ДОКУМЕНТУВАННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ

Основою ДІЯЛЬНОСТІ будь-якої установи є робота з інформацією - її отримання, опрацювання, прийняття рішень та їх виконання. Інформація може бути бездокументною (усною) і документованою, тобто зафіксованою на будь-якому матеріальному носієві інформації (паперовому, електронному тощо). Система документації, що забезпечує виконання функцій управління, називається управлінською [33, с. 8]. Процес фіксації інформації, тобто створення документів, іменується документуванням управлінської діяльності. При цьому запис інформації на різних носіях (створення документів) здійснюється за встановленими правилами документування.

Документ є об'єктом дослідження багатьох наукових дисциплін. Тому зміст поняття "документ" є багатозначним і залежить від того, в якій галузі (сфері суспільних відносин) та з якою метою використовується. У вітчизняному документознавстві поняття "документ" трактується як інформація, зафіксована на матеріальному носієві, основною функцією якого є зберігання та передавання її в часі та просторі [33, с. 2].

Функції та класифікація документів

В управлінській діяльності документи виконують такі функції:

інформаційну: є носієм і джерелом інформації;

управлінську: дозволяють організовувати, регулювати, контролювати, аналізувати управлінський процес;

правову: є юридичною основою виробничої діяльності, підтверджують факти, засвідчують відомості та показники;

комунікативну: допомагають організовувати обмін інформацією і спілкування між різними об'єктами;

облікову: накопичують відомості за певні періоди часу і дозволяють їх аналізувати, виявляючи тенденції та закономірності;

соціальну: задовольняють різні соціальні потреби, відбивають соціально-економічну, політичну, суспільну та інші сфери життя держави і громадян;

культурну: є пам'яткою культури даної епохи, зберігають і передають культурні традиції;

історичну: є джерелом знань про події та діячів різних епох, сприяють дослідженню історичного минулого країн і народів, забезпечують потреби суспільства в ретроспективній інформації.

Однак насамперед управлінський документ є джерелом інформації та засобом соціальної комунікації.

Документи класифікують таким чином:

за їх видами (номіналами): накази, розпорядження, плани, звіти, акти, протоколи, договори, статути, інструкції, довідки, доповідні та пояснювальні записки, листи, телеграми, анкети, стандарти, технічні умови, доручення, заяви тощо;

за походженням: службові (створені або отримані установою в процесі діяльності), особові (що посвідчують особу власника, його права, обов'язки, суспільний стан, а також містять біографічні і (або) інші відомості про нього), особового походження (створені фізичною особою поза службовою діяльністю або які наявні в її приватному зібранні);

за способом документування: письмові (рукописні, машинописні, друкарські, підготовлені засобами оперативної поліграфії, надруковані на персональних комп'ютерах), графічні (креслення, карти, схеми, ноти), фото -, фоно-, кінодокументи;

за видом носія інформації: паперові та електронні (дискети та диски для комп'ютерів, жорсткі диски комп'ютерів тощо). Основним матеріальним носієм службової інформації на сьогодні є папір;

за місцем складання: документи для вирішення зовнішніх і внутрішніх питань. Зовнішня документація, у свою чергу, поділяється на вхідну і вихідну кореспонденцію.

за ступенем складності: прості і складні. Прості - це документи, в яких розглядається одне питання, складні - з кількох питань;

за ступенем гласності: відкриті документи і документи з обмеженим доступом. Документи з обмеженим доступом поділяють на конфіденційні і таємні;

за юридичною силою: справжні і підроблені. Справжні документи бувають дійсними й недійсними. Документ стає недійсним унаслідок закінчення строку дії або скасування його іншим документом;

за строками виконання: термінові і нетермінові. Терміновими є документи зі строком виконання, установленим нормативно-правовими актами, а також телеграми та інші документи з грифом "терміново";

за стадіями підготовки: чорновий документ і оригінал. Чорновий документ - рукописний або машинописний документ, що відбиває роботу автора над текстом документа. Оригінал - єдиний примірник документа, що першим набуває юридичної сили (тобто оформлений І підписаний відповідно до встановлених вимог). З оригіналу можуть бути виготовлені копії, витяги з документа і дублікат. Копія - це ідентичне відтворення оригіналу, засвідчене посадовою особою. Різновидом копії є відпуск - копія вихідного документа, що залишається в адресанта. Витяг з документа - засвідчена копія частини тексту оригіналу. Дублікат - повторно оформлений примірник замість втраченого чи пошкодженого оригіналу документа, що має таку саму юридичну силу;

за строками зберігання: документи постійного (довічного), тривалого (понад 10років), тимчасового (до 10-ти років) зберігання;

за ступенем обов'язковості: інформаційні документи, що містять відомості і факти про виробничу та іншу діяльність установи, і директивні - обов'язкові для виконання, що мають характер юридичної або технічної норми;

за формою викладення тексту: індивідуальні, типові, примірні, уніфіковані документи. Індивідуальні документи за змістом є специфічними і носять характер разового документа. Типовими є документи, створені для всіх установ і розраховані на описування однорідних процесів чи явищ (типовий технологічний процес, типові правила, типові норми, типові договори, типові інструкції тощо). Примірні документи носять орієнтовний характер і використовуються для складання й оформлення документів за аналогією. Уніфіковані документи мають формалізовану трафаретну структуру тексту у вигляді анкет, таблиць;

за характером узагальнення: первинні і вторинні документи. Первинний документ містить оригінальну за характером інформацію, що підсумується, узагальнюється у вторинних документах.

Управлінські документи утворюють кілька систем документації (організаційно-розпорядча, первинно-облікова, банківська, фінансова тощо). Співвідношення документів з різних систем документації у діловодстві різних установ неоднакове. Це залежить від специфіки та масштабу діяльності тієї або іншої установи, її місця в системі загальнодержавного управління та інших чинників. Проте, незалежно від цього, в будь-якій установі використовуються документи, що відбивають організаційну, розпорядчу і виконавську діяльність; їх сукупність становить систему організаційно-розпорядчої документації. Таким чином, організаційно-розпорядча документація (ОРД) є однією з підсистем управлінської документації, що забезпечує організацію процесів управління та управлінської праці. У системі ОРД виокремлюють такі основні групи документів:

організаційно-правові (статут, положення, структура і штатна чисельність, штатний розпис, правила внутрішнього трудового розпорядку, положення про структурні підрозділи, посадові інструкції тощо);

розпорядчі (накази, розпорядження, постанови, рішення);

інформаційно-аналітичні (акти, листи, доповідні та пояснювальні записки, довідки, зведення, огляди, телефонограми, телеграми тощо).

Серед документів особливе місце належить такому виду документів, як протокол, що поєднує ознаки інформаційно-аналітичного та розпорядчого документа.

Кожен із зазначених видів документів має свої особливості щодо оформлення та викладення тексту.

Перелік видів і різновидів організаційно-розпорядчої документації регламентує ДКУД [41].

Одним із шляхів підвищення ефективності управлінської діяльності є уніфікація та стандартизація документів як за формою, так і за змістом, вироблення єдиних науково обґрунтованих правил підготовки й оформлення документів.