по робочій зоні, чуйність. Ці характеристики визначаються прийнятою в групі системою цінностей.

Неформальний лідер має дві функції:

• - допомагати групі в досягненні її цілей;
• - зміцнювати її існування.

Іноді ці функції виконуються різними людьми, (є два лідери).

Труднощі і вигоди, пов'язані з неформальними організаціями.

Найпоширеніші труднощі, що заважають ефективному управлінню групами і неформальними організаціями, - це споконвічно невисока думка про їх керівників.

Деякі неформальні організації можуть поводитися непродуктивно. По неформальних каналах можуть передаватися помилкові слухи, що приводять до виникнення негативного відношення до керівництва. Тенденція до опору всяким змінам і тенденція до збереження укорінених стереотипів можуть затримувати необхідну модернізацію виробництва. Така контрпродуктивна поведінка часто є реакцією на відношення начальства до цієї групи. Вигоди:

• - Відданість до групи може перейти у відданість до організації.
• - Багато хто відмовляється від високооплачуваних посад в іншому місці, тому що не хочуть порушувати соціальні зв'язки, набуті в даній організації.
• - Цілі групи можуть збігатися з цілями організації, а норми ефективності неформальної організації можуть перевищувати норми формальної.
• - Неформальні канали зв'язку можуть допомагати формальній організації, доповнюючи формальну систему комунікацій.

Що потрібно зробити для того, щоб неформальна організація допомагала функціонувати формальній?

• 1. Визнати існування неформальної організації й усвідомити, що її знищення може викликати знищення формальної організації.
• 2. Вислуховувати думки членів і лідерів неформальних груп. Працювати з неформальними лідерами, заохочуючи тих, хто не заважає, а сприяє досягненню цілей організації.
• 3. Перед тим, як почати які-небудь дії, прорахуйте їхній можливий негативний вплив на неформальну організацію.
• 4. Щоб послабити опір змінам з боку неформальної організації, дозвольте групі брати участь у процесі підготовки прийняття рішень.
• 5. Швидко видавайте точну інформацію, перешкоджаючи тим самим поширенню слухів.

Отже, найбільш ефективна група - це та група, розмір якої відповідає її завданням, в складі якої знаходяться люди з несхожими рисами характеру, групові норми сприяють досягненню цілей організації і створенню духу колективізму, де присутній здоровий рівень конфліктності, добре виконуються як цільові, так і підтримуючі ролі, де не домінують члени групи, які мають високий статус.