Управління товарно-матеріальними запасами

Завдання управління товарно-матеріальних запасів виникає, коли необхідно створити запаси матеріальних ресурсів або предметів споживання з метою задоволення попиту на заданий проміжок часу (кінцевому або нескінченному). Для забезпечення безперервного і ефективного функціонування будь-якого готельного господарства необхідне створення товарно-матеріальних запасів. У будь-якому завданні управління товарно-матеріальних запасів потрібно визначати кількість готельних послуг, що замовляються і терміни розміщення замовлення. Попит можна задовольнити шляхом одноразового створення товарно-матеріальних запасів на весь даний період часу або за допомогою їх створення для кожної одиниці часу цього періоду. Ці два випадки відповідають надмірному виду товарно-матеріальних запасів (стосовно одиниці часу) і недостатньому їх виду (стосовно повного періоду часу).

За надмірного виду товарно-матеріальних запасів потрібні більші капітальні вкладення, але дефіцит виникає рідше, й частота розміщення замовлень менша. З іншого боку, при недостатніх товарно-матеріальних запасах питомі капітальні вкладення знижуються, але частота розміщення замовлень, і ризик дефіциту зростає. Для будь-якого з вказаних крайніх випадків характерні значні економічні втрати. Таким чином, рішення щодо розміру замовлення і моменту його розміщення можуть ґрунтуватися на мінімізації відповідної функції загальних витрат, що включають витрати, обумовлені втратами від надмірних товарно-матеріальних запасів і дефіциту.

Чим менший розмір замовлення, тим частіше потрібно розміщати нові замовлення. З іншого боку, із збільшенням розміру замовлення рівень товарно-матеріальних запасів підвищується, але замовлення розміщуються рідше. Оскільки витрати залежать від частоти розміщення замовлень і обсягу товарно-матеріальних запасів, то величина запасів обирається за умови забезпечення збалансованості між двома видами витрат. Це лежить в основі побудови відповідної моделі управління товарно-матеріальними запасами.

Етапи управління товарно-матеріальними ресурсами готельного бізнесу

• 1. Аналіз
• - показників ефективності руху і використання TMP у всіх ланках постачальницько-виробничо-збутової системи готельного бізнесу;
• - заявок, що надійшли, вироблення і пропозиція варіантів використання товарів і матеріалів;
• - управління поточних станів товарно-матеріальних запасів за номенклатурою та асортиментом;
• - витрат з управління та обліку;
• - потреб продуктивності праці в системі управління TMP і ефективності обслуговування гостей;
• - ефективності закупівельних операцій;
• - витрат надання послуг і цін;
• - статистичних досліджень;
• - виробничих можливостей постачальників.
• 2. Організація:
  • - процесу закупівель і поставки TMP;
  • - зберігання матеріалів і товарів;
  • - розподілу та обслуговування відвідувачів;
  • - поставок товарів та матеріалів;
  • - переміщення товарів та матеріалів у ході опрацювання.
• 3. Контроль:
  • - за виконанням заявок;
  • - за виконанням стратегічних, тактичних, оперативних планів в управлінні TMP;
  • - якості TMP;
  • - контроль і активне регулювання використання TMP.
• 4. Планування:
  • - стратегічне, тактичне та оперативне в товарах та матеріалах;
  • - розробки графіків закупівлі.
• 5. Координація та регулювання:
  • - роботи усіх функціональних і лінійних служб;
  • - різних методів відвантажень;
  • - маршрутів перевезення;
  • - графіків.
• 6. Дослідження:
  • - заявок, що надійшли;
  • - пропозицій і варіантів використання різних матеріалів і товарів;
  • - конструювання вартості використання тих або інших видів матеріалів;
  • - проводяться з метою удосконалення форм документів (документообігу);
  • - ринку збуту;
  • - ринку матеріалів.

Важливість ефективного управління TMP на всіх етапах діяльності готельного господарства пояснюється тим, що готельна послуга як остаточний товар характеризується несхоронністю, невідчутністю, що значно ускладнює процес її надання і робить управління TMP готельної справи однією з найвідповідальніших і складних ланок у системі обслуговування, що має на меті задоволення потреб кожного конкретного клієнта в конкретний час, з постійною високою якістю. Тому надзвичайно важливим є розвиток і вдосконалення системи управління TMP у готельному бізнесі. Ця система повинна підтримувати оптимальний рівень TMP, оскільки якщо цей рівень буде нижче необхідного, можливі втрати фінансових коштів, а надлишковий рівень TMP призведе до зростання витрат на їх обслуговування. У більшості випадків через неефективне і нераціональне використання TMP у готелях виникає недостатня кількість обігових коштів і виникає необхідність залучення додаткових для їх нормального функціонування, що у свою чергу призводить до додаткових витрат.

TMP - один із найдорожчих активів готельної структури, що становить 8-10% загальних коштів, які інвестуються в надання готельних послуг. Витрати на TMP можна класифікувати так:

• - капітальні витрати (витрати, пов'язані з укладанням капіталу в TMP);
• - витрати, пов'язані з оформленням замовлень на TMP (підготовка та оформлення заявок на закупівлю необхідних товарів і матеріалів);
• - витрати на зберігання (складське господарство, приймання товарів і матеріалів на склад, видача зі складу і переміщення у складському приміщенні);
• - витрати, пов'язані із знецінюванням TMP (зміна властивостей товарів і матеріалів, дрібні крадіжки, фізичний і моральний знос);
• - витрати, пов'язані зі страхуванням;
• - витрати, пов'язані з податками;
• - інші витрати (витрати, пов'язані з терміновою закупівлею TMP, витрати від скорочення виробництва і реалізації готельних послуг);
• - витрати, пов'язані з розміщенням замовлень;
• - витрати, пов'язані з перевіркою та аналізом замовлень.

Управління та організація TMP складається з ряду відособлених процесів і функцій, що носять суперечливий характер. Кожен функціональний підрозділ діє відповідно до поставлених перед ним цілей, завдань і критеріїв щодо збільшення прибутку і мінімізації витрат у собівартості готельних послуг. У цих умовах виникає необхідність комплексного, системного підходу до оптимізації параметрів TMP, що надасть можливість забезпечити реальне і постійне зростання ефективності роботи операційної системи готельного бізнесу за допомогою постачальницько-збутових операцій, як ключового елемента у виробничо-господарській діяльності готельної справи.