Комунікативні якості тексту документа

Текст, як головний елемент будь-якого документа, має чітко й переконливо відбивати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити докази, висновки.

Як факт мовлення текст являє собою окремий індивідуальний (або колективний) твір, продукт мовлення. За психологічними ознаками текст становить одиницю, яка виражає судження. З інформаційного погляду текст є цілісним і зв'язним повідомленням, складеним для передачі та збереження інформації.

Проблеми відтворення специфіки ділового тексту безпосередньо пов'язані з вибором способів, прийомів передачі компонента одиниць різних рівнів мови - ділової, термінологічної лексики, словотворчих засобів, синтаксичних структур тощо.

Основними рисами тексту ділових документів є [125]:

• - нейтральний тон викладу змісту лише у прямому значенні;
• - точність та ясність повинні поєднуватися з лаконічністю, стислістю та послідовністю викладу фактів;
• - документальність (кожний папір повинен мати характер документа), наявність реквізитів, котрі мають свою черговість, що дозволяє довго зберігати традиційні стабільні форми;
• - наявність усталених одноманітних мовних зворотів, висока стандартизація вислову;
• - сувора регламентація тексту.

Специфіка офіційно-ділового листування полягає в тому, що незалежно від того, хто є безпосереднім укладачем документа й кому безпосередньо його адресовано, офіційним автором та адресатом документа майже завжди є організація в цілому.

На думку вчених, визначальна функція тексту - бути засобом соціальної комунікації в усіх сферах суспільного життя. Від умілого, грамотного, логічно послідовного викладу матеріалу залежить культура писемного ділового мовлення.

Саме текст і фактична реалізація його - це та проблема вироблення культури письма, розв'язання якої передбачає знання законів логічного й лексичного сполучення слів, уміння користуватися словесними формулами, розрізняти стильові особливості текстів, добирати до них відповідний мовний матеріал.

Текст повинен мати такі комунікативні якості: стислість, послідовність викладу матеріалу, лаконічність, смислову точність, логічність, об'єктивність, простоту, виразність мови і стилю, влучність думки тощо. Вони знаходять своє вираження в мовних конструкціях і словесних формулах текстів різного рівня стандартизації (звіт, діловий лист, акт, договір, наказ тощо), у логічних елементах.

Основні елементи тексту документа

Підготовка текстової частини документа - одна з найважливіших операцій, що визначає культуру документування.

Текст (лат. - тканина, зв'язок, побудова) - висловлювання, що складається з певної кількості речень, має структурну і змістову завершеність. До ознак тексту відносяться: визначена кількість речень та наявність теми і основної думки; послідовність та завершеність викладу; граматичний і змістовий зв'язок між реченнями.

Текст документа складається з логічних елементів: вступу, доказу та закінчення.

Вступ готує адресата до сприймання теми (подається історія питання, зазначається привід, що став підставою створення документа і тому подібне).

Доказ містить суть питання (докази, міркування, пояснення, які можуть супроводжуватися цифрами, розрахунками, посиланнями на законодавчі акти, інші аргументи).

У закінченні формулюється мета, заради якої складено документ. Воно може бути як активним, так і пасивним. Активне закінчення точно зазначає, яку дію мусить виконати адресат, пасивне - інформує його про якийсь факт, обставину тощо.

Ділове текстотворення має необмежені можливості для реалізації мовленнєвої культури в різних ситуаціях, для аналізу мовних засобів (лексичних, граматичних, стилістичних), для формування умінь і навичок мовленнєвої діяльності, оскільки:

• - тексти документів містять повідомлення про факти, явища суспільного життя: оцінку ділових і моральних якостей фахівців різних галузей народного господарства; звіти, інформацію про роботу; конкретні, реальні пропозиції;
• - тексти документів уможливлюють спостереження різноманітних засобів мовлення, відповідність їх цілям, умовам ситуації; аналіз структури мовлення з урахуванням його комунікативних якостей; виявлення функцій мовлення (комунікативної, волюнтативної тощо), створюючи на їхній основі лексико-тематичні групи;
• - тексти документів дають змогу формувати оцінне ставлення, критичну чи позитивну думку щодо мовного оформлення тексту; додержання основних правил його складання; виконувати лінгвістичний аналіз, орієнтуючись на види документів, структуру тексту, його семантику; свідомо оволодівати змістом тексту залежно від спеціальності, фаху тощо;
• - тексти документів спрямовані на формування практичних умінь і навичок їх оформлення; на компонування його логічних частин; на вироблення умінь професійно грамотно оцінювати комунікативні можливості текстів документів, з якими працюватиме майбутній фахівець у певній сфері виробничої діяльності.

У практиці сучасного діловодства вироблено загальні вимоги до створення текстів документів, основні правила, які забезпечують реалізацію комунікативних якостей ділового мовлення, додержання лексичних, граматичних та стилістичних норм.