< Попер   ЗМІСТ   Наст >

Управлінські технології

Управлінські технології - це набір управлінських засобів впливу і методів досягнення поставлених цілей організації, які включають [7]:

  • - методи та засоби збору і обробки інформації;
  • - прийоми ефективного впливу на працівників;
  • - принципи, закони і закономірності організації і управління;
  • - системи контролю.

Для організацій, що різняться за чисельністю, організаційно-правовою формою, складністю організації технологічного процесу, можуть бути ефективними різні типи управлінських технологій. Управлінські технології мають двоярусну структуру: технології цільового управління і технології процесного управління (рис. 6.5).

Управлінські технології

Рис. 6.5 - Управлінські технології

Технології цільового управління визначають набір технологій процесного управління. Відповідно, керівник повинен спочатку визначитися з вибором конкретної технології цільового управління, а потім у якості інструментарію використовувати відповідний їй набір процес-них технологій.

Технології цільового управління - це технології, засновані на пріоритеті цілей над ситуаціями, вони орієнтують управлінську діяльність на досягнення мети: рішення має бути направлене на зміну ситуації, а не на усунення збурюючих впливів.

До складу технологій цільового управління входять: ініціативно-цільова, програмно-цільова та регламентна технології.

До складу процесних технологій входять шість технологій управління:

  • - управління за результатами;
  • - управління на базі потреб та інтересів;
  • - управління на базі активізації діяльності персоналу;
  • - управління у виняткових випадках;
  • - управління шляхом постійних перевірок і вказівок;
  • - управління на базі "штучного інтелекту".

На рис. 6.6 наведена схема наборів при реалізації цільових технологій управління.

У одній організації мають місце різні технології управління та їх комбінації. Кожній конкретній ситуації в організації відповідає своя управлінська технологія.

Розглянемо більш детально сутнісно-змістовну характеристику наведених типів управлінських технологій.

Схема наборів при реалізації цільових технологій управління

Рис. 6.6 - Схема наборів при реалізації цільових технологій управління

У загальному сутність цільових управлінських технологій полягає у структуризації цілей через визначення зв'язків між цілями та засобами їх досягнення. У процесі їх застосування можна поєднувати такі функції управління, як планування, контролювання та мотивування.

Управління за цілями застосовується, у випадках, коли: не всі цілі підрозділів є обґрунтованими, відсутня методика формування цілей, не проводиться статистика процесу реалізації цілей і завдань, немає документального аналізу реалізації цілей і завдань, ділові наради проводяться без необхідної підготовки, спостерігається багаторазова постановка однакових цілей і завдань.

Процес управління за цілями передбачає реалізацію трьох етапів (попереднього, поточного і завершального), які ґрунтуються на виконанні таких підетапів:

  • - формулювання цілей діяльності підприємства (визначення цільових уявлень керівників та підлеглих);
  • - узгодження цілей керівників і підлеглих;
  • - одержання проміжних результатів (виділення нових ідей, вилучення невідповідних цілей);
  • - порівняння досягнутих результатів із встановленими цілями;
  • - узгодження виконання роботи, методів контролю за досягненням встановлених цілей.

Ініціативно-цільова технологія управління заснована на видачі завдань без вказівок засобів і методів їх виконання і розрахована на ініціативного і професійного виконавця. Вона передбачає розробку керівником тільки кінцевої мети управління, а також терміну виконання без вказівки механізму її досягнення. При цьому мета може бути досягнута в передбачені строки або раніше, або ж може бути не досягнута з якихось причин, і нарешті, мета може бути досягнута за межами встановленого строку. Технологія не гарантує досягнення мети, однак дає великий простір для ініціативних рішень підлеглих.

Основними умовами використання даної технології є:

  • - штат працівників організації або її підрозділу не більше 10 осіб;
  • - час виконання завдання не повинен перевищувати одного місяця з дня його видачі;
  • - наявність високопрофесійного персоналу або великої довіри до нього з боку керівника;
  • - переважне виробництво нових товарів, послуг, інформації або знань;
  • - наявність стійких неформальних стосунків у колективі.

Для даної технології ефективною є лінійна схема організаційних відносин. Професіоналізм виконання завдання визначається кваліфікацією виконавця, що виконує завдання, а кваліфікація керівника відіграє вторинну роль.

Програмно-цільове управління - один із видів управління, в основі якого лежить орієнтація діяльності на досягнення цілей, передбачених програмою. При програмному управлінні в основу ставиться не існуюча організаційна структура, а здійснюється управління елементами програми, програмними діями.

Залежно від сфери застосування програмно-цільового управління на підприємстві можуть реалізовуватися такі типи програм:

  • - програма комплексного технічного розвитку;
  • - програма переходу на випуск нової продукції;
  • - програма нового будівництва;
  • - програма удосконалення організації управління;
  • - програма з підвищення якості продукції;
  • - програма економії матеріальних ресурсів;
  • - програма розв'язання соціальних питань тощо.

Основу програмно-цільового управління становить розробка комплексної цільової програми. Будь-яка комплексна цільова програма характеризується наступними ознаками [8]:

  • 1. Наявність мети. Важливою характеристикою комплексної програми є чітка цільова установка. Визначити мету для вирішення проблеми досить складно, особливо при розробці комплексної програми, оскільки вона розрахована на вирішення багатьох проблем протягом тривалого періоду.
  • 2. Наявність ресурсів. Для реалізації будь-якої програми потрібні певні ресурси: матеріальні, трудові і фінансові. Тому другою характеристикою програми є кількісне визначення ресурсів для здійснення кожної цілі і підцілі з розподілом на періоди протягом загального терміну виконання програми. Окрім цього, в окремих випадках виникає необхідність визначення природних ресурсів, потужностей організацій, транспортної системи, наукового потенціалу.
  • 3. Обмеження ресурсів. Третьою характеристикою програми є обмеження ресурсів. Тільки в окремих випадках певний ресурс може бути використаний у будь-якій кількості. Це зумовлює послідовний підхід до розробки програми. Після розрахунку потреби ресурсів і встановлення обмежень виявляють дефіцит ресурсів. Для його уникнення переглядають нормативи споживання, розробляють заходи щодо економії ресурсів, заміну одного виду ресурсів іншим, застосовують часткову зміну цілей програми. До речі, такі заходи щодо зменшення потреби у ресурсах доцільні і в умовах бездефіцитності ресурсів.
  • 4. Поділ програми на підпрограми. Четвертою характеристикою є поділ генеральної програми на складові - підпрограми. Комплексний характер програми викликає потребу здійснення технічних, економічних, ідеологічних, екологічних, правових та інших заходів. Перелік цих заходів щодо кожного напряму створює підпрограми, які, у свою чергу, також складаються з підпрограм нижчого порядку.

Регламентна технологія управління полягає у видачі для виконання завдань із зазначенням можливих засобів і методів їх виконання; в інформуванні про можливі обмеження ресурсів та орієнтовний час їх виконання; у жорсткому контролі щодо руху до мети. Професіоналізм виконання завдання визначається кваліфікацією керівника, який видав завдання, і виконавця. Регламентне управління застосовується як правило на макрорівні.

Регламентна технологія управління може привести до трьох основних результатів:

  • - досягнення мети у прийнятні терміни (раніше чи пізніше);
  • - досягнення відчутних позитивних результатів від самого процесу виконання мети (а не від її досягнення);
  • - відсутність істотних позитивних результатів протягом прийнятного часу ("топтання на місці").

Регламентна технологія управління передбачає розробку керівником кінцевої мети управління і стратегій при можливому обмеженні різних ресурсів (матеріальних, людських, фінансових тощо). При цьому мета буде обов'язково досягнута, але у строки, які заздалегідь важко визначити.

Основними умовами використання даної технології є:

  • - час виконання мети або складових її завдань може бути визначений не чітко, наприклад, протягом року, протягом десятиліття і т.д.;
  • - у процесі реалізації мети можливе істотне та непрогнозоване обмеження ресурсів (фінансових, технологічних, сировинних та ін.);
  • - переважно інноваційний і тривалий характер розробок.

Дана технологія базується на статистичних методах, теорії розмитих множин, теорії розробки рішень в умовах невизначеності.

Рекомендованими структурами управління є лінійно-функціональна, дивізіонально-продуктова і структура, орієнтована на споживача.

Таким чином, цільові управлінські технології - це технології системного характеру, використання яких спрямоване на досягнення довгострокових перспектив і цілей, з урахуванням впливу зовнішніх і внутрішніх чинників.

Їх застосування змушує менеджерів визначати [9]:

  • - що саме має бути зроблено (за умов аналізу, чому саме це треба робити);
  • - яким чином це має бути зроблено (формування пріоритетів, заходів з досягнення цілей, визначення форми закріплення послідовності дій, тобто розробка планів, проектів, програм);
  • - коли це буде зроблено (досягнення конкретних результатів та оцінка окремих кроків у виконанні цілей);
  • - скільки це може коштувати (визначення потреб в обсягах фінансування та оцінювання можливостей залучення коштів із різних джерел);
  • - які параметри отриманого результату слід вважати задовільними (розробка системи критеріїв досягнення проміжних та кінцевих результатів);
  • - які, ким і коли мають бути впроваджені коригувальні дії (визначення форм та механізмів контролю, забезпечення зворотного зв'язку).

Однак, цільовим управлінським технологіям притаманна низка недоліків, поряд із визначеними перевагами (табл. 6.2) [10,11].

Таблиця 6.2 - Переваги та недоліки цільових управлінських технологій

Переваги

Недоліки

Залучення керівників усіх рівнів до процесу розроблення цілей

Ієрархії цілей притаманна певна статичність, тобто у певний період склад, характеристики цілей та субординація можуть змінюватись

Стимулювання процесів зворотного зв'язку

Цілі можуть ієрархічно підпорядковуватись одна одній, тобто цілі вищого рівня можуть виявиться важливішими і ширшими за масштабами, ніж цілі нижчого рівня

Поєднання завдань, що стоять перед кожним менеджером, із загальними цілями організації

Недоцільно застосовувати на погано організованому і погано керованому підприємстві, де цілі доводяться до керівників нижчих рівнів без узгодження 3 ними

Підвищення ефективності роботи за рахунок того, що кожен керівник має чітке уявлення про свої цілі та цілі організації

Не дає результатів, якщо відсутня особиста мотивація працівників

Посилення мотивації до роботи як результат особистої участі усіх керівників у розробленні та узгодженні цілей

Труднощі при формуванні цілей

Удосконалення системи контролю та оцінювання роботи кожного працівника відповідно до отриманих результатів

Потребує добре організованої системи контролю

Досягнення стратегічних, а не лише поточних цілей підприємства

Слабка інтеграція з іншими елементами організації

Кожна технологія цільового управління найбільш ефективна при використанні разом з нею набору процесних управлінських технологій, пріоритети застосування яких визначає керівник. Розглянемо ці технології більш детально.

Управління за результатами - це цілісна система управління, орієнтована на кінцеві результати і заснована на використанні творчого потенціалу трудового колективу, нових методів і техніки управління.

Якщо цільове управління робить основний наголос на плануванні, то управління за результатами більше уваги акцентує на реальному процесі управління, на мотивації і кваліфікації керівників. Це є практична філософія управління, яка об'єднує багато сучасних напрямів - стратегічне управління, ситуаційне управління, інтегрований розвиток керівників і організацій тощо [3].

Технологія управління за результатами використовується, коли: робота для більшості працівників обмежується їх робочим місцем, співробітники не цікавляться збутовою політикою організації, має місце погане стимулювання результатів праці. Управління за результатами - це процес, що передбачає колегіальний підхід до планування, у якому робиться наголос на досягнення певних і вимірних результатів. Він спрямований на поліпшення забезпечення планів і зміцнення ефективності управління, дієвості та підзвітності.

Основне завдання, яке повинна вирішити ця управлінська технологія - підвищення маневреності бізнесу. Технологія управління за результатами ґрунтується на посиленні функції координації та інтеграції діяльності всіх підрозділів. Ця технологія ефективна в середніх і малих організаціях, де спостерігається невеликий час між ухваленням рішення і його результатом.

До основних умов застосування технології "управління за результатами" належать:

  • - час між прийняттям рішень і результатом їхнього виконання мінімальний (години, кілька днів);
  • - відсутні нездоланні труднощі швидкого придбання необхідних ресурсів;
  • - професіоналізм керівника організації або керівника проекту досить високий.

Принципи технології - результати є основою діяльності; цілі -це ті ключові результати, до яких організація прагне у своїй діяльності протягом тривалого періоду часу.

Ключові результати можуть бути трьох типів:

  • - за комерційною діяльністю;
  • - за функціональною діяльністю підрозділів;
  • - за некомерційною діяльністю, що сприяє досягненню безпосередніх функціональних цілей (результати підтримки).

До результатів комерційної діяльності можна віднести: дохід від реалізації продукції, витрати, прибуток, рентабельність, ефективність використання капіталу тощо.

Функціональними результатами є: кількість і якість виробленої продукції, послуг, що надаються, ефективність використання матеріальних, трудових ресурсів, ступінь використання виробничих потужностей.

Результати підтримки сприяють досягненню комерційних і функціональних результатів. До зовнішніх результатів підтримки відносяться: імідж (ділова репутація) підприємства, характеристика і якість продукції (послуг) та ін. Результати підтримки всередині організації можна встановити відносно вмотивованості персоналу, атмосфери організації, використання робочого часу і засобів комунікації, тобто швидкості проходження інформації.

Суттєвою рисою даної технології є уважне ставлення до випадковостей поряд із запланованими і очікуваними результатами. Базуючись на отриманому результаті, необхідно робити відповідні висновки для планування діяльності організації і кожного її працівника. Особлива увага при цьому приділяється питанням підвищення кваліфікації персоналу, оцінці його роботи і системі заохочення. В управлінні за результатами здійснюється збалансований розвиток організації та якості життя її працівників.

Перехід до управління за результатами означає широкомасштабний процес удосконалення усієї організації [3], оскільки цілі та пріоритети не залишаються постійними величинами, а переглядаються зі змінами у зовнішньому і внутрішньому середовищі, а також при досягненні цілей або необхідності їхнього коригування.

Технологія "управління на базі потреб і інтересів" заснована на пріоритеті міжособистісних відносин. Взаємодія між керівником і підлеглим при реалізації даної технології може виникнути тільки за умови, що виконуване завдання стосується потреб і інтересів як самого керівника, так і його підлеглого.

Технологія управління на базі потреб та інтересів має місце, коли: немає планів формування гнучких структур виробництва і управління, працівники мало знають про перспективи розвитку компанії, має місце велика плинність кадрів, керівники нерідко зустрічають протидію з боку працівників.

Управління на базі потреб та інтересів засноване на стимулюванні діяльності людини через його потреби та інтереси, до яких належать: потреби у їжі, житлі, відпочинку, підтримці здоров'я, соціальні потреби у творчій праці, порядку і стабільності та ін. Цю технологію управління рекомендується використовувати у локальному масштабі.

Умови застосування технології [12]:

  • - великий часовий інтервал між прийняттям або корегуванням рішення і одержанням результату;
  • - переважно колективний характер роботи.

Дана технологія дозволяє керівникові безпосередньо впливати на потреби та інтереси працівників, а не побічно.

Управління на базі активізації діяльності персоналу реалізується шляхом стимулювання (морального і матеріального) персоналу і мобілізації його інтелектуального потенціалу. Основне завдання такого роду управління полягає у впливі на емоційний стан людини.

Технологія управління, що спирається на активізацію діяльності, використовується, коли: працівники безініціативні, акцент в організації робиться на матеріальне заохочення, працівники мають уявлення про свій внесок у результати роботи підприємства, багато часу витрачається на розбір виробничих конфліктів, персонал організації довго не оновлювався. Застосовується в організаціях найрізноманітніших форм. Технологія вимагає наявності системи спостереження за впливом стимулів і заохочень на діяльність кожного працівника або колективу. Стимулювання вказує на причини і механізми соціальних дій, поведінку осіб, спрямованих на досягнення цілей.

Спонукальними силами активності працівника виступають його інтереси, інстинкти. Мотивація обумовлює те, на що будуть спрямовані енергія, активність особи, вибір цілей і способи їх досягнення. Мотиви працівника важливо враховувати при оцінці його дій, результатів діяльності, тому що один і той же результат може бути обумовлений різними спонуканнями. Знання мотиваційних дій та поведінки має величезне значення у розумінні працівників, дає можливість впливати на них, домагатися ефективного використання їх здібностей. Залежність продуктивності дій від сили мотивів не є лінійною. Продуктивність діяльності зростає при збільшенні мотивації до певної межі (оптимум), після перевищення якої (надлишкова мотивація) спостерігається зниження ефективності дій.

Технологія "управління у виняткових випадках" полягає у чіткому розподілі усіх управлінських і виробничих функцій. Основний формальний керівник здійснює лише зв'язки із зовнішнім середовищем. Винятковий випадок - це стійкий набір ситуацій, що заважає виконавцеві належним чином і у визначений термін виконати отримане завдання. Винятковий випадок не відноситься до форс-мажорних ситуацій. Звичайно інтелектуальний рівень виняткового випадку (перешкоди) значно нижче рівня предмету діяльності фахівців.

Технологія управління у виняткових випадках застосовується, якщо: висококваліфіковані фахівці звільняються з роботи, надмірний апарат управління, керівники рідко бувають на робочому місці, компанія оснащена сучасним обладнанням та оргтехнікою, технологічний процес налагоджений і є власний центр з підготовки персоналу, ефективні ділові зв'язки між працівниками.

Технологія управління у виняткових випадках застосовується, коли має місце суворо регламентована технологія з чітким розподілом управлінських і виробничих функцій, налагоджена взаємодія між постачальниками і споживачами, або якщо має місце довірча структура управління, що використовується у випадках, коли в компанії засновники пов'язані між собою дружніми відносинами; засновники або працівники здатні професійно виконувати всі види діяльності. При цьому ефективна кільцева схема організаційних відносин.

Технологія реалізується шляхом наставництва, колективних форм навчання з індивідуальним контролем керівником або фахівцем.

Управління шляхом постійних перевірок і вказівок засноване на жорсткому плануванні діяльності підлеглих і постійному контролі керівника за поточною діяльністю.

За такої технології управління людина краще реалізує свої потреби у самовираженні, самопрояві, стабільності і порядку. Жорстке управління передбачає використання лінійної структури і застосовується у невеликих організаціях, де авторитет і професіоналізм керівника беззаперечний.

Технологія управління на основі систематичних перевірок і вказівок застосовується у випадках, коли: недостатня координація у діяльності працівників і підрозділів, неефективні кваліфікаційні вимоги до робочого місця, погано налагоджена взаємодія підрозділів, немає оперативності при реалізації прийнятих рішень, відсутній оперативний контроль за результатами роботи підлеглих, в організації роз'єднані між собою працівники, більшість з яких холерики і сангвініки. Технологія управління шляхом постійних перевірок і вказівок базується на жорсткому плануванні роботи підлеглих, постійному відстеженні керівником стану їхніх поточних справ. Вона ефективна для невеликих організацій, де високий авторитет керівника.

Технологія "управління на базі штучного інтелекту" заснована на пріоритеті відпрацьованої практики, статистики і сучасних економі-ко-математичних методів, реалізованих у вигляді баз знань або баз даних в контексті сучасних інформаційних комп'ютерних технологій. "Штучний інтелект" - це система сучасних інформаційних технологій, що моделюють деякі сторони розумової діяльності людини при підготовці і реалізації рішення.

Технологія, заснована на "штучному інтелекті" на базі інформаційної системи, має місце у ситуації, коли в організації ускладнена система документообігу, немає оперативності її обробки, в організації нестача досвідчених фахівців і керівників, неефективна робота маркетингової служби або вона взагалі відсутня, на стендах безліч розпоряджень і оголошень, чимало часу йде на збори і наради, робочий день більшості керівників перевищує встановлений час.

Технологія заснована на тому, що переважна більшість відхилень у роботі організації є штатними, тобто повторюваними з відомим набором рішень з їх усунення. Позаштатні відхилення виникають на базі штатних, тому набір рішень з їхнього усунення може бути отриманий шляхом кореляції штатних методів рішень за допомогою інформаційної системи. Дана технологія особливо ефективна для організацій, які часто змінюють номенклатуру продукції, що випускається, і для організацій, що мають великий обсяг складних типових процедур.

Отже, за допомогою управлінських технологій здійснюється процес розробки та реалізації управлінських рішень, які повинні бути спрямовані на досягнення запланованої мети організації. Дані технології включають методи і засоби збору та обробки інформації, прийоми ефективного впливу на персонал, принципи, закони та закономірності організації і управління, системи контролю тощо.

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >