ВСТУП

Діловодство - це сфера практичної діяльності, що документально забезпечує функціонування кожного державного органу, органу місцевого самоврядування, підприємства, кожної установи та організації незалежно від форми власності (далі - установа). Діловодство технічно забезпечує функцію управління, сприяє підготовці управлінських рішень, їх оперативному доведенню до виконавців, контролю за виконанням документів. Правильна організація діловодних процесів безпосередньо впливає на економічні результати та ефективність діяльності установ. Стан діловодства характеризує стиль роботи апарату управління. Значною є роль діловодства і в організації праці керівників усіх рівнів.

Відповідно до ДСТУ 2732:2004 "Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять" (далі - ДСТУ 2732:2004) діловодство - це сукупність процесів, що забезпечує документування управлінської інформації та організацію роботи зі службовими документами [33, с. 2].

Організацію діловодства умовно розподіляють таким чином:

o документування (фіксування інформації, складання та оформлення документів);
o робота з документами (одержання-відправлення, опрацювання, реєстрація, контроль за виконанням, облік, зберігання, використання, підготовка до передавання на архівне зберігання, знищення).

Таким чином, діловодство охоплює всі процеси з моменту створення документа до його знищення чи передавання до архівного підрозділу (далі - архів) установи.

Розвиток сучасних технологій, впровадження автоматизованих систем управління сприяють розширенню й поглибленню традиційних понять. Тож останнім часом як синонім терміна діловодство нерідко вживають терміни документаційне забезпечення управління або інформаційно-документаційне забезпечення управління, що включають, окрім традиційної роботи з документами, також інформаційне обслуговування, створення баз даних, їх ведення і роботу з ними.

Діловодство

Завданнями діловодства є:

o оформлення документів відповідно до вимог державних стандартів;
o створення умов для руху документів (організація реєстрації документів, доведення до виконавців, контроль за рухом документів і строками їх виконання);
o створення умов для пошуку виконаних документів (формування документів у справи згідно з номенклатурою справ);
o створення умов для зберігання та використання документаційного фонду.

ОРГАНІЗАЦІЯ ДІЛОВОДНОГО ОБСЛУГОВУВАННЯ

До СТВОРЕННЯ ДОКУМЕНТІВ тією чи іншою мірою причетні більшість працівників установ. Водночас організацію роботи з документами покладають на самостійний, організаційно відокремлений підрозділ - службу діловодства, яка може називатися по-різному: канцелярія, загальний відділ, управління документаційного забезпечення, відділ організації діловодства, сектор діловодства тощо. У невеликих установах ці функції виконує, як правило, секретар, діловод.

Службу діловодства як самостійний структурний підрозділ очолює керівник, підпорядкований безпосередньо керівникові установи або його заступнику відповідно до функціональних обов'язків. Об'єднання служби діловодства з іншими підрозділами, зокрема її включення до складу адміністративно-господарського відділу, неприпустиме.

Основними завданнями служби діловодства є інформаційно-документаційне обслуговування управлінської діяльності установи. До її обов'язків входить створення комплексної системи діловодства, тобто сукупності організаційних, Інформаційних, технічних, технологічних процедур, що забезпечують отримання, опрацювання, використання, зберігання, відправлення і знищення документів.

У своїй діяльності служба діловодства керується чинними нормативно-правовими актами і національними стандартами з діловодства та архівної справи, на підставі яких вона розробляє власний пакет організаційних, нормативних і методичних документів. У них закріплюються насамперед обрані в установі організаційні форми діловодства, структура служби діловодства, її посадовий склад, порядок документування, технологія роботи з документами.