Особливості складання тексту ділових листів

Визначення мети листа

Функціональне призначення ділових листів як елемента ділової комунікації, полягає у досягненні згоди між двома та більшою кількістю партнерів (організаціями, установами, фірмами, окремими особами тощо).

Офіційно-ділова сфера спілкування, функціональне призначення ділового листування визначають його особливості. Насамперед, це офіційність, зумовлена, по-перше, ситуаціями спілкування і, по-друге, характером відносин між партнерами.

Письмовій діловій мові притаманне використання ситуаційних кліше, стереотипних виразів, фраз. Уніфікація ділового листування зумовлена вимогами економії мови і необхідністю полегшити процес обробки листів. "Марнотратство в словах означає марнотратство в доларах" - люблять наголошувати американці.

У канцелярії Білого дому підрахували, що через недбале складення ділових листів американські компанії щотижня втрачають кілька мільйонів доларів.

Цікаво, що Рузвельт не приймав до читання офіційні папери, якщо розмір тексту перевищував половину сторінки, і вимагав "укласти" суть будь-якої проблеми, якою б вона не була важкою, в зазначені рамки".

Ейнштейн у своєму зверненні щодо проекту створення атомної бомби зміг викласти прохання двома фразами: "Наполеон відкинув звернення Фултока оснастити судна паровим двигуном і був розгромлений на морі. З Америкою скоїться те ж саме, якщо Ви знехтуєте винаходами сучасної науки" [ 146].

За сучасних умов комп'ютеризації діяльності підприємств, фірм та корпорацій в Україні цей факт умисної еволюції американського ділового листування є переконливим доказом уніфікації та стандартизації письмового спілкування.

Отже, перед тим, як взяти ручку чи ввімкнути персональний комп'ютер, варто усвідомити:

• - який це буде лист - супровідний, лист-прохання, лист-повідомлення, лист-нагадування та ін.;
• - чи передбачається відповідь;
• - чи зрозуміє адресат зміст листа однозначно;
• - чи є впевненість у тому, що лист надійде вчасно (якщо ні, краще скористатись телефоном або модемним зв'язком).

Автор листа мусить чітко знати, про що писати, які наводити аргументи, якої мети прагнути. При цьому він повинен бути впевненим, що саме лист є найефективнішим засобом вирішення питання.

Відомий американський менеджер Лі Я кока у книжці "Кар'єра менеджера" зазначав, що підготовка ділового листа - це найкращий засіб пізнання таємниць менеджменту [161].

Чіткий порядок письмового викладу будь-якої ідеї тим самим є першим кроком до її втілення в життя. В розмові можна викладати різного роду недооформлені ідеї. Якщо ж думка викладається на папері, відбувається дещо таке, що спонукає заглибитись у конкретні деталі. При цьому набагато важче ввести в оману самого себе, ніж когось іншого.

Письмове мовлення має свої сильні та слабкі сторони: Людині, безумовно, значно легше викладати свої думки усно, ніж письмово. Але дійсність вимагає, щоб усі вміли писати. Мета написання відома:

• - привернути увагу до певної ситуації чи проблеми;
• - дати змогу легко зрозуміти написане;
• - спонукати діяти так, а не інакше.

Це явна мета. Але є також мета, яку не бачить навіть той, хто пише лист. Ця мета - краще усвідомити проблему, скласти струнке логічне уявлення про свій задум.

Складання плану листа

Незалежно якою мовою готується лист, після того, як визначена мета листа, складається його план. Ретельно відбираються всі факти, які необхідно вказати. Текст листа будується з трьох основних частин:

вступ (посилання на попередній лист, стисла констатація факту і т. ін.);

основний зміст (прохання, вказівка, додаткове повідомлення та ін.);

заключна частина (подяка, прохання написати у випадку, якщо щось залишиться незрозумілим тощо.).

• o Вступну частину будують залежно від мети написання листа. Наприклад:
• - Якщо складається лист-відповідь, то у вступі висловлюють подяку за запрошення, повідомлення про те, що адресат є відомим у своїй галузі знань тощо. Наприклад: Ми дякуємо Вам за брошуру з інформацією про Ваші послуги ... (We thank you for the brossure with information about your services in it...).
• - Якщо лист має лише інформаційний характер, то у вступі викладають історію створення організації, її розвитку та становлення, суть діяльності в цей час, наводять статистичні дані тощо. Наприклад: Ми повідомляємо, що наша компанія співробітничає з ... (We wish to inform you that our company cooperates with...).
• - Якщо необхідно пояснити питання, поставлені партнером, то, крім відповідей, висловлюється думка про можливість дальшого співробітництва або про відсутність цієї можливості, викладаються пропозиції. Наприклад: У зв'язку з Вашим запитом ми повідомляємо, що могли б надіслати групу спеціалістів... (In connection with your enquiry we are informing you that we could send a group of specialists...).
• - Якщо лист має характер реагування на невиконання взятих обов'язків, недотримання строків поставки або інші дії, що зачіпають інтереси адресата, оцінка того, що трапилось, та повідомлення про розрив відносин не повинні мати різкого характеру. Наприклад: Ми з подивом довідались, що ви не підписали наші документи ... (We are puzzled to learn that you haven't signed our documents...).

Велике значення має виклад основного матеріалу листа. Вся інформація повинна подаватися стисло, логічно, ясно. Але й надмірне захоплення лаконічністю не виправдане, оскільки веде до додаткових запитань, пояснень та уточнень, що вимагає продовження листування та. відтягує практичне вирішення питань.

- Якщо в листі наводять інструкції або рекомендації, краще визначати час їх виконання. Вирази типу у близькому майбутньому (in the nearest future) небажані.

У ході написання основної частини листа необхідно:

• - проаналізувати всі аргументи, відмовитися, по можливості, від другорядного;
• - згрупувати всі факти за обраним напрямом, дібрати заголовки до кожного розділу;
• - написати кожний заголовок на окремому аркуші паперу, скласти до нього невеликі запитання;
• - обміркувати черговість викладу, послуговуватися принципом від невідомого до відомого;
• - не зупинятися на банальних речах: стислість - сестра таланту;
• - використовувати графіки, схеми, таблиці тощо;
• - не нехтувати працею над чернетками, текст має бути зручним для читання.
• o Заключна частина листа також має свої варіанти. Тут традиційно викладаються надії на розвиток відносин і на те, що подана в листі інформація буде взаємно корисною. Наприклад: Сподіваємось, що будемо підтримувати співробітництво, та запевняємо Вас... (We would like to maintain cooperation and assure you...),
• - Якщо лист адресований особі, з якою ще не був встановлений діловий контакт, у заключній частині адресант може написати, що сподівається на швидке отримання відповіді та виконання замовлення. Наприклад: Будемо вдячні за термінове виконання нашого замовлення (Your prompt execution of our order would be appreciated).
• - У разі майбутнього розриву ділових контактів з партнером заключна частина листа може бути зведена до фрази: Одночасно свідчимо про нашу відкритість до ділового співробітництва в майбутньому (We simultaneously testify to our openess for business like cooperation in future.).

Таким чином, за негативного змісту листа партнеру дається змога у разі зміни його позиції повернутися до ділового співробітництва. Така відповідь буде більше ознакою ввічливості, ніж надією на співробітництво у подальшому, отже, етикету буде дотримано.

За потреби у заключній частині листа повідомляються прізвище, посада, адреса та номер телефону особи, яка має змогу допомогти у вирішенні питань. Таке повідомлення робиться максимально доброзичливим тоном.

Наприклад:

Уразі необхідності не соромтеся зв'язуватися з нашим представником О. Шамраєм і з'ясовувати всі питання, які виникатимуть (If necessary do not hesitate to contact with our representative (О. Shamray) and clear up all questions that arise with him.).

Стиль ділового листа

Термін "стиль" походить від грецького слова styloz (латинське - stilus). Так називали паличку для писання на вкритих воском тонких дощечках. Один кінець палички був загострений, ним писали, другий мав вигляд лопатки для розрівнювання воску, якщо написане витирали. "Частіше перевертай стиль!",- казав учню вчитель. Це означало: пиши й виправляй, змінюючи написане. З часом цей вираз дістав переносне значення: "Працюй над стилем викладу".

Стиль листа зазнає швидких змін, з кожним роком стає простішім, менш офіційним. Відмовляйтесь від використання фраз, які вийшли з ужитку. Сучасні кореспонденти віддають перевагу простим висловлюванням. Більше ніж будь-коли час є дорогим для керівника, якому ніколи читати велику кількість непотрібних слів.

Але особа, яка пише діловий лист, повинна скласти про себе хороше враження, тому кілька слів пошани будуть дуже доречні. Однак не варто зловживати компліменти, щоб не викликати протилежний ефект: партнер може відчути нещирість адресанта.

Тон листа

У діловому листі рекомендується використовувати нейтральний та позитивний тон, не допускати іронії, брутальності тощо.

Від побудови фраз залежить результат ділового спілкування. Ще Френсіс Бекон твердив, що вести діловий діалог у доброзичливому тоні важливіше, ніж вживати хороші слова та правильно розташовувати їх. Наприклад, замість того, щоб написати "Ми не розуміємо, чому Ви не сплатили рахунок", напишіть "Ми впевнені, що те, що Ви не сплатили - є випадковою дією" або замість "Ми не можемо сплатити, поки не одержимо..." краще написати "Ми будемо раді сплатити, як тільки одержимо...".

Доцільніше написати "Нам прикро дізнатись з Вашого листа, що..." замість "У нас Ваш лист, в якому ви заявляєте, що...".

Типи речень ділового листа

Особа, яка не має досвіду ділового листування, має потяг до надмірно довгих речень, що заважає розумінню тексту. Коли людина читає фразу з більш як 20 слів, вона мусить прочитати її ще раз.

Але й надмірна лаконічність заважає розумінню тексту або надає йому брутальності. Тому краще вживати різні за конструкцією речення.

Наприкінці розділу хочеться нагадати, що, кати людина дотримується певної культури управлінського документування, правил підготовки документів, вводить у своє мовлення словосполуки з іншої мови, не руйнуючи граматичної основи і фонетичних особливостей української, оберігає її красу, користується її фразосполученням та багатством, це не викликає заперечень.

Варто пам'ятати, що милозвучність, лексичне та фразеологічне багатство, синтаксична гнучкість, величезні словотворчі можливості української мови дістали загальне визнання. У Парижі, наприклад, на Всесвітньому конкурсі краси мов, вона посіла третє місце після французької та перської.