ОФОРМЛЕННЯ СЛУЖБОВОГО ДОКУМЕНТА

Побудова формуляр-зразка документа

Визначення поняття реквізит документа

Важливе місце в діловодстві посідають правила створення службових документів, що включає складання тексту та оформлення службового документа.

Термін "реквізит" латинського походження, що перекладається як "потреба". У Середньовічній Італії ним означали необхідні й обов'язкові елементи боргових зобов'язань, цінних паперів, у першу чергу векселів.

У термінологічному словнику слово "реквізит" подається як обов'язковий елемент офіційного документа. За Національним стандартом ДСТУ 2732:2004, реквізит службового документа -. це інформація, яку зафіксовано в службовому документі для його ідентифікування, організування обліку і (або) надання йому юридичної сили [69].

Фіксація реквізитів службового документа - це його оформлення за встановленими правилами документування, тобто вимогами та нормами, що регламентують порядок створення службових документів.

Правила оформлення документів закріплені в Типовій інструкції з діловодства, що затверджена відповідною постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2012 року, далі Типовій інструкції [40].

Оформляють реквізити відповідно до формуляра-зразка згідно Національного стандарту України "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система ОРД. Вимоги до оформлення документів. ДСТУ 4163 - 2003" [66].

Враховуючи те, що Типова інструкція, як нормативно-правовий акт, має обов'язковий характер, а стандарт ДСТУ 4163-2003 - лише рекомендаційний й підлягає перегляду через деякий час - уразі визначення найменування реквізитів керуватись саме Типовою інструкцією.

Визначення поняття формуляр-зразок документа

Формуляр-зразок (від латинського) - єдина модель побудови комплексу документи", яка встановлює галузь використання, формати, розміри берегів (полів), вимоги до побудови конкретної сітки та сукупність властивих їм, розташованих у сталій послідовності.

Формуляр-зразок має вигляд креслення, що містить план розміщення реквізитів та опис цих реквізитів. Він будується для сукупності документів, що об'єднані за функційним призначенням та рівнем використання:

Формуляр-зразок має містити всі реквізити та необхідну для їх розміщення площу. Як уже згадано, в ДСТУ 3844-99 зафіксовано основні вимоги до побудови формуляра-зразка, у тому числі визначено формати паперу, службові береги, вимоги до робочої площі, побудови конструкційної сітки. Зокрема, формат паперу визначають на основі складу та підсумкової площі, що охоплюють реквізити документа, які мають бути раціонально розташовані на аркуші.

Основними у цьому стандарті є такі формати:

• - АЗ (297 х 420) мм;
• - А4 (210 x 297) мм;
• - А5Ь(210х148)мм.

Запис формату з літерою Ь означає, що довший бік аркуша паперу є паралельним напрямку читання або написання. Для окремих форм документів, що встановлюють міністерства (інші відомства) - розробники УСД, дозволено застосування інших форматів паперу.

Для полегшення складання уніфікованих форм документів рекомендовано розмічати робочу площу вертикальними та горизонтальними лініями, що утворюють конструкційну сітку. Відстань між сусідніми вертикальними лініями конструкційної сітки залежить від характеристик друкувальних засобів.

У розділі "Вимоги до розроблення уніфікованих форм документів" ДСТУ 3844-99 зазначено, що уніфіковані форми документів, як правило, розробляють і доповнюють у разі використання нових показників для вирішення завдань управління.

Реквізити уніфікованих форм документів розташовують на основі формуляра-зразка (див. додаток 1.2 та 1.3).

В подальшому у цьому посібнику найменування реквізитів подано згідно Типової інструкції, а в скобках (для порівняння) - згідно стандарту ДСТУ 4163-2003.