< Попер   ЗМІСТ   Наст >

Комунікативно-інформаційні аспекти розпорядчої діяльності

Обов'язковою компонентою професійної діяльності менеджера є його розпорядча діяльність, яка реалізується через розпорядчий вплив. Основним завданням розпорядчої діяльності є координація дій підлеглих, що забезпечує чіткість, дисциплінованість і порядок роботи колективу.

Розпорядчий вплив - це пряма адміністративна вказівка, яка має обов'язковий характер, і адресується підпорядкованим особам шляхом передачі розпоряджень.

Розпорядчий вплив не припускає будь-які варіанти у виборі прийомів виконання певної дії, крім запропонованого, забезпечує чіткі дії управлінського апарату, налагоджену роботу системи управління.

Розпорядження - повідомлення, передане керівником підлеглим, що стосується змісту і результатів їх діяльності [4].

Вимоги до розпоряджень та чинники, що впливають на вибір їхнього виду наведені на рис.

Вимоги до розпоряджень та чинники вибору виду розпоряджень

Рис. 7.6 - Вимоги до розпоряджень та чинники вибору виду розпоряджень

Обсяг розпорядчих впливів залежить від якості підготовки кадрів управління, уміння, досвіду, авторитету, ініціативи та інших чинників. Форми розпорядчого впливу тісно пов'язані між собою і з формами організаційного впливу. З поглибленням розподілу праці в апараті управління, більш повним і чітким його документуванням, завдяки розробці положень про структурні підрозділи, посадових інструкцій, а також загальному удосконаленню управлінської діяльності, потреби в оформленні деяких управлінських рішень за допомогою видання наказів, розпоряджень немає. Тому чим кращим на підприємстві є організаційний вплив у формі регламентування, нормування, методичного інструктування, тим рідше доводиться вирішувати питання за допомогою форм розпорядчого впливу.

Виконуючи розпорядчу діяльність, менеджеру варто дотримуватись таких принципів:

  • - дотримання субординації;
  • - визначення пріоритетів;
  • - конкретність та несуперечливість завдань;
  • - переконання у розумінні розпорядження;
  • - уникнення персоніфікації та об'єктивність доручень;
  • - точність формулювання завдань;
  • - визначення форми відповіді на розпорядження;
  • - визначення критеріїв оцінювання;
  • - відповідність завдань можливостям виконавців. Форма передачі розпоряджень визначається:
  • - особливостями конкретної ситуації;
  • - особистісними характеристиками виконавця.

За ступенем категоричності розпорядження поділяються на:

  • - демократичні (прохання, рекомендація, порада);
  • - директивні (наказ, розпорядження, вказівка, доручення).

Наказ - це розпорядчий документ, виданий керівником підприємства, з метою вирішення основних і оперативних завдань, поставлених перед ним. Залежно від змісту розрізняють накази із загальних питань, пов'язаних зі створенням, організацією, ліквідацією, перейменуванням, зміною масштабу діяльності підприємства або структурного підрозділу, затвердженням або зміною положень, інструкцій, правил, структури, і накази по особовому складу, якими оформлюють призначення, переміщення, звільнення, заохочення, стягнення та інші дії щодо працівників організації.

У підготовці проекту наказу, як правило, бере участь підрозділ або посадова особа, яких безпосередньо стосується цей наказ, або діяльність яких пов'язана з його виконанням. Накази із загальних питань видають для виконання рішень державних органів влади, з ініціативи керівника або підпорядкованих йому структурних підрозділів. Текст наказу складається з констатуючої і розпорядчої частин. У першій викладають події, факти, які є підставою для видання наказу, у другій - дії. Текст розпорядчої частини наказу у разі потреби поділяють на пункти, кожний з яких містить вказівку виконавцю, дії і строки їх виконання. В останньому пункті розпорядчої частини зазначають осіб, на яких покладають контроль за виконанням наказу.

Розпорядження - це правовий акт, виданий керівником структурного підрозділу для вирішення оперативних питань. Це повідомлення, передане керівником підлеглим, що стосується змісту і результатів їх діяльності.

Аналогічно до наказу, текст розпорядження має констатуючу і розпорядчу частини. В останньому пункті розпорядження зазначають осіб, на яких покладають обов'язки з контролю за їх виконанням. Розпорядження, як правило, мають обмежений строк дії і стосуються вузького кола питань і виконавців.

Розпорядження повинні відповідати стратегії організації і компетенції як керівника, так і виконавця; бути обґрунтованими і чітко сформульованими, забезпеченими необхідними матеріальними і інформаційними ресурсами; дозволяти перевіряти і оцінювати результати дій, спрямованих на їхнє виконання.

За способом передачі розпорядження можуть бути:

  • - усними;
  • - письмовими;
  • - змішаними.

Вибір способу залежить від терміновості і важливості проблеми, взаємин між керівником і підлеглими, ступеня зрілості останніх.

Усні (не документовані) розпорядження віддаються при рішенні термінових задач низької і середньої складності та важливості у невеликих стабільних колективах.

Специфікою усних розпоряджень є можливість неоднозначного тлумачення їхнього змісту (як тим, хто його віддає, так і тим, хто його одержує).

Якщо розпорядження довге, його завжди краще віддавати у письмовому вигляді (оскільки людина запам'ятовує обмежений обсяг інформації). Письмові розпорядження є доцільними також у великих організаціях.

Розпорядження можуть бути змішаними (спочатку для оперативності віддаються усні, у тому рахунку і телефонні, а потім робиться письмове підтвердження).

У цілому вважається, що службові розпорядження все-таки потрібно давати у письмовій формі, а особисті проблеми вирішувати в усній.

Найбільш поширеною формою розпорядчого впливу є усна вказівка керівника. Найчастіше цю форму впливу застосовують керівники низової ланки: адміністратори, завідуючі виробництвом, секціями і відділами. На вищих рівнях управлінської ієрархії кількість усних вказівок зменшується.

На відміну від наказів, доручення регламентує тільки зміст завдання, залишаючи підлеглим право у виборі способу дій, а іноді і термінів виконання. Зміст доручення - це інформація про конкретні цілі і завдання, на підставі якої підлеглі можуть самостійно працювати. Ця інформація повинна бути чіткою і зрозумілою, тому не зрозумілі питання обумовлюються одразу. У термінових випадках доручення можуть носити попередній характер.

Якщо завдання звичайне, а відносини довірливі, розпорядженню краще надати форму прохання. Від того як віддаються розпорядження, багато в чому залежить якість їх виконання. Тому вони можуть підсилюватися додатковими засобами впливу на виконавця: переконанням, апеляцією до логіки (якщо робітник має однакові з керівником погляди), побажанням, проханням (якщо сутність завдання з моральної точки зору виглядає сумнівною), обіцянкою винагороди, погрозами.

При передачі рішень на виконання своїх вимог до підлеглих менеджер повинен забезпечити усі необхідні умови для того, щоб:

  • - інформація була краще сприйнята (щоб не виникло емоційного психологічного бар'єру);
  • - інформація була зрозуміла (щоб не виникло смислового психологічного бар'єру);
  • - інформація була засвоєна працівником (стала мотивом його поведінки).

Щоб не відірватися від ситуації та команди, менеджер повинен постійно дбати про дієвість зворотного зв'язку. Мета зворотного зв'язку для менеджера полягає у тому, щоб краще зрозуміти те, як сприймаються його дії, і як вони впливають на поведінку інших людей.

Для того щоб механізм зворотного зв'язку був найефективнішим, психологи рекомендують говорити про:

  • - конкретні дії людини, а не її особистість;
  • - свої спостереження, а не висновки;
  • - те, що відбулося сьогодні, а не в минулому;
  • - те, що буде цінним для людини, а не те, що принесе задоволення менеджеру;
  • - те, що людина зможе використати для себе.

Ніщо так не сприймається людиною, як неповага до неї та травмування її почуття людської гідності. Водночас зворотний зв'язок, у якому фіксуються увага до людини та її позитивних якостей, має великий позитивний потенціал [2].

Обов'язковою компонентою розпорядчої діяльності менеджера є його комунікативна компетентність. Комунікативна компетентність - знання, вміння і навички спілкуватися та взаємодіяти з іншими людьми, розуміти та оцінювати їх, передбачати їхню поведінку, впливати на них тощо.

Вибір кращих способів комунікативної поведінки залежить від ситуації, що склалася, ділових відносин, психологічних типів особистості, індивідуально-особистих характеристик. Характер комунікацій визначається вибором форми звернення, засобу повідомлення і способу контакту.

Розрізняють чотири комунікативних типи керівників за їхньою моделлю спілкування з підлеглими:

Тип А. Керівник орієнтований на спілкування з підлеглими. Він вважає за необхідне спонукати їх до висловлення своїх думок, бути уважним як до їх ділових пропозицій, так і до особистих прохань, враховувати їхній настрій. Орієнтований на найбільший прояв демократичних відносин з підлеглими, можливість реалізації їх творчого потенціалу та мотивацію з подальшим використанням отриманої від виконавця "вихідної" інформації.

Тип Б. Керівник орієнтований на демократичні відносини, але не особливо прагне враховувати "вихідну" інформацію. Він хоча і вважає за необхідне спонукати підлеглих до висловлення своїх пропозицій, вислуховувати їх, однак не може або не вміє ефективно використовувати цю інформацію у своїй роботі.

Тип В. Керівник орієнтований на спілкування з підлеглими лише у межах розуміння доцільності такого спілкування. Дає можливість реалізації творчого потенціалу підлеглих. Він вважає за необхідне спонукати підлеглих до висловлення своїх думок, уважний до їх пропозицій і прохань, враховує їхній настрій, але доти, доки це допомагає роботі. Якщо у нього немає такої впевненості, він не схильний до спілкування з підлеглими навіть тоді, коли вони до нього звертаються. Він свідомо обмежує діапазон своєї комунікативної поведінки.

Тип Г. Керівник зовсім не орієнтований на спілкування з підлеглими. Він не вважає за необхідне спонукати їх до висловлення своїх думок, приділяти увагу як діловим пропозиціям, так і особистим проханням, враховувати їхній настрій. "Висхідна" інформація надходить лише за ініціативи підлеглих. Керівник не схильний витрачати багато часу на її аналіз та урахування при прийнятті рішень.

Удосконалення комунікаційно-інформаційних аспектів розпорядчої діяльності менеджера в організації може здійснюватись за такими напрямами (рис. 7.7).

Напрями удосконалення комунікативно-інформаційних ас¬пектів розпорядчої діяльності

Рис. 7.7 - Напрями удосконалення комунікативно-інформаційних аспектів розпорядчої діяльності

Отже, здійснюючи розпорядчу та комунікативну діяльність, варто враховувати елементи честолюбства, стимулювати максимально повне використання можливостей працівника. Виконавцю слід надавати можливості прояву особистих здібностей, ініціативи, самостійності. Слід формувати у виконавців певний психологічний настрій на необхідні дії шляхом підкреслення здібностей працівника.

Необхідно стимулювати спроби підлеглих самостійно вирішувати питання, які ставить перед ними керівник, або які виникають у процесі роботи. Можливі помилки при цьому не слід оцінювати дуже суворо, щоб у працівника не зникало бажання і надалі діяти ініціативно. Вказівка погано підготовленому, малодосвідченому і пасивному працівнику повинна однозначно містити дані про результат, якого очікують, і методи його досягнення; працівникові заповзятливому, схильному до самостійних дій достатньо повідомити мету, загальний результат, залишивши свободу вибору способів дії.

Варто також пам'ятати, що менеджер (особливо керівник, лідер) має великий особистісний вплив на рівень культури в організації. Якщо він спілкується з людьми на гуманістичному рівні, то, як правило, рівень культури спілкування, а отже, і корпоративної культури в організації буде високим.

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >