Підготовка наказів з адміністративно-господарських питань
Накази з адміністративно-господарських питань видають у тому разі, коли такі питання потребують правового регулювання.
Наприклад: "Наказ про встановлення порядку користування службовими автомобілями","Наказ про створення робочої групи для підготовки до святкування річниці","Наказ про розподіл коштів за виконання спеціального завдання","Про призначення чергових у вихідні дні".
У цілому порядок підготовки наказів з адміністративно-господарських питань є аналогічним до наказів з основної діяльності. Відмінності можуть полягати лише у строках зберігання і відповідно у вимогах до формування наказів у справи.
Підготовка наказів з кадрових питань (особового складу)
Накази з кадрових питань (особового складу) підрозділяють на такі види: накази про прийняття на роботу (призначення на посаду); накази про переведення (переміщення) на іншу посаду (роботу); накази про звільнення (припинення трудового договору); накази про сумісництво та суміщення професій; накази про зміну прізвищ; накази про заохочення (нагородження, преміювання); накази про накладення дисциплінарного стягнення; накази про надання матеріальної допомоги; накази про надання відпусток; накази про відрядження тощо.
Порядок підготовки наказів з кадрових питань (особового складу) відрізняється від порядку підготовки наказів з основної діяльності та з адміністративно-господарських питань.
Специфіка оформлення цього виду наказу полягає в його індексації, складанні заголовків, формулюванні текстів та оформленні відміток про наявність документів, що є підставами для його видання.
Накази (розпорядження) з кадрових питань (особового складу) оформляються у вигляді індивідуальних і зведених.
В індивідуальних наказах (розпорядженнях) міститься інформація про одного працівника (співробітника), у зведених - про кільках, незалежно від того, які управлінські рішення щодо них приймаються (прийняття на роботу, призначення на посаду, переведення на іншу посаду (роботу), звільнення тощо).
Зміст індивідуального наказу (розпорядження) з кадрових питань (особового складу) стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника "Про" і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: "Про призначення... ", "Про прийняття...".
У зведених наказах (розпорядженнях) може застосовуватись узагальнений заголовок, наприклад: "Про кадрові питання", "Про особовий склад".
У тексті наказів (розпоряджень) з кадрових питань (особового складу), як правило, констатуюча частина не зазначається, крім випадків призначення на посаду або звільнення з посади керівних працівників органом вищого рівня або за іншою процедурою. У такому разі в констатуючій частині наводиться посилання на відповідний правовий акт органу вищого рівня у такій послідовності: від акта, його автор, дата, номер, повне найменування.
Розпорядча частина наказу (розпорядження) починається, як правило, з дієслова у формі інфінітиву: "ПРИЙНЯТИ", "ПРИЗНАЧИТИ", "ПЕРЕВЕСТИ", "ЗВІЛЬНИТИ", "ВІДРЯДИТИ", "НАДАТИ", "ОГОЛОСИТИ" тощо. Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія наказу (розпорядження), і малими - ім'я, по батькові працівника та текст наказу. У зведених наказах (розпорядженнях) прізвища осіб у межах пунктів розміщуються за алфавітом.
У наказі (розпорядженні) про призначення або звільнення працівника зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.
У зведених наказах (розпорядженнях) з кадрових питань (особового складу) до розпорядчої частини включається інформація, що розміщується у такій послідовності: прийняття на роботу (службу), переведення, звільнення. При цьому до одного зведеного наказу не може включатися інформація, яка згідно із законодавством має різні строки зберігання.
У кожному пункті наказу (розпорядження) з кадрових питань зазначається підстава щодо його видання (заява працівника, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо).
Особлива увага має приділятися доведенню наказу до відома виконавців та зацікавлених осіб. Трудове законодавство, наприклад, зобов'язує адміністрацію чи власника під розписку ознайомити працівника з наказом про накладення на нього дисциплінарного стягнення. Таким чином можна запобігти безпідставному накладанню стягнень.
Під час ознайомлення з наказом (розпорядженням) згаданими у ньому особами на першому примірнику наказу чи на спеціальному бланку проставляються їх підписи із зазначенням дати ознайомлення.
У більшості випадків наказ діє постійно, породжуючи правові наслідки протягом усього часу чинності до відміни чи анулювання компетентним органом.
Відміна наказу стосується тільки майбутнього; анулювання наказу скасовує як майбутні, так і поточні юридичні наслідки.
Зразки оформлення наказів з кадрових питань та пояснення до їх підготовки згідно чинного законодавства подано в посібнику "Кадрове діловодство" авторської серії книг "Культура діловодства".
