Проставлення відміток на документі

Відмітки на документах показують стадії проходження і виконання останніх

Реквізит 31. Відмітка про надходження (надійдення) документа до установи. Відмітка про надходження документа до установи (організації) проставляється від руки або за допомогою штампа, автоматичного нумератора на лицьовому полі у правому кутку нижнього поля першого аркуша оригіналу документа.

Елементами зазначеного реквізиту є скорочене найменування установи - одержувача документа, реєстраційний індекс, дата (у разі потреби - година і хвилини) надходження документа.

ЄУФІМБ Вх. № 28 від 15.08.2013

У разі застосування автоматизованої системи реєстрації зазначена інформація наноситься за допомогою штрих-коду.

Якщо кореспонденція має напис "особисто", відмітка про надходження документа проставляється на конвертах (упакуваннях).

У разі надходження зброшурованих документів разом із супровідним листом відмітка ставиться на супровідному листі.

У разі коли установа - автор документа подає службі діловодства документ разом з його копією, на копії документа, що повертається установі - авторові, реєстраційний штамп не проставляється.

Дата реєстрації є початком відрахування терміну виконання отриманого документа. Якщо документ надійшов в неробочий час датою реєстрації є наступний день.

Реквізит 20. Відмітки про контроль.

Ця відмітка означає, що документ взято контроль з метою забезпечення його виконання у встановлений строк. Строки виконання документа можуть бути визначені законодавчим чи іншим нормативним актом (типовий строк) або встановлені розпорядчим документом організації чи резолюцією.

Відмітка про контроль робиться шляхом проставлення літери "К" чи слова "Контроль" на лівому полі першої сторінки документа на рівні заголовка до тексту. її можна зробити за допомогою гумового штемпеля або написати від руки червоним, синім, зеленим або іншим яскравим кольором.

У разі необхідності повернення документа установі - авторові або фізичній особі відмітка про взяття його на контроль проставляється на окремому аркуші для резолюції.

Резолюція (реквізит 18).

Резолюція - це напис на документі, зроблений керівником установи чи її підрозділу, що містить вказівки щодо виконання документа.

Складається резолюція з таких елементів:

o прізвище виконавця (виконавців) у давальному відмінку,
o зміст доручення,
o термін виконання,
o підпис керівника,
o дата написання.

Коли доручення дається одній посадовій особі то можна це зробити так:

Коли доручення дається кільком посадовим особам, то головним виконавцем вважається особа, зазначена у дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їхню роботу.

Наприклад:

На документах із зазначеними у тексті термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис керівника організації, дата.

Наприклад:

Дозволяється у резолюції замість прізвища виконавця зазначати лише посаду особи, якій доручається виконання документа.

Наприклад:

На документі не повинно бути більше однієї резолюції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізувати порядок виконання документа.

Проставляється резолюція безпосередньо на документі нижче реквізиту "адресат", паралельно основному тексту. Якщо площі для даного реквізиту недостатньо, його можна проставляти на вільному від тексту місці, у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа, але не на березі документа, призначеному для підшивання.

Написання резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках (ф. А8) допускається у випадках, коли:

а) документ підлягає поверненню,
б) деталізується порядок його виконання,
в) уточнюються виконавці, якими можуть бути тільки службові особи, а не структурні підрозділи.

Як правило, в резолюції вказується рішення керівника з суті розглянутих у документі питань, шляхи його реалізації. Формулювання резолюції має вичерпно розкривати виконавцеві ідею керівника.

Резолюції з конкретними вказівками містять наказову або неозначену форму дієслова, наприклад: "Прошу підготувати..", "Відрядити...", "Про отримані результати і вжиті заходи повідомте...."

Якщо вказівок на те, що і як слід робити, бракує, це означає, що приймати рішення мусить виконавець. Резолюції типу "Прошу зайти до мене" або "Прошу переговорити" не несуть нової інформації, тому вживати їх недоцільно.

За змістом резолюція може бути:

1. Резолюція-підтвердження. Якщо документ не вимагає ніяких дій з боку колективу, він супроводжується резолюцією: "До виконання", "До наказу", "До керівництва" тощо, залежно в якому внутрішньому документі установи враховується його зміст.

Зазначається підпис керівника, дата. Термін виконання документа не вказується, бо мається на увазі найближчий за часом відповідний внутрішній документ установи.

2. Резолюція-розгляд. Якщо документ потребує вжиття заходів чи пропонується на розгляд колективу, то керівник вказує безпосередньо виконавця, термін виконання, підпис, дату.

Якщо термін виконання документа є типовим чи він вказаний у тексті самого документа і, відповідно, не треба його вказувати в резолюції, то керівник може зазначити в резолюції лише прізвище виконавця (виконавців) з ініціалами, порядок підготовки питання, підпис, дату.

Наприклад:

Конкретні вказівки в резолюціях роблять за допомогою наказового способу або неозначеної форми дієслова і адресують підлеглим особам, наприклад:

Текст резолюції може формулюватись таким чином: "Підготувати відповідь до...", "Вжити заходів щодо ...", "Розглянути і доповісти в десятиденний термін", "Негайно підготуйте відповідь", "Обговорити на засіданні" тощо.

Термін виконання документа визначають, якщо в установі не встановлено терміни виконання ділових паперів взагалі чи їх певного виду зокрема або рішення керівника стосовно терміну виконання відрізняється від типових строків. Наприклад:

Резолюція нерідко є підставою для взяття документа на контроль. У цьому випадку термін виконання документа також береться з резолюції.

Реквізит 29. Відмітка про виконання документа.

Відмітка про виконання документа свідчить про те, що роботу над документом завершено і його можна долучити до справи. Підпис і дату відмітки проставляє працівник, який створив документ, або керівник структурного підрозділу.

Робиться ця відмітка від руки у лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа ліворуч. Складається з короткої довідки про виконання (якщо немає документа про виконання), слів "До справи" і номера справи, до якої документ буде підшито, дати направлення його до справи і підпису виконавця, наприклад:

Відмітка може включати посилання на дату і номер документа, який було підготовлено у результаті виконання цього документа:

Зазначений реквізит свідчить про те, що робота над документом закінчена.

Реквізит 30. Відмітка про наявність копії документа електронній формі.

Реквізит містить повне ім'я файлу, код оператора та інші пошукові файли, які встановлює організація.

Розміщують цей реквізит у центрі нижнього поля лицьового боку першого аркуша. Наприклад:

Реквізит 28. Прізвище виконавця і номер його телефони.

Реквізит містить прізвище безпосереднього виконавця та номер його робочого телефону. Проставляється на лицьовому або зворотному боці в нижньому лівому куті останнього аркуша документа.

Ця позначка робиться тільки на вихідних документах-довідках, висновках, листах тощо.

Наявність реквізиту передбачає звернення до виконавця у разі необхідності уточнень або роз'яснень щодо змісту документа, тож бажано крім прізвища і номера телефону вказувати ім'я та по батькові виконавця. Ця сприятиме встановленню контакту.

Наприклад:

Виконав: Оніщенко Павло Тел. 555-03-15

У разі необхідності нижче прізвища виконавця документа і номера його телефону допускається вказувати індекс оператора ПК (перші літери імені й прізвища, кількість надрукованих примірників і дату). Наприклад:

Кравченко 264-10-51 В.К.5.13.10.2013

Для документів з обмеженим доступом вказуються й адреси направлення всіх примірників, наприклад: прим.1 - за адресою; прим. 2 - у відділі кадрів; прим. 3 - в канцелярії.

Кількість примірників визначається нормативними актами (особливо для документів з обмеженим доступом) або диктується практичною необхідністю. Наприклад:

Складено в 4 примірниках:

1-й прим - прокурору області;
2-й прим.- ГУВС області;
3-й прим- райдержадміністрації;
4-й прим.- канцелярії комбінату.

Реквізит 27. Відмітка про засвідчення копії документів.

Часто доводиться завіряти відповідність копії документа оригіналу. Виготовляється і видається копія документа тільки з дозволу керівника установи, його заступників або керівника структурного підрозділу.

У разі підготовки документів для надання судовим органам, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з установою, а також під час формування особових справ працівників установа може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломи), свідоцтв про одержання освіти тощо).

Відмітка "Копія" проставляється на лицьовому боці у верхньому правому кутку першого аркуша документа.

Напис про засвідчення документа складається із слів "Згідно з оригіналом", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціали (ініціалу імені) та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту документа "Підпис", наприклад:

Напис про засвідчення копії скріпллюється печаткою із зазначенням на ній найменування відповідної установи (без зображення герба) або печаткою структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) установи.

На копіях вихідних документи), що залишаються у справах установи (відпусках), текст бланки) не відтворюється, а зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний, посада особи, яка засвідчила копію, її особистий підпис, дата засвідчення та відбиток печатки служби діловодства, наприклад:

На копіях вихідних документів, що залишаються у справах установи (відпусках), повинні бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців.

Копія документа повинна відповідати оригіналу.