Складання розкладів
Розклад - це об'ява про час, місце і послідовність виконання чого-небудь.
Складається розклад, наприклад, для врегулювання питань проведення занять в навчальному закладі й містить найменування дій, термінів їх виконання.
Підготовка правил
Правила - це службові документи організаційного характеру, в яких викладаються настанови або вимоги, що регламентують визначений порядок яких-небудь дій, поведінки юридичних чи фізичних осіб, тощо.
За формою і змістом вони схожі на інструкції, іноді є їх складовою частиною (наприклад, правила оформлення вихідних документів входять до інструкції з діловодства).
Реквізити правил: назва установи (організації); реєстраційний індекс документа; дата документа; місце видання документа; гриф затвердження документа; назва документа (правила); заголовок до тексту документа (короткий зміст правил); текст документа (може поділятися на пункти); гриф погодження документа; візи документа.
Виконання правил обов'язкове для кожного, кого вони стосуються, тому їх можна віднести до правових документів. Так, затверджені Постановою Кабінету Міністрів України Правила дорожнього руху згідно із Законом України "Про дорожній рух" встановлюють єдиний порядок дорожнього руху по всій території країни.
Інші нормативні акти, що стосуються особливостей дорожнього руху, повинні розроблятися відповідно до вказаних правил.
Аналогічно правила внутрішнього розпорядку установи мають на меті зміцнення трудової й виконавської дисципліни, досконалу організацію праці та відпочинку, повне й раціональне використання робочого часу, підвищення якості й продуктивності праці. Вони обов'язкові для виконання всіма співробітниками установи.
Згідно статті 142 КЗпП Правила внутрішнього розпорядку мусять бути затверджені трудовим колективом (на практиці - зборами або конференцією) за поданням власника чи уповноваженого ним органу або виборного органу первинної профспілкової організації.
Скорочений варіант правил внутрішнього трудового розпорядку (лише те, шо стосується кадрових рішень) наведено в додатку 4.18.
Подібні до правил рекомендації, пам'ятки, регламенти, методичні вказівки.
Укладання договорів
Договір - це документ, що фіксує домовленість між двома чи кількома сторонами про встановлення визначених відносин і регулює ці відносини; має відповідати закону і за змістом, і за формою. Це двостороння угода, в якій висловлена воля двох або більше сторін, що спрямована на досягнення певного правового результату: виникнення, зміну, припинення обов'язків чи правовідносин сторін.
Вважають укладеним договір тоді, коли сторони досягли згоди з усіх пунктів і оформили необхідну документацію. Необхідно звернути увагу на досить досвідчене, локалізоване, централізоване та законодавчо-свідоме вирішення цивільних і господарських спорів, що ґрунтувались на договірних засадах в стародавній Італії, яка знаменується своєю давньою культурою й унікальним вкладом у європейську цивілізацію. Як зазначається в джерелах, первісне римське цивільне право суворо стежило за дотриманням букви договору. Він мав бути суворо дотриманий у будь-якому випадку, навіть якщо недобросовісність однієї зі сторін контракту була очевидною усім, включаючи самих суддів.
Варто відмітити також, що договір не є в чистому вигляді організаційним документом. Як правило, договір містить взаємні права та обов'язки сторін в економічних, політичних та інших правовідносинах, що й дозволяє віднести договір до організаційної документації.
Договір може укладатись між державними, кооперативними або громадськими організаціями, підприємствами чи установами, а також громадянами. Якщо в договірні відносини вступають організація (підприємство) та громадянин, то договір називають трудовою угодою. Складаються договори у декількох примірниках і засвідчуються відбитками печаток установ чи організацій, сторін договору.
Різноманітність господарської діяльності обумовлює широке коло господарських договорів. Кожному господарському договорові властиві і загальні риси цієї правової категорії, і ознаки, притаманні саме цьому виду господарських договорів. Для розмежування договорів застосовують різного роду класифікації, основною яких є їх певні властивості.
Більш детально питання документування договірних зобов'язань зі зразками оформлення документів розкрито в третій книзі авторської серії посібників "Культура діловодства" під назвою "Документування в підприємницькій сфері"
