Підготовка проекту наказу

Ініціювати підготовку наказу може як безпосередньо керівник установи, так і будь-який структурний підрозділ. Керівник може доручити підготовку проекту наказу одному чи кільком структурним підрозділам, а також окремим посадовим особам, діяльність яких стосується питань, що порушуються в наказі, або пов'язана з його виконанням.

Якщо ініціатором підготовки наказу є структурний підрозділ (посадова особа), то необхідність його видання має бути обґрунтована в доповідній записці. Рішення керівника про доцільність підготовки наказу виражається резолюцією на документі, що ініціює його видання. Керівник зазначає також строк, до якого має бути підготовлений проект наказу.

Якщо проект наказу зачіпає інтереси різних підрозділів установи, то за рішенням її керівника для підготовки документа створюється тимчасова робоча група з представників цих підрозділів.

Для розроблення проектів спільних наказів, якщо питання стосується широкого кола установ, можливим є створення робочих груп (комісій), залучення вчених та досвідчених фахівців.

Виокремлюють такі етапи підготовки наказів:

o вивчення суті питання;
o складання проекту та його оформлення;
o погодження;
o підписання;
o доведення до виконавців (зацікавлених установ або осіб).

Вивчення суті питання, з якого готується наказ

На першому етапі розроблення проекту наказу визначають коло питань, що будуть порушені в ньому. Залежно від важливості управлінської дії, яку передбачається сформулювати в наказі, передусім слід вивчити нормативно-правові акти, що видавалися раніше з цього або з аналогічних питань. Це забезпечить не лише правову підставу наказу, а й необхідний рівень підготовки. Окрім цього, має бути зібрана найповніша інформація стосовно суті питання. Після збирання і проведення аналізу всіх необхідних матеріалів, визначення чіткої мети видання наказу розпочинають складання його проекту. Основна увага має концентруватися на формулюванні основних положень конкретного рішення. Доцільними спершу є підготовка чернетки, потім - загальне редагування документа.

Оформлення наказу

Накази з основної діяльності оформляють на бланку для наказів. До складу обов'язкових реквізитів входять:

o зображення Державного герба України (для установ, які мають право використовувати державну символіку);
o зображення емблеми або товарного знака (знака обслуговування);
o назва установи вищого рівня (для підвідомчих установ);
o назва установи-автора;
o назва виду документа (НАКАЗ);
o дата видання наказу;
o реєстраційний індекс (номер) наказу;
o місце складання;
o заголовок;
o текст;

о підпис керівника;

o візи.

Дата наказу оформляється цифровим або словесно-цифровим способом; номер складається зі знака "№" і порядкового номера наказу, наприклад: 15 листопада 2008р. №45; 17.10.2008№37.

Спільні накази оформляють на чистих аркушах паперу із зазначенням найменувань установ, які видають наказ. Назви установ розмішують на одному рівні. Назву виду документа (наказ) розміщують центровано. Дата спільного наказу - єдина і відповідає даті більш пізнього підписання. Реєстраційний індекс спільного наказу складається з реєстраційних номерів документів кожної установи, що проставляються через похилу риску в порядку зазначення авторів документа, наприклад: № 38/67.

Зміст наказу коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника "про" і складається за допомогою віддієслівного іменника ("Про затвердження...", "Про введення..,", "Про створення...", "Про внесення змін...") або іменника, що вказує на предмет ("Про підсумки...", "Про заходи..."). Ставити крапку в кінці заголовка непотрібно. Якщо заголовок перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), його дозволяється продовжити до межі правого берега.