< Попер   ЗМІСТ   Наст >

Тривалість наради

Делу время, а потехе - час. /Російське прислів'я/

Підраховано, що тільки в одній Великобританії більше чотирьох мільйонів годин, або приблизно 450 років, кожен робочий день витрачається на відвідування нарад. Якщо деякі наради дійсно необхідні і неминучі, інші - просто чорні діри, у яких безвісти зникає час.

Не існує універсальних правил, що дозволяють визначити оптимальну тривалість наради. Однак у Ваших силах організувати роботу максимально ефективно.

При плануванні наради керуйтеся принципом: "Чим коротше, тим краще". Однак не переборщите: в усьому повинний дотримуватися принцип розумної доцільності! Порядок денний обов'язково складайте з указівкою часу, необхідного для обговорення окремих тим. Тривалість обговорення кожного пункту порядку денного необхідно визначати відповідно до його значимості.

Як зробити так, щоб присутні активно брали участь у нараді, але нарада при цьому не затяглася надовго?

Щоб безпосередньо впливати на позиції і чекання учасників:

  • - Спонукайте кожного готуватися до наради. Наприклад, задовго до її проведення Ви можете оголосити, що кожному при йдеться виступити з п'ятихвилинним повідомленням про саму серйозну проблему, з яким він зіштовхнувся з моменту минулої наради.
  • - Під час наради вибирайте виступаючих довільно.
  • - Дайте кожному присутній відчути, що його участю дорожать, і що з даного засідання можна почерпнути важливу інформацію.

Для того щоб домогтися зосередженості кожного учасника наради, Ви можете на самому початку познайомити присутніх зі своїми розрахунками вартості хвилини часу на нараді з урахуванням окладів присутніх і величини накладних витрат. Ще ефективніше буде записати цю суму великими цифрами і повісити на очах у всіх присутніх. Коли учасники усвідомлюють, скільки коштує кожне недоречне висловлення, навіть самі запеклі демагоги будуть старанно стежити за своєю мовою.

Іноді короткі наради в нашій компанії перетворюються в багатогодинні дебати. Як з цим боротися?

Багато компаній у цих цілях стали використовувати досить дотепний прийом, що зараз широко практикується для коротких нарад. Усі стільці

Підведення підсумків

Розумієте, щоб залишатися на тому ж самому місці, необхідно бігти так швидко, як тільки можна. Якщо Ви хочете потрапити куди-небудь ще, то повинні бігти щонайменше в два рази швидше.

/Льюис Кзролл "Аліса в країні чудес"

Під час наради обов'язково перевіряйте ще раз, як досягаються поставлені цілі. Обов'язково повторюйте прийняті рішення і погоджені міри, щоб заручитися згодою учасників і виключити розбіжності.

Наприкінці засідання підведіть підсумки і поясніть, що, ким і до якого часу повинне бути зроблено. Короткий протокол з найважливішими даними і результатами бажано мати вже до кінця засідання і роздати всім учасникам його копії. Завершуйте нараду на позитивній ноті, висловивши кілька привітних слів. Постарайтеся надихнути всіх присутніх на визначені дії, що випливають з рішень наради, давши їм ясно зрозуміти, що Ви маєте намір додержуватися прийнятих рішень.

Проаналізуйте підготовку, проведення, підсумки наради. Задайтеся такими питаннями:

  • - Чи були досить зрозумілі тема і ціль наради?
  • - Чи всі учасники одержали вчасно порядок денний і необхідні матеріали?
  • - Чи вчасно почалося засідання?
  • - Чи дотримувалися порядок денний і регламент?
  • - Чи була досягнута мета наради?
  • - Чи були розподілені завдання і встановлені терміни?
  • - Скільки часу було використано неефективно?

Для здійснення такого аналізу Ви можете, наприклад, провести неформальне опитування учасників.

Складіть чіткий підсумковий протокол — по можливості через 24 години, але не пізніше ніж через 48 годин після завершення засідання. В деяких випадках можна обмежитися коротким протоколом з найважливішими даними і результатами, що був розповсюджений серед учасників уже до кінця засідання або, принаймні, в день засідання.

Контролюйте виконання прийнятих рішень усіма, кого вони стосуються.

Невиконані завдання і невирішені проблеми повинні стати першим пунктом порядку денного наступної наради.

Найбільша помилка після наради — відсутність протоколу або поганий протокол.

  • 1. Люди, що коштують, більш уважні, чим сидячі, атому менше імовірність упустити важливі моменти.
  • 2. Ніхто не хоче без нестатку затягувати нараду, тому порядок денний може бути вичерпана набагато швидше й ефективніше.

Поради:

  • - завершуйте нараду точно в призначений час. у такий спосіб ви забезпечите собі репутацію вмілого організатора;
  • - тримаєте під контролем перерви — не дозволяйте їм затягуватися;
  • - починайте точно вчасно. Той, хто чекає учасників, або спізнюються, може чекати вічно;
  • - під час наради припиняйте розмови на відвернені теми.
 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >