Планування за системою Б. Франкліна

Багато менеджерів і керівники західних компаній з успіхом використовують систему планування, створення якої приписують Бенджаміну Франкліну. Ті, хто застосовують цю систему на практиці, відзначають, що вона допомагає значно підвищити ефективність роботи — як за рахунок більш ефективного керування часом, так і за рахунок планування самої роботи.

На відміну від систем, що будуються на основі обліку уже витраченого часу, система Франкліна "спрямована вперед" — вона працює з тим, що повинно бути зроблено. Глобальна задача дробиться на під-задачі, останні — на ще дрібніші під-задачі. Візуально цю систему можна відобразити у виді східчастої піраміди, а процес її застосування — як процес будівництва цієї піраміди (рис. 4.12):

Рис. 4.12. Піраміда планування Б. Франкліна

Як на практиці виглядає процес "будівництва піраміди"?

1. Спочатку укладається масивна основа піраміди, що служить опорою для всіх інших поверхів. Людина визначає свої життєві цінності (те, чого вона хоче від життя). Для одного це матеріальний статок і впевненість у завтрашньому дні. Для іншого — благополучна родина, кохана дружина й щасливі діти. Для третього — слава й високий соціальний статус. Для четвертого — влада. Для п'ятого — пізнання. Етап визначення життєвих цінностей є найбільш важливим у побудові піраміди — якщо на цьому етапі буде допущена помилка (наприклад, людина вибере "пізнання" й "служіння людям", хоча насправді для неї важливі в першу чергу "популярність" і "високий соціальний статус"), то згодом її неминуче чекає розчарування.

Отже, першим чином треба скласти список життєвих цінностей, причому не треба боятися витратити на це занадто багато часу — важливо добре обміркувати список. Необхідно переконатися, що обрані цінності не суперечать одна одній.

• 2. Наступний етап — побудова другого поверху піраміди, що спирається на перший. Виходячи зі складеного списку, людина повинна вирішити, чого вона прагне домогтися. Наприклад, якщо хтось вважає, що для нього найбільш важливі "популярність", "влада" й "високий соціальний статус", він може вирішити, що він хоче стати Президентом України. Треба поставити перед собою глобальну мету. Важливо переконатися, що обрана мета дійсно відповідає всім життєвим цінностям зі складеного на попередньому етапі списку.
• 3. Третій поверх піраміди спирається на другий. Складається генеральний план — що, за великим рахунком, необхідне, аби досягти поставленої на попередньому етапі мети. Наприклад, для того, щоб стати Президентом України, треба спершу стати політиком, або чиновником високого рангу, народним депутатом, або мером одного з великих міст, треба мати партійну і/або фінансову підтримку, треба бути відомим публіці оратором, треба мати незаплямовану репутацію, треба бути солідною одруженою людиною, треба одержати вищу освіту в престижному навчальному закладі тощо. Так і пишеться план. Поставивши перед собою ціль, варто скласти генеральний план досягнення мети.
• 4. Четвертий поверх піраміди —довгостроковий (на кілька років) проміжний план із указівкою конкретних цілей і конкретних термінів. Досить важливо вказати, досягненню, якого саме (яких саме) пункту генерального плану сприяє досягнення даної конкретної мети. Ще більш важливою є вказівка конкретного терміну. Наприклад, якщо людина планує стати Президентом і знає, що для цього потрібно мати вищу освіту, вона може включити у свій п'ятирічний план наступний пункт: "До кінця 2013 року закінчити з відзнакою престижний ВУЗ за певним фахом — це, по-перше, дасть мені необхідну вищу освіту, а, по-друге, я зможу завести знайомства з важливими для мене людьми". Отже, варто скласти план на найближчі 4-5 років, задавшись питанням: "Що я можу зробити в найближчі роки для досягнення цілей, намічених у генеральному плані?" У плані важливо вказати конкретні цілі й конкретні терміни з точністю до декількох місяців, а також указати, якому пункту генерального плану відповідає досягнення даної мети.
• 5. П'ятий поверх — короткостроковий (на термін від декількох тижнів до декількох місяців) план. Дивлячись на довгостроковий план, людина запитує себе: "Що я можу зробити в найближчі тижні або місяці, щоб досягти тієї або іншої мети?" Пункти довгострокового плану розбиваються на більш конкретні завдання. Наприклад, якщо в довгостроковому плані стоїть пункт: "Закінчити Національний університет ім. Т. Г. Шевченко", то в короткостроковий план увійдуть такі пункти, як "Подати документи в Національний університет ім. Т.Г. Шевченко", "Пройти курси з підготовки до іспитів" тощо. Варто скласти план на термін від 2-3 тижнів до 2-3 місяців і, як і на попередньому етапі, вказати конкретні терміни з точністю до декількох днів.
• 6. Нарешті, шостий поверх піраміди — це план на день. Складається він, як неважко здогадатися, на основі короткострокового плану — малі задачі вирішуються цілком за один день, більш великі розбиваються на під-задачі. Наприклад, задача "Подати документи в Національний університет їм. Т. Г. Шевченко" розбивається на такі під-задачі, як "З'ясувати, які документи і кому треба подати", "Оформити необхідні документи", "Відіслати документи" й "Переконатися, що документи отримані", кожну з яких можна призначити на якийсь визначений день. Звичайно план на день не просто складається за день до того, а складається зі списку різних справ, що були призначені на цей день протягом декількох попередніх тижнів, найчастіше в нього також вносяться корективи протягом дня. Складаючи план надень, бажано вказати час виконання для кожного завдання.

У рамках одного дня в системі Б. Франкліна використовується наступний прийом планування: усі задачі поділяються на три категорії: першочергові, другорядні і малозначні.

Як виявляється з назви, першочерговими є задачі, що не терплять зволікання — "кров з носа, але вирішити!" Другорядними є задачі, що також бажано вирішити якнайшвидше, але не відбудеться нічого страшного, якщо, у крайньому випадку, вони будуть затримані на день-два (втім, якщо тягти з вирішенням другорядної задачі занадто довго, вона може перейти в розряд першочергових). Нарешті, малозначними вважаються задачі, які треба коли-небудь вирішити (добре б, звичайно, сьогодні), але терміни не піджимають і, якщо сьогодні немає часу, то можна відкласти їх на завтра, на післязавтра або на початок наступного місяця.

Протягом дня людина повинна виділяти час у порядку пріоритетів — спершу зайнятися першочерговими задачами, а коли вони будуть вирішені — перейти до другорядних, і тільки якщо залишиться час, вона зможе зайнятися справами малозначними. Наприклад, на сьогодні у Вас заплановані наступні справи:

• 1. Закінчити розробку програми стратегічного розвитку для Вашого клієнта.
• 2. Закінчити статтю для журналу "Маркетингові дослідження".
• 3. Поздоровити співробітника Вашої фірми Кравчука з днем народження.
• 4. Одержати інформацію про квітневий семінар з маркетингу, в якому Ви збираєтесь прийняти участь.
• 5. Забрати куртку з хімчистки.
• 6. Відповісти на лист читачки Франчук, переданий Вам редактором журналу "Маркетингові дослідження".

Перша задача є для Вас першочерговою, оскільки сьогодні минає термін роботи над програмою й замовник має одержати її саме сьогодні, максимум — завтра, але не пізніше 8 години ранку. Першочерговою є також третя задача — людину треба поздоровити саме у день народження.

Четверта і шоста задачі є другорядними — необхідно зробити й те, й інше протягом найближчих днів. Було б непогано зробити це сьогодні, але якщо Ви будете занадто зайняті й не зможете приділити час цим справам, Ви можете безболісно відкласти їх на завтра.

Друга і п'ята задачі є для Вас малозначними, (оскільки до терміну здачі статті ще далеко, а куртка може й полежати в хімчистці) — можна відкладати їх без особливого збитку для себе.

У результаті список, якщо відсортувати його за ступенем пріоритетності задач, прийме наступний вигляд:

• 1. Закінчити розробку стратегічного плану розвитку.
• 2. У перерві поздоровити Кравчука з днем народження.
• 3. Якщо встигну, одержати інформацію про квітневий семінар з маркетингу.
• 4. У вільний час закінчити статтю з маркетингу.
• 5. У вільний час забрати куртку з хімчистки.
• 6. Якщо встигну, відповісти на лист читачки Франчук, переданий редактором журналу "Маркетингові дослідження".

Людина, що вдумливо планує свій день, встигає, як правило, вирішити всі першочергові задачі, найчастіше вистачає часу й на те, щоб розібратися з другорядними, а якщо повезе, то й на малозначні задачі залишається час.

Якщо задача не вирішена протягом дня, вона переноситься в план наступного дня. Якщо ж якась справа кочує з однієї сторінки щоденника на іншу, так і залишаючись завершеною — то гарно подумайте, чи потрібно взагалі займатися цією справою? Якщо потрібно, — чи упевнені Ви, що правильно визначили її пріоритет?

Американці використовують спеціальні щоденники, що дозволяють полегшити використання системи Б. Франкліна.

Перші (або останні) сторінки щоденника відведені під список життєвих цінностей (1-й поверх піраміди), опис глобальної мети (2-й поверх) і таблицю для запису генерального плану (3-й поверх).

На початку щоденника є декілька відповідним чином розмічених сторінок, виділених під список цілей на рік (фактично, довгостроковий план — 4-й поверх).

На початку кожного місяця і/або кожного тижня одна сторінка виділена під таблицю задач на цей період (короткостроковий план — 5-й поверх).

Нарешті, для кожного дня приділяється своя сторінка з таблицею для списку задач на день (6-й поверх піраміди). Причому, у таблиці передбачені стовпці для позначення пріоритету задач (рекомендується позначати першочергові задачі буквою "А", другорядні — буквою "В" і маловажні — буквою "С") і для оцінки, що вказує статус задачі. Ці стовпці варто заповнювати по ходу роботи і обов'язково перевіряти наприкінці дня. Завершені справи рекомендують відзначати буквою "V". Скасовані, — з тієї або іншої причини, — буквою "X" (бажано також вписати причину, з якої задача була скасована). Для відкладених справ запис копіюється в план іншого дня (найчастіше — наступного), а в графі "Статус" за поточний день малюється стрілка і вписується дата, у план дня якої внесене ця задача.

Усі Ваші плани аж ніяк не є чимось незмінним. Наприклад, план на день, швидше за все буде змінений Вами протягом дня. У цьому немає нічого страшного, навпаки, рекомендується регулярно переглядати Ваші плани.

Поради менеджеру:

• - короткострокові плани рекомендується переглядати кожні один-два тижні;
• - довгострокові плани повинні перевірятися (а при необхідності — корегуватися) не рідше одного разу на чотири-шість місяців;
• - генеральний план варто переглядати раз на рік, тоді ж варто критично глянути й на поставлену Вами глобальну мету (чи приваблює вона Вас як і раніше? чи не хочете Ви внести якісь корективи?) і навіть спробувати переосмислити записані вами життєві цінності.

"Пряме" планування за допомогою картотек і щоденників обліку часу

Якщо Вам все рівно при йдеться постійно корегувати свої плани, то чи не простіше вести "прямий" облік часу, що витрачається?

Зрозуміло, що подібні системи існують. Наприклад, серед вітчизняних фахівців з наукової організації праці широко відома система обліку часу біолога і математика О. А. Любишева. З 1916 р. (Любищеву тоді було 26 років) він почав вести щорічний погодинний облік часу, що витрачається. Протягом 56 років він щодня записував: скільки часу витрачено на основну наукову працю, скільки часу — на додаткову, які ще роботи виконувалися, скільки часу загублено й чому. Кожен місяць складалося зведення, щороку проводився річний баланс. Треба ще раз підкреслити: облік вівся щодня протягом 56 років! В остаточному підсумку система обліку часу О. Любишева забезпечувала йому наступне:

• - він зміг оцінити реальний час, що був у його розпорядженні;
• - маючи результати обліку, він міг з високим ступенем точності планувати свій час. Слід зазначити, що аналіз минулого досвіду дозволяв Любищеву з високою точністю планувати час для читання конкретних книг, написання статей, роботи у відрядженнях;
• - він зміг більш ефективно використовувати той час, який звичайна людина відносять до необхідних природних утрат;
• - система дозволила йому зрозуміти й використовувати більш ефективно зміни своєї працездатності.

Вихідною точкою для організації часу в системах "прямого" планування є облік витраченого часу за допомогою точної письмової фіксації.

Це робиться з використанням так званих карток щоденного обліку часу або "щоденників часу". Приклад (фрагмент) такої картки наведений в табл. 4.2:

Таблиця 4.2. Картка обліку робочого часу

Немає необхідності записувати все, на що витрачається Ваш час, просто відзначайте кожне переключення уваги, як описано нижче.

Фіксуйте момент переключення уваги, яким би короткочасним він не здавався. Наприклад, Вас можуть відвернути колеги по роботі, телефонні дзвінки, виклик до керівництва, незаплановані відвідувачі, термінові наради й багато чого іншого.

Записуйте ці переключення уваги тоді, коли вони відбуваються. Деякі люди помилково думають, що будуть все пам'ятати, і зможуть провести облік часу наприкінці робочого дня. Однак, пам'ять — може підвести, тому такий підхід не дає достатньої інформації.

Крім перерахованих вище, при заповненні картки обліку часу важливо дотримуватись наступних рекомендацій:

• - Починайте облік часу з моменту приходу на роботу і продовжуйте до самого закінчення робочого дня.
• - Якщо Ви берете роботу додому, включите в картку час, витрачений вдома.
• - Робіть Ваші записи коротко, використовуйте скорочення.
• - Приступаючи до заповнення карток, починайте зі стовпчиків "Час", "Вид діяльності" й "Витрачений час".
• - Колонку "Примітки" Ви зможете заповнити, проаналізувавши Ваші індивідуальні тимчасові втрати.

Проте, ведення такої системи обліку часу має великий недолік - це занадто кропітка робота, хоча ведення "карток часу" займе у Вас не більш 5-10 хвилин на день. Якщо ж на це дійсно йде багато часу, значить Ви занадто сильно вдастеся в деталі. Використовуйте більше скорочень. Якщо Ви користуєтеся комп'ютером, спробуйте ввести туди картку обліку часу