Створення довідково-інформаційних документів

Серед щоденної кореспонденції підприємств, установ, організацій, сотень документів, які висвітлюють різні сторони їх діяльності, найбільшу питому вагу має довідково-інформаційна документація, якій за обсягом належить першорядне значення в усій системі діловодства.

Довідково-інформаційні документи містять інформацію про фактичний стан справ в установі, організації чи підприємстві, що є підставою для прийняття розпорядчих документів, а також носять допоміжний характер відповідно до організації документації. Інформація, яка міститься в довідково-інформаційних документах, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

Документи, що виникають у процесі взаємовідносин підприємств та організацій, а також у відносинах з громадянами, дуже різноманітні. Цим, зокрема, пояснюється різнобій в їх складанні та оформленні. Щоб його уникнути, деякі документи довідково-інформаційного характеру можна уніфікувати як за змістом, так і за формою. Це може помітно спростити їх складання, підвищить інформативність та культуру документування.

Розглянемо питання створення основних видів довідково-інформаційних документів.

Складання актів

Акт - довідково-інформаційний документ, складений однією або кількома особами, що підтверджує будь-які установлені факти або події.

Акт засвідчує якийсь факт або подію; його складають у присутності свідків або на підставі обстеження.

В організаціях акти складаються комісією, призначеною наказом керівника. Складаються акти у таких випадках: при передай ні однією особою і прийняття іншою якогось майна, обладнання, що належить організації; якщо треба списати (зняти з балансу) устаткування, яке стало непридатним, використані матеріали. Акти складаються також після обстеження або ревізії, випробування нових виробів і зразків, після прийому закінчення об'єктів або роботи від осіб, які склали трудовий договір. Актами завжди оформляються результати перевірки фінансової або господарської діяльності організації. Деякі акти підлягають затвердженню.

Основні реквізити акта: Назва організації-автора документа (реквізит 07). Назва виду документа (АКТ) - реквізит 10. Дата документа (реквізит 11). Реєстраційний номер документа (реквізит 12). Місце складання або видання (реквізит 14). Гриф затвердження (якщо потрібно) - реквізит 17. Заголовок до тексту документа (реквізит 19). Текст документа (реквізит 21). Відмітка про наявність додатка (у разі потреби) - реквізит 22. Підпис (реквізит 23).

Акти можуть бути оформлені на загальних бланках (кутовому або поздовжньому), спеціальних бланках (формах) або на чистих аркушах паперу формату А4, Дата акта має відповідати дню факту чи події, на які він складається. Якщо комісія працювала кілька днів, то вказують останній день роботи).

Заголовок акта містить назву чи короткий зміст факту чи події, на які він складається, наприклад: "Акт передачі матеріальних цінностей", "Акт прийому-передачі...". Місце складання або видання має відповідати місцю складання акта.

Текст акта складається з вступної та основної частини.

Вступна частина акта структурується за такою формою: Підстава:...

Складений комісією у складі:... Голова:... Члени комісії:

У вступній частині акта вказують назву розпорядчого документа, на підставі якого актується факт, подія або дія, а також номер та дату цього розпорядчого документа. Перераховуючи осіб, які брали участь у складанні акта, зазначають їхні посади, прізвища (у називному відмінку) та ініціал(и).

Якщо акт складено комісією, то першим зазначають голову комісії. Прізвища членів комісії наводять в алфавітному порядку.

Основна частина акта містить описання встановлених фактів. У разі потреби формулюють висновки та вносять пропозиції. Текст акта закінчується відомостями про те, у якій кількості примірників він створений за такою формою:

Складений у 3-х примірниках: 1-й примірник - бухгалтерія, 2-й примірник - відділ постачання, 3-й примірник - справа 07-14.

Кількість примірників визначається числом зацікавлених сторін або нормативними документами.

Акт підписують голова і всі особи, які брали участь у його складанні. В реквізиті "Підпис" вказується не посади осіб, які склали документ, а розподіл обов'язків серед членів комісії, наприклад:

Голова (підпис) В. В. Кравець

Члени комісії: (підпис) Г.О. Павленко

(підпис) О Ж Семенченко

Зразок оформлення акта наведено в додатку 4.21.