Індексація документів
Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних цифрових (іноді літерно-цифрових) позначень - індексів, які надаються документам під час реєстрації і свідчать про місце складання, час виконання та зберігання документів. Обов'язковим елементом індексу є порядковий реєстраційний номер у межах документопотоку, що реєструється, як правило, за рік. Відповідно до завдань пошуку порядковий номер може доповнюватись індексом за номенклатурою справ, а також іншими класифікаційними відмітками (індексами структурних підрозділів, посадових осіб, кореспондентів, питань діяльності, видів документів тощо). Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної похилою рискою, наприклад: 356/01,134/02/03-10.
Найчастіше до реєстраційного порядкового номера документів додається номенклатурний індекс, оскільки основною схемою класифікації документів у діловодстві є номенклатура справ.
Базою індексації для номенклатур справ є перелік або список структурних підрозділів із закріпленими за ними індексами чи умовними відмітками. До індексу структурного підрозділу додається номер справи за номенклатурою справ у межах структурного підрозділу, наприклад: 05-15, де 05 - індекс структурного підрозділу (зазвичай він збігається з порядковим номером структурного підрозділу за штатним розписом), 15 - номер справи за номенклатурою. Доцільність нумерації справ у межах одного структурного підрозділу пояснюється тим, що в такий спосіб досягається найбільша стабільність номерів. Поява нових справ чи зменшення кількості справ в одному структурному підрозділі, створення чи ліквідація структурних підрозділів (а отже, і справ) не впливає на індексацію справ інших структурних підрозділів.
Однією зі складових системи реєстрації є класифікатори, які розробляються з огляду на потреби установи щодо пошуку документів.
У разі відсутності номенклатури справ під час присвоєння реєстраційного індексу використовують класифікатор структурних підрозділів, за яким, як правило, встановлено послідовність структурних підрозділів відповідно до штатного розпису. Наприклад: служба діловодства - 01; планово-фінансовий відділ - 02; відділ маркетингу і реклами - 03; відділ продажу - 04; відділ персоналу - 05; юридичний відділ - 06; бухгалтерія - 07; адміністративно-господарський відділ - 08.
Нерідко в установах розробляють цифрові класифікатори посадових осіб, як правило - керівника і його заступників, наприклад: генеральний директор - 01; фінансовий директор - 02; комерційний директор - 03; заступник генерального директора з адміністративно-господарських питань - 04.
Завдяки такій структурі індексації за реєстраційним індексом можна визначити, хто розглядав документ і в який структурний підрозділ його направлено на виконання. Наприклад: 346/02/07, де 346 - порядковий номер вхідного листа, 02 - індекс фінансового директора, 07 - індекс бухгалтерії.
Використання під час реєстрації індексів посадових осіб доцільне в разі формування справ (передусім листування за підписом керівництва) у структурних підрозділах.
Розташування реєстраційного номера документа як складової частини його індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється - ініціативний вхідний чи ініціативний вихідний. Реєстрація ініціативних вихідних документів відрізняється від реєстрації ініціативних вхідних лише двома моментами: елементи реєстраційного індексу записуються у зворотній послідовності, а індексом посадової особи є індекс особи, яка підписала документ.
Отже, при реєстрації ініціативного вхідного документа спочатку проставляється реєстраційний номер за групою ініціативних вхідних документів (наприклад, 1034), потім індекс посадової особи - автора резолюції (наприклад, 02), далі - індекс структурного підрозділу, куди направлено документ на виконання (наприклад, 06), а після виконання документа - друга частина індексу - індекс справи за номенклатурою (наприклад, 14). Повний реєстраційний індекс матиме такий вигляд: 1034/02/06-14.
Під час реєстрації ініціативного вихідного документа на документі проставляється спочатку індекс справи за номенклатурою (наприклад, 05-12), потім індекс посадової особи, яка підписала документ (наприклад, 01), та реєстраційний номер за групою ініціативних вихідних документів (наприклад, 960). У цьому разі повний реєстраційний індекс матиме такий вигляд: 05-12/01/960.
Розпорядчі документи (постанови, рішення, накази, розпорядження), а також деякі внутрішні документи (протоколи, акти) мають лише порядковий номер у межах року (від січня по грудень).
Лише в навчальних закладах нумерація внутрішніх документів може вестися за навчальним роком.
У деяких випадках можуть застосовуватися літерні індекси.
При реєстрації звернень громадян порядковий номер доповнюється першою літерою прізвища заявника.
Наприклад: Д-23. С-12.
Реєстрація документів з обмеженим доступом передбачає додавання до реєстраційного індексу відповідної відмітки, наприклад: 235/01-05ДСК.
З метою розрізнення груп наказів з особового складу кожному виду може присвоюватися літерний індекс. Система індексів розробляється кадровими службами з урахуванням специфіки реєстрації і формування наказів у даній установі. Для наказів з особового складу (про прийняття, переведення, звільнення, сумісництво працівників установи, про матеріальну допомогу, про заохочення працівників), до номера, як правило, додається літера "К" (кадри) або "ОС" (особовий склад), наприклад: № 145-К, № 68-ОС. Якщо накази про заохочення ведуться окремо, то додається літера "З" (заохочення), наприклад: № 47-3. Накази про надання відпусток можуть мати такий літерний індекс: № 83-Від., накази про відрядження - № 54-В, накази про стягнення - № 5-С.
На документах, авторами яких є кілька установ, індекси авторів проставляються через похилу риску в порядку зазначення авторів (зліва направо). Наприклад, реєстраційний індекс спільного наказу трьох установ буде таким: 356/501/231.
