< Попер   ЗМІСТ   Наст >

Комп'ютер - друг або ворог?

Одна з найпоширеніших сучасних оман -думати, що комп'ютер може все.

/Патрик Форсайт/

Чи може комп'ютер бути ворогом?

Важко уявити, як можна сьогодні обходитися в роботі без комп'ютера. Але, на жаль, комп'ютер іноді здатний розчаровувати. Іноді в роботі кожного з нас потрібна не стільки оперативність, скільки обачність. Уявіть собі, що Ви придбали електронну записну книжку. Цілий тиждень Ви витрачали всі вечори, вносячи в неї номера телефонів, необхідні адреси і прізвища. А потім випадково натиснули не ту кнопку або Ваша дитина витягла з неї батарейки, щоб пограти, і... вся інформація була знищена!

Або, приміром, уважно вивчите звичайний рахунок за готель. Там часом таких карлючок наставлять (на жаль! - далеко не всі готелі комп'ютеризовані!), що жоден комп'ютер не розбереться в цих скороченнях і позначеннях. І приходиться бухгалтерії підшивати Ваші папери по старинці, без комп'ютера, або самим вводити в комп'ютер розшифровану інформацію, усе рівно підшиваючи оригінал рахунка в папку.

До того ж, для роботи з багатьма програмами Вам не обійтися без кваліфікованого фахівця-комп'ютерщика. Оператор за машиною або системний адміністратор комп'ютерної мережі (сисадмін) - це додаткові люди в штаті з усіма наслідками, що звідси випливають, як і таких: "Вибачите, сьогодні я зробити цю роботу не зможу - машина вийшла з ладу".

Не можна також забувати і про конфіденційну інформацію. Щоб дотримати принцип конфіденційності, Вам обов'язково прийдеться звернутися по допомогу до фахівців, щоб Ваша інформація не виявилася на загальному огляді (розвиток сучасних технологій дозволяє "заглянути" у Вашого комп'ютера, навіть знаходячись на відстані декількох сотень кілометрів від Вас!).

От чому про комп'ютер як про помічника номер один можна говорити лише тоді, коли Ви самі вмієте працювати з ним і знаєте його більш-менш добре. Інакше ефект буде прямо протилежним тому, на який Ви розраховуєте. І Вам потім ще довго прийдеться розсьорбувати наслідку спроби впровадити комп'ютер у власну роботу.

В яких областях діловодства доцільно використовувати комп'ютер:

  • - у роботі з базами даних, коли за допомогою звичайного персонального комп'ютера можна навести ідеальний порядок у своєму діловодстві;
  • - у розробці графічних і інших ілюстративних матеріалів, будь те таблиці, креслення, схеми тощо;
  • - у тиражуванні документів, коли простим натисканням кнопки ви можете роздрукувати необхідне вам кількість екземплярів того або іншого документа;
  • - в організації ефективної і швидкої комунікації з використанням електронної пошти, у такий спосіб ви зможете оперативно знайомити своїх співробітників з необхідною інформацією, давати їм завдання, одержуючи настільки ж оперативну відповідь; протягом декількох хвилин відправляти інформацію своїм заокеанським партнерам, одержуючи швидку відповідь тощо;
  • - в обробці статистичних матеріалів, редагуванні, моделюванні, не говорячи вже про можливості у вільний час пограти навіть у "хрестики-нулики";
  • - у здійсненні інформаційного забезпечення вашої діяльності шляхом використання можливостей мережі Інтернет тощо.

При розумному підході можливості комп'ютера можуть бути воістину безмежні. Поради:

  • - як і в будь-якій іншій справі, в оцінці можливостей використання комп'ютера з метою економії Вашого часу, не повинне бути крайностей;
  • - розумне і грамотне використання комп'ютера дозволить Вам заощадити масу часу, але, насамперед, Вам варто витратити час на те, щоб навчитися працювати на комп'ютері і вивчити всієї його можливості, у противному випадку комп'ютер може стати Вашим ворогом номер один!

Типові помилки в роботі з документами

Ситуація: "Рік тому начальник доручив мені готувати щотижневі звіти. Я витрачаю на підготовку купу часу, регулярно відправляю їх у канцелярію, але, мені здається, що їх ніхто не читає..."

Помилка: Зробіть відповідні висновки з цієї ситуації і візьміть собі за правило будь-яке постійне доручення, дане Вам, перевіряти щодо того, чи є в ньому необхідність, скажемо, через три місяці, півроку або рік. Не забувайте час від часу переконуватися в тому, що ця робота все ще потрібна тому, для кого Ви її робите. Пам'ятайте, що будь-які зміни, здатні скоротити час на виконання роботи без збитку її якості, зазвичай вітаються і заохочуються.

Ситуація: "Директор доручив мені провести аналіз продажів нашої компанії. Я підготував об'ємний звіт, а він не став його дивитися, попросивши коротко пояснити всі на словах. Я не був до цьому готовий, і шеф залишився дуже незадоволений..."

Помилка: В даному випадку неправильно вчинили обидві сторони -і начальник, і підлеглий. Начальник, якому споконвічно не потрібний був об'ємний письмовий звіт, а була необхідна коротка усна презентація (можливо, супроводжувана якими-небудь графіками або малюнками), повинен був обмовити представлення результатів виконання завдання. Сам же виконавець, одержуючи завдання, повинен був виявити більше зацікавленості і постаратися з'ясувати у шефа, в якій саме формі йому варто представити результати роботи.

Ситуація: "Значну частину свого робочого часу я витрачаю на читання різних службових документів. Щоб устигнути зробити іншої справи, я змушений частину документів брати додачу для вивчення..."

Помилка: Сучасні менеджери змушені багато часу витрачати на читання. Обов'язково сортуйте свій матеріал для читання, і читайте лише те, що Вам безумовно потрібно для роботи. Використовуйте методи раціонального читання, що у першу чергу означає визначення пріоритетності - цілеспрямований добір і прийняття рішень щодо того, чи треба читати взагалі, і якщо треба, то скільки. Шляхом спеціального тренування удоскональте свою методику читання і підвищить швидкість читання за рахунок рятування від шкідливих звичок і відволікаючих факторів і застосування кращої техніки читання. Пам'ятайте, що читання повинне бути активним - шляхом виділення в тексті важливих місць (маркірування) і підготовки виписок Ви забезпечуєте краще пророблення матеріалу і полегшуєте повторне читання, при цьому що-небудь істотне може бути взяте з тексту і викладено в найкоротшій формі. Не забувайте, що уміння гарне відпочивати так само важливо, як і уміння гарно працювати!

Ситуація: "Скоро-читання важко освоїти, і в мене просто немає на це часу..."

Помилка: Будь-яка грамотна доросла людина може подвоїти або потроїти швидкість читання, витративши на це небагато зусиль і часу, якщо вона хоче опанувати прийоми швидкого читання найбільш розповсюджених бізнес-матеріалів.

Ситуація: "Я постійно намагаюся удосконалити свою систему роботи з документами, але з кожним разам я все більше часу витрачаю на пошук потрібних мені паперів..."

Помилка: Дивно, як Ви взагалі їх знаходите? Якщо у Вас є система роботи з документами, то Ваше основне завдання полягає в тому, щоб суворо її дотримуватися, не придумуючи чогось нового з кожним новим папером, засовуючи його всякий раз в інше місце. Такі нововведення нічим, крім утрати часу, не обертаються.

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >