Долучений документів до документаційної системи

Організація долучення документів до документаційних систем

Долучення документів до документаційної системи - це визначення необхідності того, що створені або надіслані до установи документи треба включити до документаційної системи цієї установи, зареєструвати в ній, використовувати, опрацьовувати, і зберігати.

Технологія долучення документів до документаційної системи включає їх приймання, попередній розгляд та реєстрацію.

Метою долучення службових документів до документацій-них систем є:

o встановлення взаємозв'язків між службовим документом, автором та службовою потребою, що зумовила його створення;
o розміщення службового документа з його взаємозв'язками в документаційній системі;
o встановлення зв'язків з іншими службовими документами.

Долучення службового документа до документаційної системи дозволяє визначити місцезнаходження службового документа відповідно до контексту дії, яку здійснюють після його одержання, та е підтвердженням того, що він буде брати участь у робочій операції.

Рішення про те, які службові документи треба долучати до документаційної системи, а які ні, мусить базуватися на аналізі діяльності та звітності установи. Для цього слугують типова номенклатура справ та відповідні інструкцій з діловодства, що визначають, які службові документи й де потрібно зберігати і термін їх зберігання.

Прикладами службових документів, які не потрібно долучати, можуть бути такі, що:

а) не зобов'язують установу чи працівника до певної дії;
б) не документують жодних зобов'язань або обов'язків;
в) не містять інформацію, пов'язану з діяльністю установи, про яку вона зобов'язана звітувати.

У традиційних документаційних системах долучення службового документа з паперовим носієм здійснюється шляхом фізичного розміщення його у хронологічній послідовності у досьє або теку після його опрацювання. Таке групування пов'язує окремий службовий документ з іншими документами відповідно до напряму діяльності та надає можливість будь-кому, хто хоче одержати інформацію, знайти і ознайомитись зі змістом відповідного документа.

Службовий паперовий документ може бути пов'язаний з іншими документами часом створення, фізичним сусідством, власником або заголовком досьє чи теки.

Формальна документаційна система, де інформація записана на паперовому носієві, контролює, які справи створювати та як їх найменувати.

У електронних документаційних системах в разі надійдення ДО них вхідного документа з паперовим носієм із середовища системи забезпечується виклик пакета оптичного розпізнавання тексту, а після одержання його електронного образу - повернення в систему з одночасним прикріпленням документа до електронної реєстраційно-контрольної картки.

Під рухом електронних документів мається на увазі не фізичне переміщення, а передача прав на застосування із повідомленням конкретних користувачів і контролем за їх виконанням.

Долучення електронних документів до електронних документаційних систем є результатом визначення, до якого класу належить конкретний службовий документ, та подальше його розміщення у наперед визначеній послідовності серед іншої документації для опрацювання чи відповідного реагування.

Детальніше технологічні аспекти долучення службових документів, в тому числі і електронних, до документаційної системи подано нижче.

Технологічні аспекти долучення документів

А. Приймання документів.

Доставка документів до установи здійснюється, як правило, з використанням засобів поштового зв'язку і електрозв'язку, а також кур'єрською та фельд'єгерською службою.

Поштою та через кур'єрську службу доставляється письмова кореспонденція, поштові картки, бандеролі, дрібні пакети, а також періодичні друковані видання.

Фельд'єгерською службою доставляється спеціальна кореспонденція.

Каналами електрозв'язку доставляються: телеграми (телетайпограми), факсограми, телефонограми, електронні документи із застосуванням електронного цифрового підпису та документи в електронній формі без електронного цифрового підпису (у сканованій формі).

Усі документи незалежно від виду носія, що надходять до установи приймаються централізовано в службі діловодства (начальником канцелярії або секретарем-референтом). Прийманню підлягає також і доплатна кореспонденція.

Приймання документів з паперовими носіями. У разі надходження до служби діловодства документів з паперовими носіями розкриваються всі конверти за винятком іменних листів, та тих, що мають напис "особисто" чи адресованих громадським організаціям установи (профком, жіноча рада тощо), які передаються за призначенням.

Рекомендована, спеціальна кореспонденція та кореспонденція з оголошеною цінністю приймається під розписку в журналі, реєстрі або повідомленні про вручення.

У разі надходження кореспонденції з відміткою "Терміново" фіксується не лише дата, а і години та хвилини доставки. У разі пошкодження конверта робиться відповідна відмітка у поштовому реєстрі.

Документи, що надійшли у неробочий час, приймаються черговим працівником установи.

Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті, а також адресні ярлики рекомендованих конвертів і пакетів.

Уразі виявлення відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитку печатки, грифу затвердження тощо) документ не реєструється і відправникові надсилається письмовий запит або йому повідомляється про це телефоном. При цьому на документі робиться відповідна відмітка із зазначенням дати запиту (розмови телефоном), посади та прізвища особи, якій зроблено запит, підпису, ініціалів (ініціалу імені) та прізвища особи, що здійснила запит.

У разі відсутності або нецілісності вкладень, пошкодження конверта, упакування, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках. Один примірник акта надсилається відправникові, інший - зберігається у службі діловодства. Зразок акта про відсутність вкладень в конверті наведено у додатку 5.3.

Надіслані не за адресою документи повертаються відправникові без їх розгляду.

Факт і дата надходження документа до установи обов'язково фіксуються за правилами, зазначеними в пункті 82 Типової інструкції (див. підрозділ 2.5. Проставляння відміток на документі. Реквізит 31. Відмітка про надходження документа до установи).

Електронні носії інформації обов'язково передаються до установи із супровідним листом. Під час приймання таких документів опрацьовується тільки супровідний лист.

У разі надходження документів, надісланих телефаксом, перевіряється загальна кількість аркушів та відповідність їх тій кількості, що зазначена на першому аркуші, а також належна якість друку. У разі одержання факсимільного повідомлення не в повному обсязі або за наявності тексту неналежної якості документ не реєструється і про це обов'язково інформують відправника.

Приймання документів канапами електронного зв'язку. Каналами електронного зв'язку до установи можуть надходити електронні документи із застосуванням електронного цифрового підпису, документи в електронній формі без електронного цифрового підпису (у сканованій формі); телеграми (телетайпограми), факсограми, телефонограми.

Процес долучення електронних документів до документаційних систем включає розміщення детальних метаданих, які містять, доповнюють та пов'язують інформацію про певний службовий документ незалежно від його формату. Такі метадані є суттєвою інформацією для подальшого відстежування повноважень, статусу, структури й цілісності службового документа в будь-який момент, визначення його зв'язків з іншими службовими документами.

У разі надходження в електронну документаційну систему відносно великого обсягу документів з паперовими носіями, в системі мусить бути передбачена спеціальна підсистема розпізнавання.

У цьому випадку після занесення реєстраційних даних про документ у ЕРКК користувач автоматизованого робочого місця (АРМ) потокової реєстрації наносить на перший аркуш штрих-код, що відповідає внутрішньому системному номеру, який присвоюється документу системою. Після цього документи в довільному порядку надходять на АРМ сканування, обладнаного швидкодіючим сканером.

Відскановані електронні образи документів надходять у базу даних і завдяки технології виділення штрих-коду прикріплюються до відповідних контрольно-реєстраційних карток документів.

Б. Попередній розгляд документів.

Перед долученням службового документа, незалежно від виду носія, до документаційної системи необхідно з'ясувати необхідність здійснення цього процесу

Документи, адресовані керівникам установи, а також такі, в яких не зазначено конкретну посадову особу або структурний підрозділ як адресат, підлягають попередньому розгляду в службі діловодства.

Метою попереднього розгляду надісланих документів є виокремлення таких, що потребують обов'язкового розгляду керівником (власником) установи, його заступниками або структурними підрозділами (безпосередньо виконавцями) відповідно до їх функціональних обов'язків, визначення необхідності їх реєстрації, а також встановлення строку виконання.

Обов'язковому розгляду керівником установи підлягають акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, крім того, кореспонденція, що надходить від установ вищого рівня; рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з основних питань діяльності установи і потребують вирішення безпосередньо керівником.

Попередиш розгляд документів незалежно від виду носія повинен здійснюватись у день надходження або в перший наступний робочий день у разі надходження їх після закінчення робочого дня, у вихідні та святкові неробочі дні. Доручення установ вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

Під час попереднього розгляду документів враховуються повноваження суб'єктів розгляду кореспонденції, передбачені у положеннях (статутах) про установу та у положеннях про структурні підрозділи, розпорядчих документах про розподіл обов'язків між керівником установи та його заступниками, посадових інструкціях, а також класифікаторі питань діяльності установи, номенклатурі справ, схемах руху документів.

На стадії попереднього розгляду здійснюється відбір документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства, а також таких, що передаються для реєстрації структурним підрозділам. Примірний перелік видів документів, що не підлягають реєстрації наведено в. додатку 5.4.

Наслідки розгляду документів керівництвом або власником установи фіксуються в резолюції, правила підготовки якої наведені в підрозділі 2.5 другого розділу посібника.

Для налагодження ритмічної роботи служби діловодства, за погодженням з керівництвом установи чи її власником, необхідно чітко розподілити між підлеглими функції роботи з документами, визначити стратегічні дії, що забезпечують виконання вимог та правил по роботі з документами, забезпечення їх зберігання протягом того часу, доки вони потрібні.

В. Реєстрація документів.

Реєстрація документів полягає у веденні запису облікових даних про документ за встановленою реєстраційною формою, в якій фіксується факт створення, відправлення або одержання документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим записом у зазначених формах необхідних відомостей про документ.

Провадиться реєстрація документів з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

Реєструються документи незалежно від носія, способу їх доставки, передачі чи створення. Так, реєстрація актів органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручень вищих посадових осіб, запитів, звернень, а також кореспонденції Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, документів, що надійшли на розгляд керівника установи та його заступників, розпорядчих документів, листів за підписом керівника та його заступників, протоколів і рішень колегіальних органів проводиться централізовано службою діловодства.

Інші документи, що стосуються напрямів діяльності структурних підрозділів установи, можуть реєструватися в цих структурних підрозділах.

Місце реєстрації окремих груп документів (накази (розпорядження) з кадрових питань (особового складу), договори, звіти, прейскуранти тощо) визначається в інструкції установи. Реєстрації підлягають також документи, створені в установі (довідки, доповідні записки, заяви тощо).

Кожний документ, незалежно від форми його носія реєструється в установі лише раз:

вхідні - днем надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час,

створювані - днем підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший повторно він не реєструється.

Примірний перелік можливих в установі видів документів за кореспондентами для індексування при реєстрації подано в додатку 5.5.

У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого новий реєстраційний індекс на документі не проставляється.

Особливості реєстрації документів з паперовими і електронними носіями розглянемо нижче:

Реєстрація документів з паперовими носіями.

Реєструються документи за групами залежно від назви виду, автора і змісту документів. Наприклад, окремо реєструються:

o акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручення вищих посадових осіб, залити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, що надійшли до установи;
o накази (розпорядження) з основних питань діяльності установи;
o накази (розпорядження) з адміністративно-господарських питань;
o накази (розпорядження) з кадрових питань (особового складу) (відповідно до їх видів та строків зберігання);
o рішення колегії;
o акти ревізій фінансово-господарської діяльності;
o бухгалтерські документи;
o заявки на матеріально-технічне постачання;
o службові листи;
o звернення громадян;
o запити на інформацію.

Окремо від інших документів реєструються:

- факсограми (паперові копії документів, передані з використанням засобів факсимільного зв'язку);
- документи, що передаються електронною поштою у сканованій формі без електронного цифрового підпису (із зазначенням електронної адреси відправника та адресата).

Оригінал документа, який надійшов відразу після факсограми або електронною поштою в сканованій формі, реєструється у відповідних реєстраційних формах.

Під час реєстрації документу надається умовне позначення - реєстраційний індекс, який оформлюється відповідно до пункту 34 Типової інструкції (див. підрозділ 2.3. Датування та індексування документа другого розділу посібника).

В установах може застосовуватися одна з трьох форм реєстрації документів:

o журнальна;
o карткова;
o автоматизована (з використанням спеціальних комп'ютерних програм).

Журнальна форма реєстрації документів допускається в установах з обсягом документообігу до 600 документів на рік. Зразки журналів реєстрації вхідних і вихідних документів подано в додатках 5.6 та 5.7.

Карткова форми реєстрації має значно більше застосування. Основним принципом реєстрації документів за картковою формою є принцип одноразовості, тобто кожен документ реєструється в установі лише один раз.

Кількість примірників карток визначається установою і залежить від рівня централізації організації діловодства, кількості виконавців документа та кількості картотек в установі. Як правило, роздруковуються три примірники карток: два - розміщуються в довідковій і контрольній картотеках, один - передається виконавцю разом із документом. Виготовляються картки на щільному папері формату А5 (210 х і 48 міліметрів) або А6 (105 х 148 міліметрів).

Для зручності реєстраційні картки можуть групуватись в обліково-довідкові картотеки, які заводяться окремо на кожний календарний рік. Такі картотеки, зазвичай, складаються з двох частин: виконаних і невиконаних документів. Перша частина реєстраційної картки використовується для пошуку виконаних документів з певного питання, друга - для пошуку документів у процесі роботи над ними за виконавцями, кореспондентами або строками виконання.

Якщо реєстраційних карток багато, їх розкладають по розділах за напрямами діяльності установи, покладеними в основу назв її структурних підрозділів. У міру виконання документів картки з розділів першої частини з проставленими на них необхідними позначками переставляються у відповідний розділ і рубрику другої частини картотеки.

Автоматизована форма реєстрації документів дає можливість формувати банк реєстраційних даних в електронному вигляді, а за наявності локальної мережі - центральний банк реєстраційних даних. За допомогою автоматизованих реєстраційних банків даних працівники забезпечуються інформацією про всі документи і місце їх розташування.

У разі застосування карткової чи автоматизованої форми реєстрації всіх категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх) оформлюється реєстраційно-контрольна картка із зазначенням обов'язкових реквізитів. Зразок реєстраційно-контрольної картки та порядок її заповнення подано на в додатку 5.8).

Обов'язкові реквізити реєстрації документів з паперовими носіями: назва або характер документа; вид службового документа; автор (кореспондент) документа; дата та індекс документа; заголовок документа або його короткий зміст; резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата); відповідальний виконавець; строк виконання; позначка про виконання (короткий запис про вирішення питання; дата виконання та реєстраційний індекс документа-відповіді); певні вимоги до опрацювання службових документів і даних; способи користуванням службовим документом.

Порядок розміщення реквізитів в реєстраційно-контрольній картці може визначатися установою. Склад обов'язкових реквізитів у разі необхідності може бути доповнений: зазначенням виконавця, його розпискою в одержанні документа, ходу виконання, додатками тощо.

На паперових документах, що реєструються службою діловодства, або секретарем-референтом, на нижньому березі першого аркушу документа з правого боку штемпелем ставиться реєстраційний штамп, яким визначається, чи підлягає документ поверненню секретареві-референтові.

Обов'язковому поверненню підлягають нормативні документи та кореспонденція одержана від Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, міністерств, відомств, органів місцевих держадміністрацій, а також зареєстровані доручення.

Б. Реєстрація (реєстрування) документів з електронним носієм.

Реєстрація (або реєстрування документів, як зазначено в ДСТУ 4423:2005) - це спосіб формалізації долучення службового документа до документаційної системи.

Основна мета реєстрування - засвідчити, що службовий документ було створено або долучено до документаційної системи, а додатковою перевагою є те, що реєстрування полегшує пошук необхідних службових документів. Системами електронного діловодства та документообігу (СЕДЦ) підтримуються, як і в традиційному діловодстві, базові групи документів: вхідні, вихідні (внутрішні) документи, а також листи і звернення громадян.

СЕДД допускають розподіл кожної з груп документів на довільні підгрупи, що поєднують документи за загальною тематичною ознакою, ознакою підрозділів або ознакою листування. Кожну з підгруп, у свою чергу, можна поділяти на більш дрібні підгрупи тощо.

Наприклад, групу "Вихідні документи" можна розділити на підгрупи "Документи, що відправляються", і "Внутрішні документи", а підгрупу "Внутрішні документи" - на підгрупи "Наказ", " Розпорядження", "Інструкції" і т.д.

Розподіл на підгрупи визначається правилами документообігу і потребами довідково-аналітичної роботи, а склад підгруп і правила формування реєстраційних номерів зберігаються в системному довіднику групи документів.

Реєстрація вхідного електронного документа здійснюється в автоматизованому режимі. Для отриманого в результаті конвертації між двома документаційними системами документу більша частина реквізитів електронної реєстраційно-контрольної картки (ЕРКК) формується автоматично. Електронний образ документу також прикріплюється до ЕРКК. При цьому засвідчується ідентичність документу та його криптозахист.

Факт створення або надходження електронного документа фіксується проставлянням на ньому умовних позначень - реєстраційних індексів з подальшим записом у реєстраційних ((юрмах необхідних відомостей про документ. Суть індексування полягає у зарахуванні документа до певної групи відповідно до його змісту (контексту).

Реєстраційні індекси складаються з порядкових номерів у межах типу документів, що реєструються, і доповнюються індексами за номенклатурою справ щодо питань діяльності, кореспондентів тощо. Реєструються документи для їх обліку, контролю виконання і оперативного використання наявної в них інформації.

Обов'язковій реєстрації підлягають документи, що:

- потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо);
- створюються і використовуються в установі;
- що надходять від інших установ і приватних осіб.

До системи електронного документообігу установи, що містить службові документи, необхідно долучати метадані, пов'язані з ними у спосіб, що:

а) описує як зміст службового документа, так і контекст діяльності, що відбувається;
б) робить службовий документ основним свідченням виконаних дій;
в) надає можливість оперативно знайти та відтворити документ.

Реєстрування електронних документів встановлює, як мінімум, такі метадані:

- унікальне умовне позначення, визначене системою; -дату і час реєстрування;
- заголовок або скорочений опис;
- автора (особу або корпоративний орган), відправника чи одержувача.

Детальне реєстрування мусить пов'язувати службовий документ з описовою інформацією про контекст, зміст та структуру документа і показувати його зв'язки з іншими спорідненими документами. Кожний службовий документ або група документів мають містити інформацію про контекст та зміст документа й інших споріднених документів.

В процесі реєстрування електронного службового документа до його унікального умовного позначення (метаданих), залежно від характеру діяльності, яку документують, вимог до установи та характеристик основних технологічних процесів в ній, може включатись також додаткова інформація. Перелік метаданих електронного службового документа подано в додатку 5.9).

В разі використання схем класифікації, файл (електронний документ) найкраще реєструвати одночасно з класифікуванням. Тип та складність схеми класифікації буде залежать від виду установи. Відповідне закріплення індексів розширює можливості пошуку електронних документів за допомогою класифікації їх категорій та носіїв.

В електронних документаційних системах процес реєстрації, окрім індексування та класифікування документів, мусить містити також визначення статусу доступу та їх передання на зберігання чи вилучення для знищення.

Навіть якщо реєстрування автоматизовано не повністю, елементи процесу реєстрування (особливо деякі метадані, потрібні для реєстрування) можуть автоматично надходити з комп'ютерного чи ділового середовища, до якого відноситься службовий документ.

Якої б форми не набувало реєстрування, загальним правилом є його незмінність. Проте, якщо зміни потрібні, це фіксують під час перевірки і результати цих змін зберігають.