Склад реквізитів формуляр-зразка документа

Склад реквізитів формуляр-зразка документа подано в таблиці 2.1. Найменування реквізитів вказано згідно ДСТУ 4163-2003 та Типової інструкції (для тих реквізитів, найменування яких змінено), яка, як нормативно-правовий акт, має обов'язковий характер.

Таблиця 2.1. Найменування реквізитів документа

№	Найменування реквізитів згідно ДСТУ 4163-2003		Найменування окремих реквізитів згідно Типової інструкції
1.	Зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим
2.	Зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування)
3.	Зображення нагород
4.	Код організації		Код установи
5.		Код форми документа
6.		Назва організації вищого рівня		Найменування установи вищого рівня
7.		Назва організації		Найменування установи
8.		Назва структурного підрозділу організації		Найменування структурного підрозділу установи
9.		Довідкові дані про організацію		Довідкові дані про установу
10.		Назва виду документа
11.		Дата документа
12.		Реєстраційний індекс
13.		Посилання на реєстраційний індекс і дату документ, на який дають відповідь		Посилання на реєстраційний індекс і дату
14.		Місце складання або видання документа
15.		Гриф обмеження доступу до документа
16.		Адресат
17.		Гриф затвердження документа
18.		Резолюція
19.		Заголовок до тексту документа
20.		Відмітка про контроль
21.		Текст документа
22.		Відмітка про наявність додатків
23.		Підпис
24.		Гриф погодження документа
25.		Візи документа
26.		Відбиток печатки
27.		Відмітка про завірення копії			Відмітка про засвідчення копій документів
28.		Прізвище виконавця і номер його телефону
29.		Відмітка про виконання документа і направлення його до справи			Відмітка про виконання документа
ЗО.		Відмітка про наявність документа в електронній формі			Відмітка про наявність копії документа в електронній формі
31.		Відмітка про надійдення документа до організації від адресанта			Відмітка про надходження документа до установи
32.		Запис про державну реєстрацію

Незважаючи на розходження в найменуванні окремих реквізитів вимоги Типової інструкції до їх змісту та їх розташування цілком відповідають вимогам ДСТУ4163-2003.

Усі реквізити в одному документі бути не можуть, оскільки деякі з них взагалі не можуть бути використані. Наприклад, у службовому листі не має реквізитів "назва документа", "гриф затвердження"; в автобіографії не має реквізитів "адресат" чи "індекс документа" тощо.

Постійні та змінні реквізити документа

Реквізити службового документа поділяються на постійні та змінні.

Постійні реквізити наносять тоді, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа.

До постійних реквізитів відносяться:

o назва документа;
o код форми (за ДКУД);
o назва установи (організації) - видавця документа ;
o код установи (організації) - видавця документа (за "Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України");
o дата;
o обов'язкові реквізити для конкретного виду документа;
o підпис.

Змінні реквізити додатково наносяться на той чи інший документ під час його складання.

Додатковими реквізитами формуляра-зразка рекомендовано вважати:

o адресу установи (організації)- видавця документа;
o назву одержувача документа;
o періодичність подання документа та/або термін його подання;
o гриф затвердження форми документа.

Склад додаткових реквізитів формуляра-зразка визначається нормативними документами, що розроблені або узгоджені з міністерствами (іншими центральними органами виконавчої влади, державними органами) - розробниками відповідних уніфікованих форм документів.

Наприклад, нормативні акти міністерств, інших органів державної виконавчої влади, органів господарського управління та контролю, що зачіпають права, свободи й законні інтереси громадян або мають міжвідомчий характер, підлягають державній реєстрації у Мінюсті України, Мінюсті Автономної Республіки Крим, обласних, Київському та Севастопольському міських управліннях юстиції повинні мати реквізит "номер державної реєстрації".

Поздовжнє та кутове розміщення реквізитів.

Поздовжнє розміщення реквізитів доцільне тоді, коли назва установи складається з великої кількості слів і не може розміститись на місці, відведеному для кутового штампа.

Кутове розміщення реквізитів більш доцільне, оскільки праворуч від штампа на вільному місці можна заповнити реквізити "адресат", "резолюція", "затвердження", "гриф обмеження доступу до документа". Для документів з високим рівнем стандартизації виготовляють бланки, які містять трафаретний текст.

Розглянемо найзагальніші правила оформлення перелічених в табл. 1.1. реквізитів.