Відбір документів для знищення

На документи постійного строку зберігання або зі строком зберігання "до ліквідації установи" та тривалого (понад 10 років) зберігання з грифом обмеженого доступу складають описи справ, оформляють обкладинки справ, здійснюється їх оформлення відповідно до архівних правил. Відібрані для знищення документи, строк зберігання яких минув, включають до акта про вилучення документів для знищення. Якщо документи з грифом обмеженого доступу включають до загального акта разом з несекретними справами, то в графі "Заголовок справи" після номерів цих справ проставляється відповідна відмітка. Знищення документів проводиться після затвердження акта керівником установи.

Відібрані для знищення документи з грифом обмеженого доступу перед передаванням на переробку як макулатури повинні подрібнюватися до стану, що виключає можливість їх прочитання.

Якщо обсяг справ, відібраних для знищення, є незначним, вони можуть бути спалені, про що в акті робиться відмітка.

Після знищення документів із грифом обмеженого доступу в облікових документах (картках, журналах, номенклатурах, описах справ тимчасового зберігання) робиться відмітка: "Знищено". Акт № _ від (дата)".

Інформаційні видання, телефонні й адресні довідники, копії документів, стенографічні записи та друкарський брак можуть знищуватися без акта, але з позначкою в облікових формах, що засвідчуються підписами виконавця і працівника, відповідального за їх облік і зберігання.

Забезпечення збереженості документів та перевірка їх наявності

Документи, що містять конфіденційну інформацію, потребують особливого режиму зберігання. їх необхідно зберігати в службових приміщеннях у шафах (сейфах), сховищах, що надійно замикаються й опечатуються. Документи, видані для роботи співробітникам, повертають до служби діловодства (секретарю) або в архів того ж дня. У деяких випадках з дозволу керівника служби діловодства чи архіву документи можуть знаходитись у виконавця протягом терміну, необхідного для виконання завдання, за умови повного забезпечення їх збереженості. Документи не дозволяється залишати на столі, після закінчення роботи їх необхідно покласти до шафи, що замикається, або сейфа.

Документи, що містять конфіденційну інформацію, не дозволяється виносити за межі установи. За потреби узгодження, підписання документів із грифом обмеженого доступу в установах, що знаходяться в одному населеному пункті, керівник установи може дозволити винести документи співробітникам за межі установи.

Співробітникам, відрядженим до інших населених пунктів, забороняється мати при собі документи, що містять конфіденційну інформацію, їх заздалегідь відсилають за призначенням.

Наявність документів із грифом обмеженого доступу щорічно перевіряється комісією, спеціально призначеною наказом керівника установи. До складу комісії входять особи, яким доручено облік і зберігання цих документів, а також працівники режимно-секретних підрозділів.

В архівах і бібліотеках, де зберігається значна кількість документів із грифом обмеженого доступу, перевірка їх наявності може проводитися раз на п'ять років.

Результати перевірок оформляються протоколом. При виявленні у ході перевірки втрати документів із грифом "ДСК" або розголошення відомостей про конфіденційну інформацію, що є власністю держави, про це терміново доповідають керівництву установи, керівникам режимно-секретного підрозділу і служби діловодства, а також письмово повідомляють Службу безпеки України.

У разі втрати чи розголошення комерційної таємниці про це доповідається керівникові установи, інформується режимно-секретний підрозділ, служба безпеки установи (якщо така є) та служба діловодства. Для розслідування факту втрати документів або розголошення інформації, що міститься в них, наказом керівника установи призначається комісія, висновок якої затверджує керівник установи.

За порушення, що призвели до розголошення конфіденційної інформації, втрати чи незаконного знищення документів із грифом обмеженого доступу, винні в цьому особи несуть відповідальність згідно із законодавством.

Облік, зберігання, використання печаток, штампів і бланків

Установи зобов'язані вести облік печаток і штампів з повною назвою установи, бланків, що мають трафаретний текст документів і які надають право на інспектування, нагляд і відвідування інших установ, посвідчень особи, посвідчень про відрядження, а також усіх видів перепусток, трудових книжок, бланків про освіту (атестати, дипломи, посвідчення, свідоцтва).

В установах наказом керівника мають бути призначені особи, які несуть персональну відповідальність за облік і зберігання печаток, штампів, бланків суворої звітності.

Облік печаток і штампів ведеться в журналах, а бланків - у журналі за видами бланків (див. додаток 54). Видача бланків здійснюється під розписку в журналах. Журнали обліку печаток, штампів і бланків нумеруються, прошиваються, опечатуються та вносяться до номенклатури справ.

Печатки і штампи повинні зберігатися в сейфах або металевих шафах. Бланки дозволяється зберігати в шафах, які надійно замикаються й опечатуються.

На бланках документів, що дають право на інспектування, нагляд і відвідування установ, посвідчень особи, посвідчень про відрядження, а також усіх видів перепусток, свідоцтв про освіту проставляються друкованим способом або нумератором порядкові номери на всіх частинах (сторінках) цих бланків. Видавання таких видів заповнених бланків проводиться під розписку у відповідних облікових формах. Видавання зазначених бланків без їх заповнення не дозволяється. Знищення бланків здійснюється за актами.

Печатки та штампи, виготовлені з дозволу органів Міністерства внутрішніх справ України, передаються для знищення цим органам.

Перевірку наявності печаток, штампів і бланків щорічно проводить комісія, призначена наказом керівника установи. У разі виявлення порушень правил зберігання комісія складає відповідний акт та інформує керівника установи. Про втрату печаток і штампів керівники установ повинні негайно повідомляти органи МВС і вживати заходів щодо їх розшуку.