Застосування таблиць

Таблиця - документ, що містить цифрові дані, є компактною наочною формою висвітлення фактичного матеріалу. Застосовуються таблиці для зручності порівняння показників.

Заголовок таблиці має бути коротким і відображати зміст. Пишеться він посередині, з великої літери. Розділові знаки (крапка й двокрапка) в кінці заголовків і підзаголовків таблиць не ставляться.

Слово "Таблиця" зазначають один раз, вгорі праворуч. Знак № не ставиться, лише цифра.

Графа "Номер по порядку" вводиться лише тоді, коли є посилання на певні компоненти. Знак № не подвоюється, а пишеться так: № пор. Графи таблиці заповнюються відповідними даними. Класи цифр у графах розташовуються у колонці один під одним. При повторюванні заміняти цифри "лапками" не дозволяється. Це ж стосується й знака процента, номерів позначень марок матеріалів тощо. Наведемо зразок.

Таблиця 1. Види теплоізоляційних матеріалів

Всі таблиці в тексті (за винятком таблиць у додатках) нумерують у порядку розміщення арабськими цифрами. Подають таблицю відразу під текстом, в якому вона вперше згадується, або на наступної! сторінці.

Якщо таблиця велика і не розмилується на форматі сторінки, її можна поділити на частини. Над кожною наступною частиною пишуть "Продовження таблиці..." або "Закінчення таблиці..", повторюють "шапку", а в разі необхідності й заголовки рядків чи граф.

Заголовки граф і рядків таблиці пишуть з великої літери, підзаголовки - з малої, якщо вони виступають продовженням заголовків, і з великої літери, якщо мають самоспине значення.

Наприклад:

Таблиця 2

Таблиця 3

Числові значення показників проставляють на рівні останнього рядка найменування показника. У випадку, якщо значення показника розкривається у вигляді тексту, запис починають на рівні першого рядка найменування показника. В разі відсутності даних ставиться прочерк " - ".

Наприклад:

Таблиця 4

Якщо у межах графи текст, що складається з одного слова, повторюється, а в таблиці відсутні горизонтальні лінії, це слово замінюється лапками.

Наприклад:

Таблиця 5

Якщо в таблиці рядки розділені горизонтальними лініями, текст повторюється повністю.

Таблиця 6

Документування службових відряджень

Службові відрядження працівників передбачаються у плані роботи установи.

У разі виникнення потреби у направленні працівника у відрядження, не передбачене планом роботи установи, керівником структурного підрозділу, в якому працює працівник, готується доповідна записка на ім'я керівника установи або його заступника, в якій зазначається про те, куди, на який строк, з якою метою відряджається працівник.

Доповідна записка разом з проектом наказу про відрядження, передається керівникові установи, як правило, не пізніше ніж за три доби до початку відрядження.

Для реєстрації відряджень ведеться журнал (додаток 4.36).

Після повернення з відрядження працівник відповідно до порядку, визначеного керівником установи, готує у триденний строк письмовий звіт (додаток 4.37) або повідомляє керівникові структурного підрозділу про результати виконання завдання, а також подає звіт про використання коштів у строки, визначені законодавством.

Звіт про відрядження (виконання завдання) затверджується керівником структурного підрозділу, звіт про використання коштів, наданих на відрядження, візується зазначеним керівником, після чого передається до бухгалтерської служби установи.