Типові і профільні службові документи
Весь обсяг службових документів умовно можна поділити на типові і профільні (фахові).
Типові документи притаманні як юридичній особі, так і фізичній особі-підприємцю. Це внутрішньообігові управлінські документа (організаційно-розпорядчі, планові, звітно-статистичні, обліково-фінансової звітності тощо), що забезпечують функціонування юридичної особи, а також, наприклад, документи з пожежної безпеки та охорони праці. Ці документи забезпечують виконання функції керування і створюються в усіх або більшості юридичних осіб. Тому класи управлінської документації визначають як міжвідомчі, інфраструктурні.
Профільні (фахові) документи створює (отримує) юридична чи фізична особа-підприємець відповідно до профілю своєї діяльності (наука, освіта, економіка, охорона здоров'я, політична діяльність, військова справа, охорона громадського порядку, судова діяльність тощо). Профільні службові документи постають на підставі організаційних та планових документів, доручень керівних органів, а також відповідно до офіційно прийнятих у галузі або сфері діяльності уніфікованих форм документів (у тому числі бланків документів) та методик щодо їх оформлення.
Профільні і типові документи складають відповідно інфраструктурну (управлінську) та галузеву (фахову) системи документації.
А. Інфраструктура (управлінська) система документації
Управлінську документацію можна поділити на три блоки - загальний, економічний та кадровий, які призначені для реалізації управлінських функцій в окремих відособлених корпоративних системах від відомства до підприємницької структури (див. рис. 1.3).
Рис. 1.3. Складові управлінської документації
Загальний блок включає організаційно-розпорядчу, первинно-облікову, звітно-статистичну та словниково-довідкову системи документації.
Назви та позначення уніфікованих форм документів зазначених класів документації, в тому числі кадрових документів, що входять до класу уніфікованих систем документації (УСД), можна знайти в класифікаторі ДК 010-98: ДКУД - Державний класифікатор управлінської документації [65].
Найбільш поширеною з існуючих функціональних систем документації є організаційно-розпорядча документація (ОРД), що використовується всіма установами, організаціями, підприємствами різних галузей господарства на різних рівнях управління, оскільки в ній відображається організаційна діяльність, спрямована на реалізацію основних функцій управління.
Економічний блок управлінської документації на рівні підприємства може включати бухгалтерсько-облікову документацію, фінансову, планову, які містять свої підкласи.
Не можна вважати управлінськими класи торговельної, зовнішньоторговельної, банківської, ресурсної, цінової документації, документації з побутового обслуговування населення, словниково-довідкової документації. Ці специфічні види документації, що створюють у відповідних профільних установах, розробники ДКУД розглядали як управлінські в загальнодержавному масштабі. При підготовці нового класифікатора управлінської документації потребує перегляду, як вважає проф. С.Г. Кулешов [107], також склад звітно-статистичної документації, яка переважно відображає склад службових документів, що відкладаються тільки в Державному комітеті статистики України та не є типовими для більшості юридичних осіб.
Віднесення до окремого блоку кадрової документації, яка лежить в основі роботи з кадрами, уможливлює систематизацію функцій працівників кадрових служб з питань документаційного забезпечення управління персоналом, дозволяє уніфікувати та стандартизувати її види, починаючи з забезпечення функцій первинного обліку працівників, підготовки організаційно-розпорядчої документації, ведення особової документації, звітно-статистичних документів й закінчуючи створенням виконавчої документації, як продукту діяльності служби.
Окрім зазначених блоків документації до складу управлінської документації корпорації (організації) необхідно віднести: нормативно-правовий блок систем документації, що містить нормативно-правові документи та блок документації, щодо обслуговування та захисту інформаційних систем.
Б. Галузева (фахова) система документації
Складові системи фахової документації (див. рис. 1.4) можна розбити на шість блоків, а саме: базовий (соціально-значимий),
Рве 1.4. Блоки фахової (галузевої) документації
соціально-політичний, господарський, фінансовий, праводіловий та природничий. Кожна з вказаних систем може містити свої підсистеми, які, в свою чергу, є самостійними системами документації по відношенню до їх структурних складових.
Так, базовий блок можна подати як сукупність систем документації, що утворилися в результаті функціонування "базових" соціально-значимих сфер соціальної діяльності, й спрямовані на забезпечення такого функціонування.
До базового блока систем фахової документації можна віднести такі соціально-значимі системи документації як наукову і навчальну, законодавчу і нормативну, правову і військово-оборонну, а також системи документації в сфері культури і сфері охорони здоров'я.
Як його складову можна також розглядати соціально-політичний блок, до якого віднести дипломатичну, внутрішньополітичну та соціологічну документацію.
До господарського блоку систем документації можна віднести підблок систем виробничої документації, що включає такі системи галузевої документації: будівельну, машинобудівну, транспортну та систем зв'язку, енергетичну, виробництва товарів, аграрну, житлово-експлуатаційну, аерокосмічну і підблок систем документації невиробничої сфери: торгівельну, зовнішньоторговельну, митну тощо. Безперечно, ряди кожного підблоку можна продовжити. Наприклад, до блоку господарської документації можна додати ліцензійну, інвестиційну системи документації.
Зазначені галузеві системи документації містять свої системи фахової документації. Так, до системи зовнішньоторговельної документації можна віднести оперативно-комерційну, транспортну, , страхову, мотну документацію, тобто документацію за тим чи іншим напрямом трудової діяльності працівників, їх фахом (див. рис. 1.5). Кожна з перерахованих систем документації містить властиві їй види документів.
Фінансовий блок систем документуй можна класифікувати подібним чином й включити до нього банківську, страхову системи
Рис. 1.5. Складові зовнішньоторговельної документації
документації, документацію кредитних установ і т.п. В свою чергу банківську документацію можна класифікувати за місцем і порядком складання, змістом і характером операцій, порядком складання та призначенням. Праводіловий блок систем документації містить в своєму складі судову, нотаріальну, адміністративно-правову, кримінально-процесуальну та цивільно-реєстраційну системи документації.
До природничо-наукового блоку систем документації можна віднести документацію про природу як об'єкт людської діяльності. До складу цієї численної системи документації можна віднести картографічну, геодезичну, гідрологічну, ґрунтознавчу, екологічну, метеорологічну та інші системи допоміжної документації, що забезпечують функціонування державних інституцій і розвиток суспільства в цілому.
Безперечно, склад наведених систем документації не охоплює всієї різноманітності сфер діяльності, кожна з них має певні сукупності видів документів, а деякі можуть містити низку систем документації, які постійно доповнюються новими номіналами.
Вважаючи на потреби електронного документообігу й необхідність кодування профільних службових документів, знов ж таки, необхідно погодитись з пропозицією проф. С.Г. Кулешова, що в Україні має бути з ініційоване розроблення міністерствами, іншими державними органами класифікаторів УФД класів відомчої (галузевої, профільної) документації, які не є складовими ДКУД.
