Виконання резолюцій

Резолюція стосовно виконання вхідного документа може передбачати проведення виконавцем якихось дій або бути нейтральною - наприклад, "взяти до відома". Якщо в резолюції виконавцю(ям) доручено підготувати внутрішній або вихідний документ, то здійснюється процес його підготовки.

Цей процес традиційно складається з таких етапів:

o підготовка тексту проекту документа;
o узгодження проекту документа;
o затвердження (підписання) документа.

Система дозволяє створювати і зберігати шаблони документів. У разі необхідності узгодження документа картка його проекту автоматично направляється по заданому маршруту (послідовному або паралельному) посадовим особам, які повинні візувати документ. Виконавець проекту документа може аналізувати хід його візування та підписання.

Посадові особи, яким документ направлено на візування, можуть завізувати його, висловити свої зауваження і/або внести їх у файл документа, V разі необхідності факт візування/підписання може засвідчуватися персональним електронним або електронним цифровим підписом (може також застосовуватися процедура шифрування).

Підготовлений в електронному вигляді документ необхідно роздрукувати та зареєструвати в СЕД. Це здійснюється в порядку, схожому з реєстрацією будь-якого іншого документа, однак при цьому немає необхідності у скануванні.

Більшість СЕД дозволяють обмежувати доступ користувачів до інформації на рівні сервера, модуля (БД), документа та поля в документі. Забезпечується також протоколювання всіх дій користувачів з документами (прочитання, редагування тощо).

Система, як правило, дозволяє розмежовувати права користувачів на виконання певних функцій з опрацювання документа: реєстрація, редагування, затвердження (підписання), узгодження, направлення документа до справи, зняття з контролю тощо за допомогою механізму регулювання здійснення функцій відповідно до повноважень користувачів.

Опрацювання вихідних документів

Після узгодження та підписання (затвердження) документ автоматично реєструється в СЕД як вихідний документ. Якщо документ передбачає його відправлення зовнішнім адресатам, здійснюється контроль за відправленням паперових примірників.

За необхідності вихідний документ може бути опублікований в електронному вигляді на загальнодоступному порталі установи.

Після реєстрації вихідного документа його електронна копія та реквізити РК (хто підписав, кому документ надіслано) можуть бути відправлені установі-адресату електронною поштою. Таким чином, значно скорочується час проходження документа і співробітники установи-адресата дістають можливість ознайомитися зі змістом документа задовго до отримання паперового примірника.

Однак робота з вихідними або внутрішніми документами не обмежується їх розсиланням. Після доведення документа до відома певних посадових осіб, установ або громадян документ направляється до справи відповідно до номенклатури і переміщується (копіюється) в архів.

У більшості СЕД передавання справ на архівне зберігання здійснюється автоматизовано за рахунок тісної інтеграції з системою автоматизації архівної справи.

Контроль за виконанням

СЕД забезпечують дійові засоби контролю за документообігом - від безпосереднього контролю керівником за виконанням власних резолюцій до контролю статистичних параметрів документообігу окремих підрозділів і установи в цілому.

Поточний контроль за виконанням резолюцій здійснюється на підставі записів у папці "На контролі" автора резолюції. РК перебувають у цій папці з моменту накладення контрольної резолюції до затвердження автором резолюції звіту відповідального виконавця.

Загальний контроль за виконанням резолюцій здійснюється за допомогою функції "Пошук" шляхом відбору РК за різними реквізитами резолюцій. При цьому відбір може проводитися:

o для кожної картотеки і для всіх картотек відразу;
o за певний період часу реєстрації РК або накладення резолюцій;
o за авторами і виконавцями резолюцій;
o за резолюціями, що знаходяться на контролі, або знятими з контролю;
o за резолюціями, виконаними своєчасно або з порушенням строку. Контроль за виконанням може здійснюватися також за допомогою

звітів, одержуваних під час роботи зі звітними формами системи автоматизованого документообігу.

Контрольні строки виконання документа, визначені в резолюції, автоматично доводяться до виконавців у вигляді нагадувань і враховують ся в системі. Окрім безпосереднього контролю, СЕД здійснює інші види контролю з використанням звітів:

1. Відомості про документообіг. Звіт містить дані про обсяг документообігу певного структурного підрозділу, що має власну картотеку, за групами документів у зазначений період часу. При формуванні звіту враховуються документи, що перебувають у поточній картотеці;
2. Зведення про виконання контрольних документів, що містять відомості про кількість виконаних і контрольних документів, які перебувають на виконанні. Такі зведення формуються за документами поточної картотеки, тобто в них враховуються документи з резолюціями посадових осіб. Зведення про виконання контрольних документів можуть бути узагальненими або за відповідальними виконавцями. При цьому вони можуть складатися для документів із заданим інтервалом дат реєстрації.

Окремий аспект контролю - протоколювання дій користувача із РК. У системі, як правило, передбачено автоматичну реєстрацію всіх змін, внесених у РК. Із цією метою по кожній картці ведуться протоколи змін основного та додаткового розділів РК, а також протоколи змін резолюцій. У протоколах реєструються дата і час, характер виконаних дій і прізвище користувача.

Довідково-аналітична робота

Система дозволяє швидко одержувати відповіді на питання, у кого, де, на якій стадії виконання знаходиться документ. У процесі функціонування системи в ній накопичується інформаційна база документів установи. Система забезпечує пошук документів у цій базі за поєднанням будь-яких реквізитів РК, а також пошук за текстом документа. У разі необхідності складний пошуковий запит може бути збережений і використаний багаторазово. Відібрані в результаті пошуку документи можна зберігати в персональних папках користувачів або роздруковувати у вигляді переліку.

Отже, система повинна, як мінімум, забезпечувати:

o єдину реєстрацію всієї вхідної кореспонденції, включаючи звернення громадян, з наступним направленням документів на розгляд керівництву установи або до її структурних підрозділів;
o єдину реєстрацію всієї вихідної кореспонденції та внутрішніх документів установи;
o відстеження руху документів (документообігу) всередині установи, включаючи резолюції, звіти про виконання, узгодження (візування) документів;
o направлення (списання) документів до справи відповідно до затвердженої в установі номенклатури;
o контроль за виконанням доручень і вказівок керівництва, перевірку правильності та своєчасності виконання документів;
o пошук документів і одержання статистичних звітів про документообіг установи;
o формування реєстрів відправлення кореспонденції експедицією установи або розсилання документів за допомогою систем електронної пошти.