Робота з документами в архівосховищі

Передача справ до архіву або вилучення службових документів з однаковими строками їх зберігання для знищення та терміни виконання цих дій мають бути легко визначені в документаційній системі.

Наприклад, службові документи, де інформація записана на паперовому носієві, що мають однакові строки передання до архіву або вилучення їх для знищення та термінами виконання цих дій, можуть фізично зберігатися поряд.

Щоб підтвердити або внести поправки до статусу передання службового документа до архіву або вилучення його для знищення, необхідно до передання службового документа переглянути історію користування ним.

До інших важливих операцій передання документа належать:

а) вибір сукупності дій, що ініціюють початок передавання або знищування службових документів;
б) підтвердження, що операція, якої стосується службовий документ, завершена;
в) зберігання звітного документа про передання службових документів до архіву або про його знищення.

Фізичне знищення службових документів здійснюють методами, що відповідають рівню конфіденційності. Установа може зберігати результати перевірки, де задокументовані всі випадки знищення службових документів. Також може бути необхідною згода відповідних повноважних органів.

Знищення може здійснювати третя сторона, яку найняли для виконання цієї роботи. Для будь-яких випадків знищення документів третьою стороною необхідна наявність сертифікатів.

Фізичне знищування службових документів здійснюють відповідно до нормативно-правових актів. У передбачених цими актами випадках фізичне знищення службових документів в організації необхідно погоджувати з відповідною архівною установою.

Організація повинна зберігати задокументовані свідчення про всі випадки знищування службових документів. Знищення може здійснювати також третя сторона, яку найняли для виконання цієї роботи і яка має на це відповідні повноваження.

Службові документи в електронній формі можна знищувати шляхом переформатування або перезаписування за гарантії, що переформатуванням ці документи не можна відновити.

Наявності інструкцій щодо знищування службових документів недостатньо для того, щоб забезпечити знищування всіх системних посилань до даних, долучених до програмного забезпечення системи.

Резервні копії, що містять покоління даних системи, також треба переформатувати або перезаписати перед тим, як завершити ефективне знищування інформації на електронних носіях.

Ефективною альтернативою є фізичне знищення носія інформації, особливо якщо знищення, переформатування або перезаписування або неприйнятні, або є небезпечними для знищення цифрової інформації.

За певних обставин може відбуватись передання прав контролю за службовими документами. Такі обставини виникають, наприклад, під час реструктуризації, коли установа припиняє існування або коли ділова діяльність переводиться у регіон з дешевшою робочою силою. У таких випадках визначають службові документи, які треба передати, вилучають їх з наявних документаційних систем та передають їх фізично.

Передача (передання) прав власності або контролю за документами іншій установі може містити:

а) обов'язки, пов'язані з керуванням службовими документами,
б) передання у регіон з дешевшою робочою силою або організації-підряднику,
в) передання до сховища, д) передання до архіву.

Ключовим елементом у зв'язку з переданням прав власності на службові документи є визначення звітності за них. У цьому контексті виникають такі питання:

а) Чи була встановлена операційна та адміністративна необхідність передання службових документів з дотриманням відповідних повноважень?
б) Чи вирішені питання повноважень та звітності?
в) Чи взято до уваги вплив на службові документи установи, що передає службові документи?
г) Чи виконано поточні правові, політичні та регулятивні зобов'язання?

Якщо установою передаються електронні документи, треба розглянути такі питання:

- сумісність апаратного та програмного забезпечення;
- метадані (контрольна та залежна від контексту інформація);
- документація про бази даних (технічна інформація про обробку даних та їх структуру);
- ліцензійні угоди;
- стандарти.

У випадках, коли документи передають з-під контролю або власності установи (наприклад, у випадку приватизації державних установ), може знадобитися дозвіл уповноваженої архівної установи.

Коли державні документи, що містять особисту інформацію, повинні передаватися установам з іншим правовим статусом, треба враховувати ряд чинники? (особливо у тих випадках, де треба застосовувати вимоги до свободи інформації та законодавство про дотримання таємниці приватного життя).

За цих обставин мають бути забезпечені вимоги до зберігання службових документів, захисту особистої інформації та послідовного забезпечування доступу до них.

Видача документів з архіву у тимчасове користування в підрозділ, у діловодстві якого вони утворилися, або підрозділ-правонаступник проводиться лише за письмовою згодою керівництва фондоутворювача або органу підрозділу, якому підпорядковується документоутворювач. Без погодження можуть бути видані:

- особові справи колишніх працівників - із питань кадрових апаратів та військово-лікувальних комісій органу, установи;
- нормативні документи - за запитами співробітники органу, установи;
- припинені кримінальні справи, справи протокольного виробництва - за запитами правоохоронних органів;
- архівні матеріали для науково-дослідної роботи працівникам органу, установи за запитом, підписаним керівником органу, установи.

Справи видаються для користування терміном до 30 днів. За необхідності провадження зазначеного терміну керівник підрозділу, в якому знаходиться видана справа, подає до архівного підрозділу письмовий мотивований запит. Дозвіл на продовження терміну надає керівник інформаційного центру. У міру потреби працівник архівного підрозділу перевіряє наявність та стан справ, які знаходяться в тимчасовому користуванні.

Архівні документи, які здаються на зберігання в архівні підрозділи установи, можуть використовуватися в наукових, практичних та інших цілях. Працівники архівних підрозділів установи можуть користуватися у своїй службовій діяльності документами тільки з дозволу керівника архівного підрозділу.

Архівні підрозділи установи для використання документів, які зберігаються, здійснюють:

- видачу справ у тимчасове користування;
- інформування зацікавлених органів про документи, які зберігаються;
- видачу з питань органів та громадян архівних довідок, копій, витягів;
- підготовку документів для опублікування, експонування на документальних виставках, використання у літературі, мистецтві, засобах масової інформації.