Первинне групування службових документів

№ Ознака Види службових документів

1.

За

найменуванням

Рапорт, заява, протокол, довідка, характеристика, супровідний лист, пояснювальна записка, запрошення, телеграма, звіт, акт тощо.

Письмові (усі рукописні й машинописні документи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної техніки;

За способом

Графічні (зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні). Це графіки, малюнки, схеми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю

2.

фіксації інформації

Фото- і кінодокументи (створені способами фотографування й кінематографи. На них можна зафіксувати ті явища й процеси, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо

Фонодокументи (створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію)

3.

За спеціалізацією

Загальні (з адміністративних питань)

Спеціалізовані (з фінансових, комерційних питань, трудових правовідносин та інші)

4.

За призначенням

Нормативи о- правові

Управлінські (організаційно-розпорядчі та довідково-інформаційні, документи колегіальних органів, документи з особового складу тощо

Документи щодо інформаційних систем

Спеціалізовані.

5.

За місцем укладання

Внутрішні, що не виходять за межі установи

Зовнішні, що виходять за межі установи

6.

За походженням

Офіційні, що виконуються в установленому порядку

Офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб і створюються поза сферою їх службової діяльності

7.

За напрямом

Вхідні (ті, що підлягають реєстрації та ті, що не підлягають реєстрації)

Вихідні (ті, що підлягають реєстрації в журналі вихідної кореспонденції)

8.

За джерелами виникнення

Первинні

Вторинні

9.

За формою

Індивідуальні (створюються у кожному окремому випадку для розв'язання конкретної управлінської ситуації)

Тилові (відображають однорідні питання й складаються за певними зразками (типові положення, типові інструкції і т.ін.)

Трафаретні (виготовляються друкарським способом, постійна інформація в них віддрукована, а для змінної залишаються вільні місця чи робляться пропуски)

10.

За технікою відтворення

Рукописні (написані від руки)

Відтворені механічним способом

11.

За доступом до інформації

Документи, що містять відкриту (загальнодоступну) інформації

Документи з обмеженим доступом (для службового користування)

12.

За ступенем гласності

Конфіденційні

Секретні (на секретних документах проставляється гриф обмеженості доступу "таємно", "цілком таємно", "особливої важливості". Гриф означає, що з документом може бути ознайомлене обмежене коло осіб

13.

За терміном виконання

Звичайні

Безстрокові

Термінові і дуже термінові. Термін виконання документів встановлюється законом, відповідними правовими актами чи керівником

14.

За складністю

Прості (односкладні

Складні. Перевага віддається простим (односкладним) документам - їх легше обробляти, контролювати виконання, шукати, зберігати

15.

За терміном

Постійного зберігання

зберігання

Тривалого (понад 10 років)

Тимчасового зберігання (до 10 років).

16.

За юридичною силою

Справжні (істинні), які можуть бути чинні та нечинні, втратили юридичну чинність

Підроблені (фальшиві)

Оригінали (взірці, дублікати, відпустки, витяги). Оригінал офіційного документа-це перший і єдиний його примірник. На оригіналі проставляється підпис відповідальної особи і, в разі потреби, відбиток печатки

17.

За призначенням створення

Дублікат - повторний примірник офіційного документа, який має юридичну силу оригіналу. Видається дублікат в разі втрати оригіналу і має однакову з ним юридичну силу

Копії-точне відображення оригіналу. На копії повинен бути штамп підприємства, а в правому верхньому куті - відмітка "копія"

Витяг - виписка з організаційного документа, що відображає тільки частину певного документа (наприклад виписка з наказу, рішення колегії тощо). На відміну від копії витяг лише засвідчується