Розміщення реквізитів

Реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Гриф погодження" відокремлюються один від одного через 1,5 міжрядкового інтервалу.

ПОГОДЖЕНО:

1,5 Заступник міністра освіти і науки України
1,0 ____________________________________
(ініціали, прізвище)
(підпис)
(дата)

Реквізити документа відокремлюються один від одного через 1,5-3 міжрядкових інтервали, Назва виду документа друкується великими літерами.

Розшифрування підпису в реквізиті "Підпис" друкується на рівні останнього рядка назви посади.

Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) - 73 міліметри (28 друкованих знаків).

Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

Розшифрування підпису у реквізиті "підпис" набирають на рівні останнього рядка найменування посади без пропуску між ініціалами і прізвищем.

Під час оформлення документів слід дотримуватися таких відступів від межі лівого поля документа:

12,5 міліметра - для абзаців у тексті;
92 міліметри - для реквізиту "Адресат";
104 міліметри-для реквізитів "Гриф затвердження"та "Гриф обмеження доступу до документа";
125 міліметрів - для розшифрування підпису в реквізиті "Підпис".

Не робиться відступ від межі лівого поля для реквізитів "Дата документа", "Заголовок до тексту документа", "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатків", "Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про виконання документа і надсилання його до справи", найменування посади у реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження", засвідчувального напису "Згідно з оригіналом", а також слів "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "ВИРІШИЛИ", "УХВАЛИЛИ", "НАКАЗУЮ", "ЗОБОВ'ЯЗУЮ".

За наявності кількох грифів затвердження і погодження вони розмішуються на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф - від межі лівого поля; другий - через 104 міліметри від межі лівого поля.

Якщо в тексті документа міститься посилання на додатки або на документ, що став підставою для його видання, слова "Додаток" і "Підстава" друкуються від межі лівого поля, а текст до них - через 1 міжрядковий інтервал.

Під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.

Номери сторінок ставляться посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без зазначення слова "сторінка" та розділових знаків. Перша сторінка не нумерується.

Тексти документів постійного зберігання друкуються на одному боці аркуша. Документи із строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.

Набраний текст перевіряє особа, яка підготувала документ. В разі створення тексту на ПК завдання виправлення помилок значно спрощується.

Оформлення сторінок документа

Для зручності користування документом та його обробки з усіх боків сторінки залишаються вільні місця - так звані поля (береги). Поле з лівого боку становить 30 мм. Воно використовується для резолюцій та інших позначок, а також дає змогу вільно читати текст підшитого до справи документа.

Праворуч залишається поле не менше 10 мм. Це зберігає текст від пошкоджень. Треба мати на увазі, що праворуч рядки тексту закінчуються на неоднаковій відстані від краю аркуша, оскільки в ділових паперах, як правило, уникають переносів слів. Проте лінія правого поля не повинна бути аж надто ламаною.

Поля верхнього і нижнього кінця сторінки повинно бути меншим 20 мм. На них можуть розмішуватися позначки діловода й проставлятись нумерація сторінок.

Якщо документ займає більше ніж один аркуш паперу, на наступний аркуш не можна переносити самі підписи. Крім них, там має бути не менше двох рядків тексту.

Тільки перша сторінка документа друкується на бланку, друга і наступні - на чистих аркушах паперу такого самого розміру і якості, що й папір, на якому надруковано бланк.