Час і місце проведення наради

Спочатку вислухайте, а потім приймайте рішення /Аллен Шеппард/

Дуже важливим є час, коли Ви проводите нараду. Припустимо, Ви запланували планерку на кінець робочого дня. Всі прийшли втомлені, обговорення протікало кволо, і результат від такої наради низький. Ще гірше призначити нарада перед обідом. Люди починають нервувати, весь час поглядають на годинник. Усі квапляться швидше "закруглитися", щоб устигнути перекусити; і знову Ви маєте той же результат. Ніколи не влаштовуйте збори на ранок понеділка і в другій половині дня в п'ятницю. Для людей цей не самий продуктивний час.

Мабуть, самий сприятливий час для ділових нарад— ранок, де-небудь з 8 до 11. Утім, багато чого залежить від режиму роботи Вашого підприємства, від характеру бізнесу, від графіку роботи учасників наради.

Як "не випасти" із графіку наради?

Стежте за тим, щоб усі наради починалися в призначений час. Не можна допускати, щоб учасники наради десять хвилин розсаджувалися по місцях, потім ще десять хвилин чекали спізнілих, потім п'ять хвилин вислухували їхні пояснення, потім починали пити каву тощо.

Спочатку це видасться Вам важким, майже неможливим, але варто лише виявити твердість, не розслаблюватися, і дуже скоро всі засвоять, що приходити на наради слід вчасно.

Починаючи нараду, заздалегідь повідомите час її закінчення. Ні в якому разі не можна затягувати обговорення навіть найважливішого питання понад установлений термін! По ходу ведення зборів допомагають фрази типу: "В нас залишилося не більш 10 хвилин до кінця дискусії. Прошу висловлюватися тільки стосовно обговорюваного питання?"

Що потрібно врахувати при виборі місця проведення наради?

Подбайте про те, щоб нарада проводилася в максимально зручному для всіх учасників місці. Від аудиторії, в якій намічено провести збори, також залежить багато чого. При підготовці приміщення треба передбачити все до дріб'язків. Наприклад, чи можуть під час перерви люди вийти у фойє, обмінятися думками, випити чашечку кави або склянку води, зайти в туалет? Усе, що може зажадати зайвого часу, повинне бути враховано, й, у міру сил, усунуто.

Припустимо, Ви проводите ділову нараду в себе в кабінеті. Чи можна там зручно розмістити всіх запрошених людей? Може бути краще відразу призначити нараду в конференц-залі, де й місця побільше, й столи зручніше? Чи можна палити прямо в приміщенні? Чи не задихнетеся Ви в такому випадку від диму?

Словом, питань виникає багато, і всі вони повинні бути враховані при виборі й підготовці приміщення.

Яким основним вимогам повинне відповідати приміщення для проведення наради?

• - Бути зручним, мати досить місця, щоб учасник наради не упирався ліктем у бік сусіда, а колінами в стілець, що стоїть перед ним. Однак положення напівлежачи в м'якому кріслі теж небажано — хилить у сон. Зручність припускає також гарне освітлення, нормальну температуру, свіже повітря, оскільки духота здатна розморить будь-яку, навіть саму стійку, аудиторію.
• - Ніщо не повинно відволікати увагу учасників: ні телефонні дзвоники, ні шум міського транспорту, ні занадто видовищний пейзаж за вікном.

Що ще варто врахувати при підготовці наради?

Без необхідних допоміжних засобів гарні збори або нараду не організувати. Що потрібно в першу чергу?

• - Чим писати і на чому писати. Згадайте питання, здатні порушити хід будь-якої наради: "Послухайте, є в кого-небудь ручка?", або "аркуш паперу" або щось ще. Не забувайте про графин з водою, склянки, попільниці, якщо дозволено палити.
• - Наочні приладдя й інші матеріали. їх широко використовують сьогодні навіть на невеликих нарадах. Недарма говорять, що краще один раз побачити, ніж сто разів почути. Таблиці, схеми, діаграми — все повинно бути підготовлено заздалегідь і вчасно роздане учасникам. Якщо мова йтиме про слайди, потрібно заздалегідь підготувати і перевірити проектор і екран. Те ж саме стосується показу відео.
• - Копіювальне устаткування. Воно не обов'язково повинне знаходитися в даному приміщенні. Проте, якщо виникне необхідність терміново розмножити і роздати учасникам визначені документи, це повинно бути зроблено оперативно.
• - Інше устаткування. Для великих залів використовують мікрофони, трибуну або спеціально обладнане місце для виступаючих. Для невеликої аудиторії все це не є істотним. Проте, можуть виявитися дуже корисними настінна дошка і крейда, або великі аркуші паперу і фломастери.