Організація контролю

При здійсненні функції управління організацією важливе значення має дотримання встановлених параметрів. Це дося­гається шляхом організації контролю. Контроль — це процес оцінювання й інформування про наявні відхилення дійсних значень від заданих або їхній збіг.

Організація контролю є не самоціллю, а економічним про­цесом, доцільність якого можна оцінити за ступенем вико­нання завдань і обмежень організації. Предметом контролю може бути як виконавча робота, так і робота керівника (ме­неджера). До системи контрольної діяльності звичайно вхо­дять:

• — внутрішня система контролю;
• — зовнішній контроль.

До внутрішніх видів контролю організації належать:

• — внутрішня ревізія;
• — перевірка річного балансу;
• — перевірка ведення діловодства;
• — проведення розслідування недозволених дій і т. ін.

Контроль має виконувати такі функції:

• — попереджувальні;
• — запобігання недолікам;
• — документування недоліків;
• — розкриття недоліків.

При виборі системи організації контролю необхідно врахо­вувати такі критерії:

• — ефективність контролю;
• — ефект впливу на людей;
• — завдання контролю;
• — межі контролю.

Ефективність контролю полягає в порівнянні корисності контролю з витратами на його проведення.

Об'єктом контролю для керівника мають бути люди, які інформують його про ситуацію.

Ефект впливу контролю на людей оцінюється за такими результатами: чи є він додатковим стимулом до роботи, задо­волення, набуття знань, а також довіри чи недовіри. Завдан­ня контролю мають полягати у виявленні і кількісній оцінці недоліків, мінімізації їх, одержанні даних про потенційні можливості та вироблення висновку.

При проведенні контролю необхідно визначити критерії обмежень, пов'язані як із чинним законодавством, так і з етичними нормами.

Процес контролю може розвиватися за такою схемою:

• — визначення загальної концепції контролю;
• — вибір виду контролю;
• — визначення завдань перевірки;
• — планування процесу перевірки (об'єктів і суб'єктів пере­вірки, и обсягу й засобів, термінів і тривалості);
• — проведення певних дій з визначення дійсних і наданих значень, параметрів і норм;
• — встановлення ідентичності й розбіжностей;
• — вироблення остаточних результатів;
• — повторний огляд рішення;
• — документування рішення;
• — повідомлення рішення;
• — аналіз і ступінь відповідальності;
• — пропозиції щодо усунення недоліків.

Для правильної оцінки виконання в практичній діяльності керівникові необхідно дотримуватися таких принципів:

• — дати час підлеглому все підготувати. При цьому за тиж­день до закінчення терміну роботи можна сказати підлегло­му, щоб він підготувався до ретельного аналізу проробленої ним роботи;
• — на початку обговорення дати підлеглому час для того, щоб він зміг зібратися з думками. Оцінка виконаної роботи завжди потенційно загрожує виконавцю, тому необхідно зво­дити до мінімуму загрозу і необхідність захищатися;
• — необхідно приготуватися слухати співробітника і не пе­реривати його. Це допоможе йому швидше заспокоїтися;
• — наприкінці обговорення потрібно дати оцінку виконан­ню, але в жодному разі не особистості виконавця;
• — не можна давати конкретну оцінку виконанню. Необ­хідно лише зводити розмову до змісту оцінки, а не до неї са­мої;
• — потрібно дізнатися про думку підлеглого щодо викона­ної роботи і зіставити її зі своєю. У разі розбіжності необхідно спробувати з'ясувати причину;
• — після виконання роботи її необхідно порівняти зі стан­дартом або очікуваними результатами;
• — за наявності незадовільного результату необхідно разом зі співробітником розробити план дій, спрямованих на його виправлення;
• — необхідно закінчувати обговорення тільки в тому разі, якщо розв'язано всі проблеми.

Такі дії сприятимуть тому, що працівник сам запропонує метод реалізації наміченого плану усунення недоліків.