Електронні документи
Електронний документ (electronic record) - документ, який створюють та використовують тільки в межах комп'ютерної системи.
В Законі України "Про електронні документи та електронний документообіг" [12] зазначено, що електронний документ (ЕД) - це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа. Юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму.
Оригіналом ЕД вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, утому числі з електронним цифровим підписом його автора, накладанням якого й завершується створення документа.
Впровадження інформаційних технологій ініціювало дискусії та дослідження концепції ЕД, його відмінностей та особливостей порівняно з традиційним документом на паперовому носії.
Так, деякі фахівці вважають, що ЕД може бути доказом дій або взаємодії та містити інформацію про їх зміст. Інші вважають, що він має бути відомий своїми метаданими та даними, пов'язаними з іншими даними, тобто з інформацією, яка визначає його соціальну визначеність та розуміння. При цьому різноманітні набори метаданих ЕД завжди мають бути юридичними, діловими, організаційними, процедурними доказами його автентичності, тобто доказами того, що ЕД відповідає зазначеному документу, створений або надісланий зазначеним автором або організацією, а вказаний на ньому час відповідає часу створення чи надсилання [76].
Створюючи електронний документ та долучаючи його до документаційної системи, необхідно пам'ятати, що термін зберігання ЕД має бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері, а в разі неможливості такого періоду зберігання для збереження його автентичності мають бути передбачені заходи щодо дублювання чи періодичного копіювання.
Якісні зміни в документуванні призвели до появи терміна "електронне документування", який означає процес підготовки електронного документа (ЕД) з використанням засобів комп'ютерної техніки.
Уміння бездоганно створювати електронні документи передбачає також дотримання певних вимог щодо їх подальшого руху ("електронний документообіг") й зберігання протягом певного періоду, зазначає український дослідник П.І. Пішеніна [142], а також передання їх на архівне збереження до "електронного архіву" або вилучення для знищення.
Зазначені вимоги роботи з електронними документами визначаються шляхом вивчення потреб управлінської діяльності, організаційно-правових засад, а також завдяки оцінці можливих ризиків. Вони й відображують рівень культури створення та збереження електронних документів.
Властивості, ознаки та функції службових документів
Системний підхід до вивчення документів полягає в аналізі всіх його властивостей, ознак та функцій.
Властивості документа - це сукупність характерних для нього якостей, які можна розглядати як особливу цілісну систему призначену для виконання покладених на документ функцій.
Основними властивостями службового документа повинні бути:
- - атрибутивність - наявність невід'ємних складових без яких він не може існувати);
- - функціональність - призначення для передачі в часі і просторі;
- - структурованість (тісний зв'язок елементів і підсистем, що забезпечує його єдність і цілісність).
Службовий документ мусить мати також такі властивості:
- - бути носієм і слугувати джерелом необхідної інформації, оскільки саме в документах інформація фіксується вперше;
- - мати правову вагу, господарське значення, оскільки сам може слугувати письмовим доказом, засобом засвідчення чого-небудь;
- - уможливлювати вилучення інформації з архівів і обробку в поточній діяльності установи.
Під час укладання службових документів мовці певною мірою обмежені у виборі і доборі слів, їх поєднанні, розташуванні; творчість як така - відсутня. Укладач документа має дотримуватися встановлених правил і не відходити від них, тобто дотримуватися певного регламенту, що в свою чергу забезпечить відповідність стандартизації мови і схеми документів. Ось чому говорять, що документи укладаються, а не пишуться.
Ознаки службового документа - це характерні риси, що вирізняють документ від інших матеріальних об'єктів.
До основних ознак службового документа можна віднести:
- o наявність семантики змісту,
- o стабільна матеріальна (речова) форма,
- o призначеність для використання в соціальній комунікації,
- o завершеність повідомлення.
Функції документа (від лат. - виконання) - це призначення документа, його роль в системі соціальних комунікацій.
Функції документа визначають спрямованість характеристик документа на виконання його цільового призначення, соціально-вироблений засіб його реалізації. Вони реалізуються або не реалізуються у процесі функціонування документа (тобто під час користування ним) залежно від того, яку орієнтацію на певне функціонування закладав автор документа у його характеристиках.
Основна функція документа полягає в переданні ним соціальної інформації. Серед функцій документа виділяють також загальні і спеціальні.
Розгляд документа як системи дає змогу виокремити певні групи його функцій, зокрема, функції двох його складових: інформації (документальної інформації) та її носія, що, своєю чергою, можуть розглядатися як сукупності функцій елементів кожної зі складових. Так, інформаційну функцію, зазначає проф. С.Г. Кулешов [107], сукупно виконують такі елементи інформаційної складової, як зміст, реквізити, креслення, малюнки, довідковий апарат документа, список джерел тощо, і кожен з них у межах цієї функції реалізує свою специфічну функцію.
Функцію зберігання інформації у часі та передавання інформації у просторі реалізує носій інформації документа (як друга підсистема документа) і відповідно його елементи.
Перелік основних функцій службового документа подано в таблиці 1.3.
Таблиця 1.3. Функції службового документа
|
№ |
Назва функції |
Зміст функції |
|
||||
|
Головна функція - переданім соціальної інформації в часі та просторі |
|
||||||
|
1. Загальні функції |
|
||||||
|
1.1 |
Інформаційна |
Будь-який документ створюється для зберігання інформації, оскільки необхідність її зафіксувати - причина укладання будь-якого документа |
|
||||
|
1.2 |
Соціальна |
Документ є соціально значущим об'єктом, оскільки його поява спричинена тією чи іншою соціальною потребою |
|
||||
|
1.3 |
Комунікативна |
Документ є засобом зв'язку між окремими елементами офіційної, громадської структури |
|
||||
|
1.4 |
Культурна |
Документ є засобом закріплення й передавання культурних традицій, що найкраще простежується на великих системах документації, де знаходить відображення рівень наукового, технічного і культурного розвитку суспільства |
|
||||
|
2. Спеціальні функції |
|
||||||
|
2.1. |
Управлінська (регулятивна) |
Документ є інструментом управління. Цю функцію мають управлінські документи (організаційно-розпорядчі, звітні тощо), що створені спеціально для реалізації завдань управління |
|
||||
|
2.2. |
Правова |
Документ є засобом закріплення й зміни правових норм і правовзаємин у суспільстві. Правовою функцією володіють офіційні видання, історичні джерела; документи, що встановлюють, закріплюють чи змінюють правові норми і правовідносини або припиняють їх дію; документи, що спричиняють за собою юридичні наслідки; правові акти органів державної влади (закони, укази, ухвали і ін.), судові, прокурорські, нотаріальні і арбітражні акти, договори, документи, що посвідчують особу (паспорта, перепустки, посвідчення і т.д.) виправдувально-фінансові документи (прибуткові ордери, рахунково-платіжні відомості т.п.); документи, які на якийсь час набувають цю функцію, перебуваючи доказом яких-небудь фактів в суді, органах слідства і прокуратурі, нотаріаті, арбітражі. Загалом будь-який документ може бути доказом і тим самим тимчасово наділеним правовою функцією |
|
||||
|
2.3 |
Історична (артефактна) |
Документ може виступати джерелом історичних відомостей про розвиток суспільства; цю функцію має лише частина службових документів, і тільки після того, як вони виконають свої оперативні функції і надійдуть до архіву на зберігання |
|
||||
|
2.4 |
Пізнавальна (когнітивна) |
Документ здатен бути засобом отримання та передання знань з метою вивчення процесів і явищ довкілля та |
|
||||
|
суспільства; виявляється в забезпеченні загального й професійного процесу навчання, а також у науковій діяльності (наукова монографія, дисертація, автореферат дисертації, патент, наукові документи) |
|||||||
|
2.5 |
Облікова |
Дає не якісну, а кількісну характеристику інформації, пов'язану з господарськими, демографічними і іншими соціальними процесами з метою їх аналізу і контролю. Основні види обліку -статистичний, бухгалтерський, оперативний відображаються в статистичних і фінансово-економічних документах, плановій та звітній документації |
|||||
|
2.6 |
Політична |
Відображає в першу чергу діяльність органів державної влади і державного управління. Знаходить своє відображення в документах, призначених для інформаційного забезпечення внутрішньої і зовнішньої політики держави |
|||||
До спеціальних функцій можна віднести також статистичну, джерельну, ідеологічну, підтвердження авторського права. Кількість спеціальних функцій службового документа багато. Автор документа, як правило, наділяє його якоюсь однією функцією, об'єктивно ж цей документ несе й інші функції. З часом питома вага тієї або іншої функції може змінюватися.
В свою чергу перераховані функції можна розділити на функції оперативного характеру, час дії яких обмежено (управлінська, правова, обліку) і функції постійнодіючі (інформаційна, соціальна, історичного джерела). Так, атестат зрілості містить як постійно діючі функції так і функції оперативного характеру: інформаційну, культурну, соціальну, правову, функцію історичного джерела тощо.
Службові документи виконують організаційну, розпорядчу, планову, звітну, статистичну функцію, формуючи тим самим класи управлінської документації. Однак, зазначимо, що окремі номінали виконують одночасно декілька функцій. Наприклад, протокол засідання колегіального органу - організаційну і розпорядчу, план роботи структурного підрозділу установи - організаційну і планову.
Сукупності видів жанрів (посібник, монографія, хронікально-документальний фільм тощо) та номіналів (наказ, акт, протокол, лист, щоденник тощо) документів можна об'єднати за спільною основною соціальною функцією, що є критерієм під час створення схем класифікацій документів.
Диференціацію документів за виконуваними функціями можна здійснювати за різними ознаками, однак найпоширеніша - за жанрами та номіналами документів, кожен з яких спеціалізується на задоволенні певної інформаційної потреби.
Знання функцій службового документа дозволяє з'ясувати цільове (для чого та з якою метою створений конкретний документ) і читацьке (для кого створений документ - для спеціалістів, студентів тощо) призначення, що допомагає якомога ефективніше використати його потенціальні можливості.
