Основи взаємодії керівника й секретаря-референта
Ніхто й ніщо не зможе заощадити час свого керівника краще, ніж гарний секретар. Але для того щоб час працював на Вас, Ваша робота має стати також роботою Вашого надійного помічника, якого Ви називаєте секретарем. Секретар повинен знати весь обсяг вашої діяльності й професійні цілі. Адже тільки спираючись на допомогу секретаря, Ви можете уникнути зайвих, а то й неприємних моментів, що переслідують кожного керівника на шляху до успіху.
Вимоги при виборі працівника на посаду секретаря наведені нарис. 8.18:
Рис. 8.18. Вимоги при виборі працівника на посаду секретаря
Сучасний секретар повинен так само вміло й ефективно управляти людьми, як і поводитися з паперами й телефонним апаратом. Проблема в тому, що його професійних якостей Ви не визначите на співбесіді, за винятком хіба що навичок "пускати пил в очі", а також культури мови, словникового запасу, відносної грамотності й каліграфічного почерку. Якщо ж секретар дістався Вам "у спадок" від попереднього начальника, то Вам доведеться починати з tabula rasa — чистого аркуша. Як не помилитися, орієнтуючи свого секретаря й окреслюючи коло його обов'язків? А вони не обмежуються назвою посади й системи підпорядкування, а тим більше аморфним "допомагати начальникові".
Типи секретарської діяльності наведені на рис. 8.19:
Рис. 8.19. Типи секретарської діяльності
Завдання секретаря керівника наведені нарис. 8.20:
Рис. 8.20. Завдання секретаря керівника
Насамперед, не варто недооцінювати їхніх можливостей, здібностей та знань. Визначити ступінь професійної секретаря можна тільки шляхом проб та помилок.
Проте, не забувайте, що функції секретаря — бути Вашим alter ego, а не затьмарити сонце.
Ділова кореспонденція. До повсякденних завдань секретаря входить ознайомлення і робота з листами:
- - сортування вхідної ділової кореспонденції за ступенем її важливості;
- - підготовка й збір необхідної інформації для відповіді на важливі листи;
- - встановлення строків виконання отриманих поштою замовлень;
- - складання відповідей на прості листи, подання їх на підпис і реєстрацію.
Секретар має сприяти діловим контактам керівника (рис. 8.21):
Рис. 8.21. Напрями діяльності секретаря щодо сприяння діловим контактам керівника
Для більш продуктивного сортування листів краще завести окремі папки, наприклад "Терміново", "На підпис", "Переглянути", "Замовлення", "Викинути". Останню папку не завжди доцільно заміняти сміттєвим кошиком, хоча вирішувати, зрозуміло, Вам. А ось про папку "Скарги" краще все-таки дати чіткі вказівки секретареві: заводити її, чи відразу відправляти на розгляд зазначеній в листі особі. Папка "Анонімки" звичайно не заводиться.
Систематизацію листів за допомогою папок можна поширити й на іншу ділову документацію. У такий спосіб всі матеріали легко знайти й відсіяти зерна від плевелів. Відновлення палок також входить в обов'язки секретаря.
До переписки з різними організаціями й установами секретареві треба ставитися серйозно і не тільки заготовити перший варіант відповіді, а й поінформувати про нього начальника.
Частину кореспонденції (в першу чергу юридичні документи, листи з банків, вищестоящих організацій, з позначкою "особисто" й листи ваших кращих партнерів) секретареві відкривати не дозволяйте. У жодному разі не делегуйте йому право підписувати відповіді на них.
Функції секретаря керівника наведені на рис. 8.22:
Рис. 8.22. Функції секретаря
Про пресу
Якщо секретарка абсолютно впевнена, що її начальника ніколи не цікавили японські кросворди, а на собачу вовну в нього алергія, тільки тоді збірник кросвордів і "Довідник кінолога" можна керівництву і не показувати. А ось у бізнес-видання ковбасу краще не загортати. Нагадайте, що комплект свіжої преси має лягти на стіл начальника, перш ніж її прочитає весь офіс.
