< Попер   ЗМІСТ   Наст >

Значення змін у діяльності організації

За сучасних умов, організація щоб вижити, повинна постійно змінюватись. Успішна організація постійно знаходиться у динаміці. Організація - це живий організм, який постійно рухається у напрямку зростання або ж спаду. Усі організації спрямовані на розвиток, а відповідно їх ціллю є рух тільки у позитивному напряму, у напряму росту. З розвитком організації відбувається і еволюція змін. Як ми уже зазначали, основна причина змін - дія зовнішніх по відношенню до організації чинників.

Розрізняють дві важливі складові організаційних змін: змістовну (що змінилося?) і процесну (як змінилося?). Змістовний аналіз змін дає змогу зрозуміти, які організаційні характеристики змінилися за досліджуваний проміжок часу. Процесний аналіз вказує на те, у який саме спосіб відбувається ця зміна.

Значення змін у діяльності організації визначається їхньою метою, напрямами, особливостями організації та управління, об'єктами, а також тими вигодами, які очікує отримати компанія.

Метою організаційних змін є:

  • - забезпечення керованості організацією та стійкого розвитку;
  • - адаптація до мінливих зовнішніх умов;
  • - розвиток бачення майбутнього та творчого потенціалу;
  • - отримання нових конкурентних переваг.

Що стосується напрямів змін, то вони можуть стосуватися будь-якої функціональної сфери діяльності організації: технологічної; кадрової; структурної; фінансової та інших.

Найчастіше організаційні зміни стосуються кадрових і структурних напрямів, а саме:

  • - управління змінами у розподілі влади та відповідальності: зміни характеру взаємин "керівник - підлеглий";
  • - управління змінами щодо джерел влади: зміна частоти використання різних джерел влади;
  • - управління змінами щодо організаційної побудови;
  • - управління процесами розвитку організаційних структур з метою забезпечення керованості та адаптивності організації.

Особливості організаційних змін визначаються їх природою та сутнісними характеристиками, до яких варто віднести такі:

  • - організація не лише здатна адаптуватись до змін у зовнішньому середовищі, але й сама ці зміни спричиняє;
  • - ідеальна єдність між відділами недосяжна, іноді різні частини організації діють автономно і для цього можуть бути об'єктивні причини;
  • - змінами не можна керувати, вони з'являються самі по собі;
  • - напруженості та конфлікти - ознаки змін, що зароджуються;
  • - не існує єдиного правильного способу побудови та розвитку організації;
  • - основа успіху організації - формування якісного інформаційного обміну між складовими частинами організації та зовнішнім середовищем;
  • - прагнення до максимальної індивідуальної і групової відповідності;
  • - порядок народжується з хаосу;
  • - організація від початку має здатність до самооновлення;
  • - неспокій потрібний для створення нових форм і видів діяльності.

Рушійні сили організаційних змін існують як всередині, так і поза організацією. Зовнішні сили формуються в усіх секторах зовнішнього середовища (споживачі, конкуренти, технології, національна економіка, міжнародне оточення та ін.). Внутрішні рушійні сили змін виникають з діяльності самої організації та прийнятих у ній управлінських рішень (стратегії розвитку, вимоги працівників, профспілок, низькі показники продуктивності та ін.).

До об'єктів змін у організації відносяться:

  • - Структура організації. Змінюються внутрішня структура організації, зміст трудових процесів, процесів прийняття рішення, інформаційних систем. Структурні зміни - одна з найпоширеніших і видимих форм змін в організації. Це реальна необхідність, коли відбуваються значні зміни у цілях або стратегії. Змінюються характер і рівень ділової активності, правова структура, форма власності, джерела фінансування, характер операцій, відбуваються процеси злиття, поділу, створюються спільні підприємства або проекти.
  • - Цілі та завдання діяльності. Модифікація цілей необхідна навіть для найуспішніших організацій, хоча б тому, що поточні цілі вже досягнуті.
  • - Застосовувана технологія. Змінюються обладнання, сировина та матеріали, технологічні та інформаційні процеси.
  • - Організаційна культура. Змінюються цінності, традиції, неформальні відносини, мотиви і процеси, стиль керівництва. Найбільш поширений і дієвий інструмент зміни культури організації - навчання.
  • - Персонал. Змінюються керівництво і підлеглі, рівень їх компетентності, мотивація, поведінка і ефективність праці.
  • - Ефективність роботи організації. Змінюються фінансові, економічні та соціальні результати її діяльності, змінюється діловий престиж в очах громадськості і ділових кіл.

Вплив чинників на характер змін в окремих елементах внутрішнього середовища наведена у таблиці 2.4.

Таблиця 2.4 - Характеристика змін у внутрішніх складових організації

Причина змін

Характер змін

1

2

1. Незадовільне функціонування підприємства

Найбільш поширеною причиною необхідності змін в організації є невдачі у спробі застосування будь-яких інших методів зниження зростання витрат, підвищення продуктивності, розширення внутрішніх і зовнішніх ринків або залучення нових фінансових ресурсів. Як правило, перш за все, впроваджуються такі заходи, як зміни у складі та рівні кваліфікації працюючих, застосування більш досконалих методів управління та ін.

2. Перевантаження вищого керівництва

Деяким підприємствам вдається функціонувати задовільно тільки ціною надмірного, виснажливого навантаження на декількох вищих керівників. Якщо очевидні заходи щодо зміни методів і процедур управління не дозволяють зменшити навантаження, не призводять до тривалого полегшення, то ефективним засобом вирішення цієї задачі стає перерозподіл прав і функцій, коригування та уточнення структури організації.

3. Відсутність орієнтації на перспективу

Майбутній розвиток підприємства вимагає з боку вищих керівників усе більшої уваги до стратегічних завдань, незалежно від характеру підприємства і роду його діяльності. Однак, багато керівників вищого рангу продовжують основний час приділяти оперативним питанням, а їх рішення, які будуть мати вплив і у перспективі, ґрунтуються на екстраполяції поточних тенденцій на майбутнє. Вищий керівник (або їх група) повинен усвідомлювати, що його найважливіший обов'язок полягає у тому, щоб зробити підприємство здатним розробити і реалізувати стратегічну програму діяльності підприємства.

Забезпечення такої можливості майже завжди пов'язане з перетвореннями організаційних форм, а також з введенням нових або докорінно змінених процесів прийняття рішень. Система стратегічного управління повинна містити чітку ієрархію цілей та відповідних заходів, показників реалізації стратегії та стратегічних змін.

4. Розбіжності з організаційних питань

Кожен досвідчений керівник вищого рангу знає, що стабільність в організаційній структурі підприємства, як правило, свідчить не стільки про внутрішню гармонію, скільки про успішне вирішення конфліктних ситуацій. Існуюча структура, яка б вона не була, створює перешкоди для ефективної роботи, ускладнює досягнення цілей деяких відділів чи підрозділів, недостатньо чітко висвітлює значення деяких функціональних ролей тощо. Коли виникають глибокі і стійкі розбіжності 3 приводу системи управління і особливо, коли вище керівництво має сумніви щодо оптимальної форми, єдиним виходом є ретельне вивчення структури з метою її удосконалення.

5. Зростання масштабу діяльності

Навіть в умовах стійкого асортименту продукції, стабільних виробничих процесів і збуту при тривалому збільшенні розміру підприємства з'являється необхідність у значному структурному перетворенні.

6. Диференціація портфеля діяльності

Розширення номенклатури продукції або послуг, вихід на різноманітні ринки, додаткове освоєння нових виробничих процесів потребують техніко-технологічних, виробничих, фінансових, маркетингових та інших змін в організації.

7. Об'єднання господарюючих суб'єктів

Злиття двох або кількох підприємств, навіть однакових за характером, обов'язково вносить деякі зміни у систему управління. Проблеми збігу функцій, зайвого персоналу, плутанина у розподілі прав і відповідальності вимагають відповідних організаційних змін.

8. Зміни у технологіях управління

Наукові досягнення у сфері управління починають все більше впливати на організаційні структури і процеси (прогресивні методи обробки інформації, дослідження операцій та планування, проектні та матричні форми побудови тощо). З'являються нові посади та функціональні підрозділи, змінюються процеси прийняття рішень.

9. Вплив НТП

Вплив наукових і технічних змін на систему управління є найбільш поширеним аспектом організаційних змін. Швидкий розвиток галузевих досліджень, поширення управління проектами, зростаюча популярність матричних та проектних структур - все це свідчить про поширення впливу точних наук на підприємства та організації.

Результат управління змінами, а отже і вигоди від їх проведення визначаються, перш за все, напрямами та метою їх реалізації. Зміни відображаються у загальній робочій атмосфері, умовах праці, рівні ротації персоналу, вони запроваджують чи модифікують певні стандарти діяльності, позначаються на перестановці кадрів, а отже, мають значення для безпосередніх виконавців, персоналу та компанії в цілому.

У таблиці 2.5 наведено значення та можливі вигоди від проведення організаційних змін за різними напрямами.

Вирішальну роль в ініціюванні та здійсненні змін відіграють керівники організацій, оскільки саме вони несуть відповідальність за розробку стратегії змін і планування заходів з їх здійснення. Ці люди мають володіти певними якостями, до яких належать:

1. Творче бачення. Керівники-перетворювачі створюють і пропагують своє бачення організації, тобто виражений у певній формі довгостроковий імідж компанії, або уявлення про те, чим компанія може і повинна стати. Бачення змушує співробітників відволіктися від сьогоденних проблем, приймати більш активну участь у діяльності організації, формувати спільні переконання і цінності, які є базисом для зміни організаційної культури.

Таблиця 2.5 - Значення та вигоди від проведення організаційних змін

Напрям

Значення змін

Економічні вигоди

Покращення техніко-економічних та фінансових показників діяльності організації; запровадження нових стандартів діяльності компанії

Управлінські вигоди

Підвищення дисципліни серед керівництва і персоналу; налагодження ефективного зворотного зв'язку в компанії; досягнення синергії в менеджменті організації; підвищення результативності системи менеджменту

Ринкові вигоди

Досягнення стратегічних цілей організації; загальна активізація діяльності; збільшення ринкової частки компанії; підвищення іміджу організації; створення додаткових конкурентних переваг

Технологічні вигоди

Розвиток нових технологій, зниження трудо-, витрато- та енергомісткості продукції (послуг)

Соціальні вигоди

Підвищення лояльності та відданості персоналу; покращення умов праці та загальної атмосфери у колективі; підвищення добробуту працівників компанії

Екологічні вигоди

Зменшення шкідливих викидів; покращення екологічних характеристик продукції

  • 2. Наявність комунікативної харизми. Трансформаційним лідерам необхідно переконати працівників у тому, що пропоноване бачення майбутнього компанії реально досяжне, і мотивувати їх для втілення майбутнього в сьогодення. Харизма - одна з характеристик лідерства, здатність керівника вплинути на працівників, спонукати їх до активних дій. Харизматичні лідери беруть на себе ризик перетворень, демонструючи високий ступінь компетентності та обґрунтовану впевненість у собі. Працівники ставляться до таких лідерів з великою повагою і довірою. Але харизматичним лідерам (як і усім менеджерам) необхідно усвідомлювати емоційну вразливість працівників у ході перетворень і здійснювати заходи, спрямовані на зменшення остраху співробітників, одночасно стимулюючи їх до здійснення змін.
  • 3. Уміння стимулювати навчання персоналу. Найважливіше завдання перетворень (і керівників) - розвиток потенційних здібностей співробітників до творчого сприйняття, навчання на досвіді змін.

Отримана при здійсненні змін інформація дозволяє більш ефективно керувати майбутніми трансформаціями.

В умовах стрімкого розвитку техніки і технології, динамічних змін, безпрецедентного розвитку комунікацій і взаємозалежності в управлінні принципову важливість набуває прагнення до організаційних змін як до можливості перешкоджати застою і забезпечувати ефективне використання всіх наявних ресурсів. Головним джерелом усіх цих можливостей стає управління змінами, спрямоване на сталий і ефективний розвиток.

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >