Підготовка регламентів

Регламент - це організаційно-правовий акт, який регулює організаційні та процедурні питання діяльності установ та підвідомчих підрозділів, а також організацій, що належать до сфери їх управління.

Широкого розповсюдження регламенти набули в діяльності органів місцевого самоврядування. Так, типовий регламент місцевої державної адміністрації, містить такі розділи:

o Загальні положення.
o Планування роботи місцевої держадміністрації.
o Організація роботи апарату місцевої держадміністрації.
o Кадрова робота.
o Організація роботи з документами та контролю за їх виконанням.
o Організація звернень громадян та проведення особистого прийому громадян.
o Організація правового забезпечення діяльності держадміністрації.
o Консультативні, дорадчі та інші допоміжні органи, служби і комісії місцевої держадміністрації.
o Порядок підготовки та проведення нарад.
o Порядок внесення та розгляду проектів розпоряджень голови місцевої держадміністрації.
o Публічне обговорення проекту розпорядження голови місцевої держадміністрації.
o Взаємовідносини місцевої держадміністрації з іншими органами державної влади та органами місцевого самоврядування.

Згідно зазначеного документу організована діяльність та вирішуються процедурні питання в обласних, Київській та Севастопольській міських, районних та районних у містах Києві та Севастополі державних адміністраціях.

Складання інструкцій

Інструкція - це зведення правил, детальні настанови, приписи керівного органу чи особи службовим особам або органам, обов'язкові для виконання.

Інструкція - підзаконний правовий акт, що видається з метою роз'яснення і визначення порядку застосування законодавчого акту, наказу міністра чи керівника іншого державного органу. В широкому розумінні цього слова - це може бути вказівка технічного порядку (правила користування механізмом чи спосіб виконання якої - небудь технічної роботи тощо)

Інструкція є документом, у якому викладено правила, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності і стосунків установ, службових осіб, наприклад:

"Інструкція про порядок розробки...", "Інструкція про впровадження..."

Розрізняють відомчі й міжвідомчі інструкції. До відомчих інструкцій належать інструкції, обов'язкові для системи одного відомства (міністерства). Відомчі інструкції бувають:

- посадові;
- з техніки безпеки;
- з експлуатації обладнання та ін.

Міжвідомчими називають інструкції, які видаються спільно двома або кількома організаціями різних систем. Такі інструкції обов'язкові для установ, організацій і підприємств цих систем, щодо застосування спільних постанов, рішень, розпоряджень і наказів.

Інструкція затверджується вищими органами або керівниками організацій (чи їхнім наказом із зазначенням номера та дати видання). На інструкції може бути помітка про те, що вона є додатком до розпорядчого документа.

При затвердженні інструкції розпорядчим документом у ньому встановлюється термін введення інструкції, зазначаються відповідальні виконавці, а також способи та порядок виконання тих чи інших видів робіт (відхилення від дій, передбачених пунктами інструкції, не дозволяються й кваліфікуються як порушення дисципліни).

Інструкція має такий формуляр: назва організації автора документа, назва виду документа (інструкція); гриф затвердження документа; заголовок до тексту документа; дата документа; реєстраційний індекс документа; місце видання документа; короткий зміст (заголовок до тексту документа); текст документа; посада та прізвище особи, відповідальної за її складання; підпис; візи документа.

Текст інструкції повинен мати вказівний характер, для чого вживають формулювання "повинен", "слід", "необхідно", "не дозволено".

Текст інструкції має бути стислим, точним, зрозумілим, оскільки він призначений для постійного користування. Його подають в логічній послідовності, групують за розділами, яким іноді дають підзаголовки, поділяють на параграфи (позначаються арабськими цифрами). При цьому зручніше користуватися наскрізною нумерацією.

Розділи великих за змістом інструкцій позначають римськими цифрами, а пункти - арабськими. Структуру тексту типової інструкції наведено в додатку 4.16.

Окрему групу інструкцій становлять посадові інструкції.

Посадова інструкція - це організаційно-правовий документ, у якому визначено основні завдання, обов'язки, права і відповідальність працівника при виконанні ним роботи на певній посаді. Це документ, що визначає організаційно-правове становище працівника у структурному підрозділі і забезпечує умови його ефективної праці.

Без посадової інструкції неможливо підвищувати кваліфікаційні розряди працівникам, які успішно виконують професійні чи посадові завдання та обов'язки, норми праці, творчо та сумлінно ставляться до виробничих доручень і вимог інструкції. Розробляють посадову інструкцію для певної посади, назва якої має відповідати Національному класифікатору України "Класифікатор професій" ДК 003:2010 [ 144].

Посадова інструкція може бути оформлена на загальному бланку організації або на чистих аркушах паперу.

Складається посадова інструкція з таких розділів:

o загальні положення;
o функції;
o обов'язки;
o права;
o взаємовідносини (зв'язки за формою);
o відповідальність працівника;
o оцінка працівника.

У загальній частині тексту інструкції зазначають: основні посадові обов'язки працівника; порядок займання посади; кваліфікаційні вимоги; кому підпорядковується і що повинен знати; основні документи, якими треба керуватися.

У розділі "Функції" вказують предмет, зміст і перелік видів робіт.

Інструкцію затверджує керівник установи (організації). На ній робиться помітка про те, що вона є додатком до розпорядчого документа.

В разі затвердження інструкції наказом у ньому вказується термін введення інструкції, необхідні заходи та виконавці. Більш детальніше про особливості створення інструкції можна знайти в посібнику "Кадрове діловодство" авторської серії книг "Культура діловодства".

Формуляр-зразок посадової інструкції наведено в додатку 4.17.