Формування справ з паперовими носіями

Документи після їх виконання групують у справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій, узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів.

Справа - це сукупність документів або документи, які стосуються одного питання чи виду діяльності й зібрані в окрему обкладинку, файл.

Формування справи - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ. Це визначення належності документів до певної справи та систематизація їх усередині справи.

До справ готують документи, які за змістом відповідають заголовку справи. Головною частиною заголовка справи є виклад питання (предмета), з якого вона заводиться.

Справи формуються в установі, як правило, децентралізовано, тобто в структурних підрозділах. В установах з обсягом документообігу до 10 тис. документів на рік можливе формування справ у службі діловодства.

Розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу мусить відповідати ступеню важливості питань, які вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку документів, що знаходяться в конкретних справах.

Першою як правило, розміщується група справ, яка містить документи установ вищого рівня, далі - група організаційно-нормативної документації (статути, положення тощо), потім - розпорядча документація самої установи (постанови, накази, розпорядження і т. ін.), планово-звітна документація і листування.

У групі листування першими розміщуються справи, які містять листування з вищими органами.

Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати умовне позначення - індекс (арабськими цифрами).

Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера в межах підрозділу. За наявності у справі томів (частин) індекс проставляється на кожному томі із зазначенням т. І, т.2 і т.д.

Номенклатура справ структурного підрозділу установи складається у трьох примірниках. Примірники номенклатури використовуються так:

1-й - недоторканий, зберігається у структурному підрозділі;
2-й - передається до канцелярії установи;
3-й - використовується для формування справ і пошуку потрібного документа.

Правила формування окремих видів справ

Формуючи справи, слід дотримуватися таких правил:

- вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ в номенклатурі;
-вміщувати у справи тільки оригінали, а у разі їх відсутності засвідчені у встановленому порядку копії лише виконаних, правильно оформлених документів, не допускаючи включення чорнових, особистих, дублетних документів, різних варіантів документів, що підлягають поверненню, розмножених копій;
- об'єднувати у справи документи виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних: особових, судових справ. Особові справи ведуться протягом ряду років, поки дана особа працює в організації;
- групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового зберігання. Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи установи, документи постійного і тимчасового строків зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть об'єднуватися протягом діловодного року в одну справу. Після закінчення року або перед переданням справи до архіву установи вони повинні бути розкладені в окремі справи згідно з номенклатурою: в одній справі - документи постійного, в іншій - тимчасового зберігання;
- включати у справу документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс: спочатку ініціативний документ, а потім усі інші документи в їх логічній послідовності;
- якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не можуть бути оформлені у справи, передбачені номенклатурою, слід завести нову справу з обов'язковим занесенням її найменування та строку зберігання в чинну номенклатуру;
- документи, створені засобами обчислювальної техніки, групувати у справи на загальних підставах;
- за обсягом справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 міліметрів завтовшки).

Документи всередині справи вмішуються у хронологічній, логічній послідовності чи їх поєднанні.

Організаційні документи, затверджені розпорядчими документами, групуються разом із зазначеними документами. Статути, положення, правила та інструкції, затверджені як самостійні документи, групують також у самостійні справи.

Розпорядчі документи (постанови, накази, розпорядження тощо) разом із додатками включають у справи за їх різновидами і хронологією. Накази з основної діяльності, кадрових і адміністративно-господарських питань розмішують в окремі справи.

Документи засідань колегіальних органів групують у дві справи: а) протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо); б)документи з організації проведення засідань (порядок денний, макет розміщення, список запрошених, проекти та копії рішень тощо).

Протоколи засідань чи нарад групують у хронологічному порядку і за їх порядковими номерами. Документи до засідань зазначених органів систематизують за датами та номерами протоколи); усередині групи документи, що мають відношення до одного протоколу, систематизують за їх порядком денним.

Доручення установ вищого рівня і документи, пов'язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності установи або за авторами ініціативних документи). Якщо таких невелика кількість, то їх формують в одну справу. Всередині справи документи систематизують за датами доручень. Затверджені плани, звіти, кошториси групують у справах окремо від проекти) цих документів.

Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою у хронологічній послідовності; документ-відповідь розміщується за документом-запитом.

Особові справи державних службовців формуються відповідно до Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету

Міністрів України від 25 травня 1998 p. N 731 (Офіційний вісник України, 1998 p., N 21, ст. 764).

Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників установи систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості на виплату з грошей (відомості нарахування заробітної плати) повинні бути сформовані щомісяця за рік.

При поновленні листування документи включаються до справи поточного року із зазначенням номера справи за попередній рік, в якій зберігаються документи з цього питання.

Документи-додатки, незалежно від їх дати їх створення, групуються в одну справу з документами, до яких вони додаються. Додаток, який має понад 250 аркушів, формується в окрему справу. При цьому на основному документі робиться відмітка про те, що додаток оформлено окремою справою.

Невиконані документи формувати у справи забороняється. Не допускається долучати до справ документи не за призначенням, зайві примірники.

Документи, що мають гриф обмеження доступу, видають та приймають під розписку. Забороняється:

o вилучати документи із справ чи переміщувати їх з однієї справи до іншої без санкції керівника установи;
o виносити з приміщення без спеціального дозволу керівника установи;
o розмножувати документи без дозволу керівника установи (якщо є дозвіл, то розмноження здійснюють у присутності відповідальної особи, а браковані примірники зразу ж знищують).

Документи в особових справах групують у хронологічному порядку в міру їх надходження у такій послідовності:

o внутрішній опис документів, що знаходяться у справі;
o заява про прийом на роботу;
o анкета, листок з обліку кадрів;
o автобіографія;
o документи про освіту;
o витяги з наказів про призначення, переміщення чи звільнення;
o доповнення до особового листка;
o довідки та інші документи, що мають відношення до особи.

Довідки з місця проживання, медичні довідки про стан здоров'я та інші аналогічні документи групуються в окремі справи тимчасового зберігання, або розміщують в "Кишеньках" обкладинок особових справ.

Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища тощо до особової справи не долучають у зв'язку з занесенням відомостей про це у доповнення до листка обліку кадрів.

Особові рахунки співробітників та інші обліково-статистичні документи систематизують у межах року за алфавітом прізвищ.

Працівникам установи та її структур дозволяється формувати передбачені номенклатурою справи тільки з питань, що належать до їх компетенції.

Після закінчення календарного року керівник установи, своїм наказом, призначає спеціальну комісію, яка зобов'язана:

- перевірити наявність усіх документів;
- відібрати документи для зберігання в архівному підрозділі;
- визначити документи для знищення.

Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в установі та її структурних підрозділах здійснюється службою діловодства та архівом установи.

Особливості систематизації електронних документів

Процес систематизації електронних документів можна пов'язати із класифікуванням напрямків діяльності та автоматизувати як окрему функцію системи. Він вимагає посилання на номенклатуру справ, розроблену більш або менш формалізовано залежно від розміру і характеру установи та її звітності.

Процес систематизації електронних документів містить такі етапи:

- визначення операції або напрямку діяльності, які документуються;
- визначення місця операції (дії) та службових документів у відповідній категорії документів згідно з номенклатурою справ;
- визначення строку зберігання та встановлення порядку дій з передавання службових документів до архіву або вилучення їх для знищення;
- визначення строку, до якого треба зберігати метадані про документи, передані до постачальника послуг зовнішнього зберігання або до архівів, або документи, які мають бути знищені.

Цільове призначення службового документа, його фізична форма, цінність та види користування ним визначають характер зберігання та обслуговування, щоб службовим документом керували так довго, як це потрібно.

Важливо визначити ефективні та дієві засоби зберігання, опрацювання та забезпечення збереженості службових документів до того, як ці документи будуть створені, а потім переглянути заходи забезпечення збереження у разі зміни вимог до документів. Також важливо, щоб вибір способу зберігання був інтегрований у загальну програму керування документаційними процесами.

Установи можуть зробити це, проаналізувавши ризики для вибору умов фізичного зберігання та збереження, прийнятних для їх службових документів. Обираючи умови зберігання, крім умов фізичного зберігання, треба враховувати вимоги доступу та безпеки.

Особливо важливі службові документи можуть потребувати додаткових заходів захисту та дублювання, щоб забезпечити доступність у випадку катастрофи. Керування ризиками також охоплює розробку плану відновлення після надзвичайної ситуації, що передбачає певну систему дій із визначеними пріоритетами у випадку надзвичайної ситуації.