Правила підготовки тексту документа

Готуючи текст документа, варто дотримуватися таких правил:

1. Писати простими реченнями, щоб полегшити сприймання документа.
2. Вживати стійкі (трафаретні) словосполучення, що виражають стандартні аспекти змісту.

Наприклад:

- згідно з Вашим проханням...
- відповідно до Постанови Кабінету Міністрів...
- у порядку обміну досвідом...

Такі стандартні вирази полегшують сприймання документа, а також процес його складання, скорочуючи час на пошуки формулювань.

3. Вживати прямий порядок слів у реченні (підмет передує присудкові) у тому випадку, коли логічний наголос падає на об'єкт дії. Зворотний порядок слів уживається, якщо логічний наголос падає на саму дію.
4. Для точності і ясності висловлювання у простих реченнях уживати прямий порядок розташування членів речення.
5. Складнопідрядні речення вживати для висловлення при-чинно-наслідкових зв'язків. Будуючи ці речення, слід пам'ятати, що найуживанішими є складні речення зі сполучниками: що, якщо, за умови, щоб, де як, внаслідок того, що.

Складнопідрядні речення, поєднуючи прохання й причини, що спонукали звернутися з проханням, відмову й переконливу її аргументацію в межах єдиної конструкції, надають більшої переконливості проханню й пом'якшують враження від відмови.

6. Місце підрядного речення залежить від того, до якого члена головного речення воно відноситься. Якщо підрядне речення пояснює лише одне слово головного, воно, як правило, іде слідом за ним.

Якщо підрядне речення належить до групи присудка у головному або до всього головного речення, воно ставиться або перед головним (коли акцент робиться на обставинах виконання дій), або після головного (коли пояснюється основна ідея складного речення).

Наприклад:

"З огляду на те, що проект рішення було попередньо погоджено, нарада тривала менше ніж годину" або: "Нарада тривала менше ніж годину, з огляду на те, що..."

7. З метою скорочення тексту можна вживати дієприслівникові звороти, за допомогою яких формулювати причини, що викликали прийняття того чи іншого управлінського рішення. Дієприслівниковий зворот починає, а не завершує фразу.

Наприклад: "Враховуючи... Вважаючи... Беручи до уваги... Керуючись...

Розглянувши поданий на затвердження проект документа..."

8. Замінювати займенники іменниками.
9. Не вживати емоційних виразів та не показувати суб'єктивного ставлення до викладеного. Тон службового документа нейтральний.
10. Слід пам'ятати, що автором українського документа є юридична особа, через що текст викладається від третьої особи. Наприклад: "Колегія ухвалила. Ректорат затвердив".
11. У розпорядчих документах застосовувати мовні конструкції наказового характеру: наказую (у наказі), пропоную (у вказівках).
12. Вставні слова на початку речення сприяють точності і ясності висловлення (напр.: на наш погляд, на нашу думку, безперечно, безумовно, без сумніву, на жаль, по-перше, отже, звичайно, до речі).
13. Не прийнято вживати особові займенники замість іменників (напр., вона замість дирекція, він замість прізвища й імені тощо).
14. Назву документа писати з нового рядка, з великої літери, крапка після назви відсутня (за вимогами Єдиного державного стандарту).
15. Деякі реквізити документів (слова. "Порядок денний", "Слухали", "Виступили", "Ухвалили", "Затверджую", "Погоджено", "Видати" та деякі інші резолютивні слова) пишуть з великої літери і друкують великими буквами. Друкується документ через 2 міжрядкові інтервали, ліве поле - 2,5-3 см, праве - до 1см.
16. Слід дотримуватися естетики розміщення слів, абзаців, правильних переносів. Не допускати переносів у назвах документів, прізвищах.
17.Дату після документа проставляють зліва, арабськими цифрами, у стандартизованих документах - зліва вгорі, на штампі, або після назви документа. Далі, внизу, в цьому ж рядку, де записано дату, ставлять свій підпис (точніше, розпис), ще далі, в дужках, - ініціали й прізвище адресанта (-ів).