Роль і функції голови наради
Добрим словом і револьвером Ви можете домогтися набагато більшого, ніж одним тільки добрим словом, /Аль Капоне/
Голова, що веде збори, повинен:
- - Заздалегідь підготуватися до своєї ролі (ознайомитися з повісткою, переглянути список виступаючих і проект постанови).
- - Бути пунктуальним.
- - Починати збори в строго призначений час.
- - Простежити за тим, щоб були дотримані всі формальності (ведення протоколу тощо).
- - Контролювати дотримання порядку в залі.
- - Працювати і вести збори виняткові за повісткою.
- - Представляти ораторів, якщо в цьому є необхідність.
- - Стежити за регламентом виступів.
- - Вести і направляти хід дискусії, при необхідності задавати уточнюючі питання виступаючим.
- - Стежити за тим, щоб могли висловитися всі бажаючі.
- - Вміти остудити емоції як ораторів, так і аудиторії.
- - Припиняти сторонні розмови, позбавляти слова грубіянів або базік, що вийшли за рамки регламенту.
- - Виступити з заключним словом, підводячи підсумки роботи зборів, нагадати дату проведення наступного заходу.
Бути уважним до своїх слів або реплік, нікого не скривдити і не зробити об'єктом глузування.
Типові помилки при проведенні нарад
Ситуація: "У нас прийнято призначати наради на 10 або 11 годину ранку. Дуже багато співробітників регулярно спізнюються. Як я тільки з цим не боровся..."
Помилка: Можливо, Ви самі привчили співробітників до того, що нарада ніколи не починається вчасно. Не виключено, що Ви регулярно пропонуєте людям почекати спізнілих, щоб потім не перериватися. Спробуйте починати наради строго у встановлений час, не перериваючи з появою кожного спізнілого, а лише кивком показуючи йому, що його вибачення прийняті. Спробуйте також не призначати початок нарад на строго конкретну годину. Дослідження показали, що люди більш пунктуальні, якщо час початку наради зазначено годиною з хвилинами. Наприклад, на нараду, заплановану на 10 годину ранку, спізниться більше число людей, ніж на нараду, що починається о 10 годині 10 хвилин. Чим це викликано - незрозуміло, але компанії, що починають наради в годину з хвилинами, повідомляють про ріст пунктуальності.
Ситуація: "За період між двома нарадами зазвичай накопичується багато дрібних питань, що ми включаємо до порядку денного як "Різне". Однак іноді обговорення цього пункту затягується на кілька годин..."
Помилка: Ніколи не включайте до порядку денного розділ "різне". Люди не знати про те, що вони захочуть обговорювати. Отже, Ви не будете знати скільки часу протриває обговорення таких питань.
Якщо уникнути цього неможливо, винесіть питання "Різне" на обговорення в першу чергу. Перед тим, як приступити до розгляду інших пунктів, запитаєте про наявність відповідних питань і вирішіть відразу, чи будете Ви включати їх до порядку денного зборів, і якщо так, то в яку їхню частину.
Якщо Ви все-таки включили розділ "Різне" у кінець порядку денного, то відразу ж установіть час, який Ви виділяєте на "різне". Рішуче припиняйте тих ораторів, що взяли слово для різних провокаційних заяв і вимог, які не мають відношення до основної повістки.
Ситуація: "Іноді, буває, сидиш на нараді і ловиш себе на думці: що ми тут обговорюємо?..."
Помилка: Можливо, причина криється в поганій підготовці наради. Люди приходять на неї, у дійсності не уявляючи, навіщо, і не знаючи, що від них потрібно. Боротися із цим можна шляхом ретельної підготовки.
Може бути, такі думки відвідують Вас на регулярних нарадах, проведених скоріше за звичкою, ніж з якою-небудь ясною метою. В цьому випадку варто переглянути графік нарад.
Особлива увагу варто приділяти ефективному обміну інформацією до, під час і після наради. Інакше на жаль! — багато нарад так і будуть залишатися порожньою витратою часу.
Ситуація: "Іноді на нарадах виникає загальна наснага, всі гаряче підтримують яку-небудь нову ідею, але на цьому все і закінчується..."
Помилка: Причин тому може бути кілька. Одна з основних - відсутність системи контролю за виконанням рішень. Також можливо, що рішення наради не були досить конкретними, тобто не були призначені відповідальні, не були визначені конкретні заходи тощо.
Кращий спосіб уникнути відповідальності -це сказати "Я за це відповідаю".
/Річард Бах "Ілюзії"/
Крім того, як показали дослідження психолога Дж. А. Стоунера, на нарадах люди більш схильні пропонувати ризиковану політику і приймати сміливі рішення, ніж кожен з них окремо. Одна з причин цього явища — розсіювання відповідальності, що дозволяє кожному з присутніх обвинуватити кого-небудь іншого в допущених помилках. Часто беруть участь у нарадах люди також схильні плутати обговорення з прийняттям рішень — це характерна помилка бюрократів, байдужих до реалій бізнесу.
Ну і, нарешті, багато прийнятих на нарадах рішення ніколи не виконуються через те, що люди з небажанням приймають зміни. Після спалаху інтересу, що випливає безпосередньо за нарадою, зацікавлені в тім, щоб усе залишалося як колись, швидко відновлюють статус-кво.
