Складання номенклатури та формування справ

Класифікація документів - це поділ усіх документів за певними ознаками на справи.

Справою називається сукупність документів, сформованих за якоюсь ознакою, зібраних у тверду обкладинку, оформлених за чіткими правилами.

Практичне діловодство користується такими ознаками групування документів у справи:

• - за назвою видів документів, наприклад "Акти", "Накази", "Контракти" тощо;
• - за змістом документів, наприклад "Документи (контракти, кошториси, листування), "Про постачання паперу в 2011 -2012 рр.";
• - за об'єктами, фірмами-контрагентами, наприклад "Документи (протоколи, акти, контракти, листування), спільної діяльності з АТ"Ера"за 2011 р.;
• - за грифом обмеженості доступу до документів, що містять комерційну (або державну) таємницю

Можуть бути й інші ознаки класифікації. Це залежить від конкретних умов діяльності конкретної організації чи фірми.

Основним видом роботи, що забезпечує систематизацію документів у діловодстві, є складання номенклатури справ.

Номенклатура справ — це систематизований список справ, що заведені в діловодстві підприємства; вона призначена для обліку і групування виконаних документів у справи, включає всі справи підприємства, журнали реєстрації, довідкові картотеки.

Не включаються до номенклатури науково-технічні документи та друковані видання.

Номенклатура справ потрібна для швидкого пошуку документів за їх змістом і видами. Від її якості залежить оперативність роботи з документами та надійність їх зберігання. Наявність номенклатури справ у кожній установі, організації, підприємстві обов'язкова.

Для визначення розділів номенклатури використовуються назви структурних підрозділів підприємства, а при їх відсутності - напрями діяльності фірми або посад керівників і спеціалістів.

Наприклад:

• 01 - директор,
• 02 - юрисконсульт
• 04 - головний бухгалтер

На початку кожного розділу вказуються найважливіші для діяльності підприємства документи, накази, протоколи, акти. Після цього наводяться листування та інші інформаційно-довідкові документи. У кінці розділів - журнали обліку чи довідкові картотеки.

Заголовки справ мають бути короткими і відповідати змісту документів, що перебувають у даній справі.

Номенклатура справ підписується секретарем-референтом і затверджується керівником підприємства. Вона складається, як мінімум, у трьох примірниках. Перший зберігається у справі, другий є робочим і вивішується на стінці шафи зі справами, третій передається до архіву підприємства.

Протягом року до номенклатури можуть вноситися заголовки нових справ. Для цього між розділами номенклатури слід залишати пропуски. Заведеною номенклатурою можна користуватися кілька років, якщо не відбувається значних змін у структурі й функціях підприємства.

При формуванні справ слід дотримуватися таких вимог:

• - документи різних термінів зберігання формуються в різні справи;
• - статут підприємства та інші установчі документи формуються в окрему папку;
• - контракти підприємства поділяться на дві групи, що зберігаються в різних справах. Перша група - комерційні контракти; друга - трудові контракти з працівниками;
• - накази по виробничій діяльності формуються окремо від наказів по особовому складу;
• - особові справи, особові картки формуються за алфавітом прізвищ співробітників підприємства;
• - документи обмеженого доступу з грифом "КТ" або "Конфіденційно" формуються окремо від решти документів.

Для формування справ використовують звичайні канцелярські папки, розраховані на 200 аркушів. Останнім часом надходять папки імпортного виробництва, у яких обсяг підшитого матеріалу можна збільшити у кілька разів.

Поза-офісне зберігання документів

Наразі деякі юридичні фірми надають послуги зберігання вашої інформації, в т.ч. паперових документів і електронних носіїв у своїх приміщеннях-архівах (наприклад компанія "Комора - С"). Фахівці фірми візьмуть на себе всі ваші проблеми, пов'язані з зберіганням документів, встановлять цінність документів і визначать їх терміни зберігання).

Зберігання документів поза офісом має ряд переваг:

• - економія коштів на оренду приміщення під архів і на зарплатню робітникам архіву;
• - можливість швидкого доступу до інформації;
• - можливість отримання необхідних документів і звітів електронною поштою;
• - надійне зберігання документів, конфіденційність і обмеженість доступу до них;
• - система он-лайн доступу до керування документами. Конфіденційність зберігання. Доступ до документів мають тільки ваші співробітники, дані яких внесені до бланку дозволеного доступу. Документи зберігаються в опломбованих коробках, без найменувань фірм, що виключає незаконний доступ до ваших документів.

Доставка документів

Представники компанії в короткі терміни, зазначені в договорі, доставлять у ваш в офіс необхідні документи. На ваше прохання разом з оригіналом можуть бути доставлені копії на будь-якому вибраному вами носії.

Умови зберігання.

Документи зберігаються в спеціальних приміщеннях, призначених для паперових архівів. У них підтримується постійна температура та вологість. Сховище оснащене люмінесцентними лампами, датчиками температури та вологи.

Безпека

Приміщення архіву охороняється цілодобово. По периметру встановлена система охорони. Всередині приміщення встановлені датчики займання. Стіни пофарбовані негорючої фарбою. Використовувана система пожежогасіння відповідає всім вимогам, що пред'являються до архівних приміщень.

Строки зберігання документів

Перед здачею документів до архіву визначають терміни їх зберігання. Для цього створюють експертну комісію, яка визначає цінність документів. І визначає терміни їх зберігання (тимчасово або постійно). Часто це не під силу зробити офісним працівникам, немає спеціально навченого персоналу. Поза-офісне зберігання документів допоможе вирішити вам ці питання.