Управління проектами

Сутність проектного підходу до управління організацією.

На початку самостійного опанування даного питання насамперед необхідно усвідомити сутність поняття проекту. У вітчизняній літературі, тлумачення проекту включає всі види діяльності, починаючи від зміни іміджу до будівництва та експлуатації атомної електростростанції.

Проект - це комплекс взаємопов'язаних заходів, розроблених для досягнення певних цілей протягом заданого часу при встановлених ресурсних обмеженнях [30, с.10].

У закордонній літературі різноманітність підходів до поняття "проект" пояснюється передусім різними методологічними підходами. Наведемо кілька з них. Англійська асоціація проект-менеджерів дає наступне визначення.

Проект - це окреме підприємство з конкретними цілями, які часто включають вимога до часу, вартості та якості результатів, що досягаються певне завдання з визначеними вихідними даними й встановленими результатами (цілями), що обумовлюють спосіб його вирішення.

В тлумачному словнику з управління проектами дано широке тлумачення

Проект - це певне підприємство з початкове встановленими цілями, досягнення яких означає завершення проекту

Найважливішими складовими тлумачення проекту є чітка орієнтація на результативність заходів, необхідність їх досягнення у визначений проміжок часу в умовах обмеженості ресурсного забезпечення.

Проект - одноразовий комплекс взаємопов'язаних заходів, спрямований на задоволення визначеної потреби шляхом досягнення конкретних результатів при встановленому матеріальному (ресурсному) забезпеченні з чітко визначеними цілями протягом заданого періоду часу [129].

Слід зазначити, що необхідно відрізняти поняття "проект", "план", "програма", які іноді неправомірно ототожнюють [6].

План - це фіксація системи цілей, задач і засобів, які передбачають спрямовану зміну ситуації при передбаченому стані середовища.

Програма - це запланований комплекс економічно-соціальних, науково-дослідницьких заходів, спрямованих на досягнення генеральних цілей або реалізацію певного напряму розвитку.

У процесі самостійного вивчення варто звернути увагу на різницю у функціонуванні підприємства і проекту [6].

Таблиця 7.1. Різниця у функціонуванні підприємства і проекту

Аспект діяльності	Підприємство	Проект
Характер діяльності	Діяльність, що постійно повторюється	Разове виконання конкретної роботи
Ступінь інтенсивності використання ресурсів	Відносно низька інтенсивність використання ресурсів	Висока інтенсивність ресурсоспоживання
Тип проблем, що вирішуються	Рутинні проблеми, які часто зустрічаються у практиці роботи	Унікальні проблеми, які потребують виняткового вирішення, що не мас аналогів
Персонал, залучений до роботи	Сталий колектив, налагоджені зв'язки між усіма учасниками	Тимчасовий колектив, можлива ротація кадрового складу
Ціна допущених помилок	Достатньо низька ціна управлінських прорахунків	Висока плата за припущені помилки
Використання накопиченого досвіду	Постійна можливість повернення до досвіду минулого	Необхідність пошуку оригінальних методів вирішення проблем

Процес функціонування організації та проект значною мірою відрізняються один від одного (див. табл. 7.1) за такими критеріями, як: тип проблем, що вирішуються; характер діяльності; ступінь інтенсивності використання ресурсів; можливість використання накопиченого досвіду; ціна помилок і т. ін.

Подальшу роботу над темою доцільно спрямувати на розгляд ознак проекту.

До основних ознак проекту належать:

1. Кількісна вимірюваність.

Це означає, що всі витрати і вигоди від проекту повинні бути визначені кількісно, оскільки аналітик дає оцінку проекту, спираючись на цифри.

2. Часовий горизонт дії.

Жодний проект не може існувати без обмежень у часі, в яких є дві цілі:

-> перша - визначення періоду, під час якого успіх або невдача проекту можуть бути визначені;

=> друга - оцінка реальної цінності фінансових витрат і вигод неможлива без урахувань обмежень у часі.

3. Цільова спрямованість.

Проект завжди направлений на досягнення якоїсь конкретної мети, задоволення якоїсь потреби.

Таке спрямування припускає, що є бажаний виміряний результат, якого можна досягнути за визначений термін.

4. Життєвий цикл.

Кожний проект, незалежно від його складності та обсягу дій, необхідних для його виконання, проходить у своєму розвитку визначені форми стану від задуму до реалізації.

5. Системне функціонування проекту, елементний склад.

Між елементами проекту існує взаємозв'язок. Проте склад проекту не завжди залишається незамінним: деякі його елементи можуть з являтись або виходити з нього.

6. Існування в певному зовнішньому середовищі,

елементи якого мають значний вплив на проект. Тому проект треба аналізувати обов'язково з урахуванням умов середовища, в якому він здійснюватиметься.

Подальшу роботу над темою доцільно спрямувати на розгляд взаємовпливу проектів. Залежно від взаємовпливу розрізнюють такі види проектів |45|:

o незалежні;
o взаємовикликаючі;
o умовні
o заміщуючі
o синергетичні

Особливий інтерес під час самостійного вивчення становить різноманітність проектів, що зустрічаються. Слід зазначити, що проекти можна класифікувати за різними критеріями (див. рис. 7.1) 16,129,132]:

за класом проекту (складом і структурою самого проекту та його предметної галузі): монопроект - окремий проект різних типів, видів та масштабів; мульти проект - комплексний проект, що складається з ряду монопроектів і потребує застосування багатопроектного управління; мегапроект - цільові проірами розвитку регіонів, галузей та інших утворень, які включають до свого складу ряд моно- і мультипроектів;Самостійну роботу над темою належить продовжити спрямовуючи зусилля на з'ясування середовища проекту, оскільки життєздатність проекту максимально залежить від середовища в якому проект виникає, існує і завершується. Як правило, до факторів найближчого оточення проекту належать сфери фінансів, збуту, виробництва, матеріального забезпечення, інфраструктури, а також керівництво підприємства, оскільки саме воно визначає цілі та основні вимоги щодо проекту, його реалізації, методів управління (див. табл. 7.2).

Оточення проекту - це чинники, що впливають на його підготовку та реалізацію.

Враховуючи, що проект реалізується зазвичай у конкретному середовищі, слід мати на увазі й зовнішні фактори, в яких він реалізується. Такими факторами є |6|: політичні, економічні, соціальні, правові, науково-технічні, культурологічні, інфраструктурі, природні та екологічні.

Класифікація проектів

Рис. 7.1. Класифікація проектів

Таблиця .7.2. Характеристика сфер найближчого оточення проекту

Сфера	Ступінь можливого впливу
Фінансова	Визначає бюджетні межі проекту з урахуванням кошторису для виробництва продукту та покриття витрат на проект, а також способи й джерела фінансування проекту
Виробнича		Пов'язана з ринком засобів виробництва Висуває специфічні вимоги до проекту, наприклад: рекомендації з використання технологій та устаткування, вимоги щодо завантаження ділянок виробництва, що простоюють, відмова від певних технологічних процесів, узгодженість вимог до проекту з можливостями ринку засобів виробництва та ін.
Збутова		Формує важливі вимоги та умови до проекту, пов'язані з ринком збуту та визначені рішеннями покупців, наявністю та діями конкурентів
Матеріального забезпечення		Пов'язана з ринком сировини та напівфабрикатів і формує вимоги до проекту, що випливають з можливості забезпечення сировиною, матеріалами й устаткуванням за прийнятними цінами
Кадрового забезпечення		Визначає вимоги до кадрового потенціалу організацій, які беруть участь у розробці проекту, його здійсненні та експлуатації, рівня професіоналізму менеджерів і команди, яка управляє проектом
Інфраструктурна		Висуває вимоги до проекту та його забезпечення, оскільки пов'язана з ринком послуг та різноманітним сервісом. Сюди належать вимоги до реклами, транспорту, зв'язку, телекомунікації, інформаційного і різного виду інженерного та іншого забезпечення

Важливо однак звернути увагу на першорядне значення внутрішнього середовища, оскільки саме воно сприяє чи навпаки заважає досягненню поставлених цілей проекту. Розглянемо найбільш значущі з них [6]:

економічні умови - пов'язані з кошторисом і бюджетом проекту, цінами, податками та тарифами, ризиком і страхуванням, стимулами, пільгами та іншими економічними факторами, що діють всередині проекту та визначають його основні вартісні характеристики;

Основні учасники проекту

Рис. 7.2. Основні учасники проекту

соціальні умови - характеризуються забезпеченням стандартних умов життя для учасників проекту, рівнем заробітної плати, наявністю комунальних послуг, наданням соціальних умов (школи, дитячі садки, медобслуговування, умови для відпочинку та ін.); умови праці і техніки безпеки, страхування та соціальне забезпечення і т. ін.;

стиль керівництва проектом - визначає психологічний клімат та атмосферу в команді проекту, впливає на її творчу активність і працездатність;

організація проекту- визначає співвідношення між основними учасниками проекту, розподіл прав, відповідальності та обов'язків та впливає на успіх здійснення задуму. Команда проекту є "мозковим центром", мотором та виконавчим органом проекту, від якого залежать його прогрес та успіх;

методи та засоби комунікації- визначають повноту, вірогідність та оперативність обміну інформацією між зацікавленими учасниками проекту. По суті це - нервова система проекту, від ступеня досконалості якої залежить його успіх.

Студенти вивчаючи це питання мають знати, що склад учасників проекту, їх ролі, розподіл функцій і відповідальності залежать від типу, виду, масштабу й складності проекту, а також від фаз його життєвого циклу.

Важливе значення в самостійному освоєнні теми має розгляд функцій деяких учасників проекту (рис 7.2.).

Учасниками управління проектами є юридичні та фізичні особи, які зобов'язані виконати деякі дії, передбачені проектом та інтереси яких будуть задіяні при реалізації проекту.