Процес прийняття рішення про закупівлю індустріальним споживачем

Прийняття рішення індустріальним споживачем щодо купівлі товарів чи послуг охоплює низку послідовних етапів роботи та прийняття відповідних рішень. Вони дуже подібні на етапи процесу прийняття рішення щодо купівлі індивідуальним споживачем, проте реалізація кожного етапу є більш складним і трудомістким процесом виконання певних дій, а купівля товарів чи послуг загалом – більш комплексною процедурою.

• 1. Усвідомлення потреби. З моменту усвідомлення виробничої потреби або нужди в чомусь, що може бути задоволена лише шляхом купівлі товару чи послуги, на підприємстві починається процес прийняття рішення щодо купівлі. Потребу можуть усвідомлювати керівники певних структурних підрозділів, відповідні співробітники або навіть сам власник чи керівник підприємства. Виникнення та усвідомлення потреби в чомусь може бути зумовлене впливом певних факторів: загострення конкурентної боротьби на ринку, що спричинює необхідність удосконалення наявних та випуску нових товарів, для виробництва яких потрібні нові матеріали, нове обладнання та ін.; розвиток НТП, завдяки якому з'являються нові технології, техніка та обладнання вищої якості, що приводить до оновлень на підприємстві; поламки механізмів, виробничих ліній, для ремонту яких потрібні запасні деталі, вузли тощо; незадоволення якістю, ціною, умовами постачання деяких товарів чи послуг; надходження нової пропозиції на підприємство; рекламування нового товару чи послуги; результати відповідних маркетингових досліджень та ін. Усі чинники, що формують потребу в чомусь на підприємстві, умовно можна поділити на зовнішні та внутрішні.
• 2. Визначення характеристик товару (послуги). Після усвідомлення потреби визначають технічні параметри і властивості, якими має володіти товар чи послуга, наводять відповідні стандарти, яким він має відповідати, дають йому оптимальну характеристику, визначають рівень якості, необхідну кількість товару чи послуги, здійснюють вартісний аналіз товару (послуги). Такий аналіз необхідний для з'ясування способів знизити витрати виробництва і собівартість продукції. Детальний опис властивостей, технічних параметрів і характеристик товару (послуги) необхідний у подальшому для оцінювання пропозицій, вибору постачальника, укладання угод, купівлі товару чи послуги. Здійснюють такі процедури на підприємстві переважно інженери, маркетологи, працівники закупівельного центру із можливим залученням інших відповідних фахівців, зовнішніх експертів або консультантів.
• 3. Пошук постачальників. Після визначення та складання переліку характеристик товару (послуги) відбувається пошук постачальників необхідного товару (послуги). Інформацію про них отримують із зовнішніх джерел – торгових друкованих довідників, електронних баз даних, інформаційних комп'ютерних мереж, торгово-промислових виставок, спеціалізованих журналів, рекламних матеріалів, повідомлень, прямих поштових розсипок тощо. Також інформацію про постачальників можна отримати від підприємств-партнерів або з власної бази постачальників певних товарів чи послуг, якщо така є на підприємстві. Інколи пошук постачальника забирає багато часу, коштів та зусиль.

Відповідно важливим завданням постачальників товарів та послуг на промисловому ринку має бути якнайширше розповсюдження інформації про себе та свої товари чи послуги, рівень їх якості, властивості, технічні характеристики, сервіс тощо, а також створення престижного іміджу та здобуття репутації надійного постачальника.

4. Оцінювання пропозицій і постачальників. На цьому етапі працівники закупівельного центру здійснюють оцінювання потенційних постачальників, їхніх пропозицій за визначеними критеріями і обирають одного або декількох із них. Кількість постачальників (один чи більше), з якими планує працювати підприємство-споживач, залежить від внутрішньої політики діяльності, виду товару (послуги), що потрібен, його кількості, якості, ціни, умов постачання та ін. Оцінювання потенційних постачальників зазвичай відбувається в кілька етапів. Спочатку складають список усіх відомих (знайдених) потенційних постачальників, далі із нього вибирають найбільш можливих потенційних постачальників, товари чи послуги яких задовольняють мінімальні вимоги за кожним критерієм оцінювання. Після цього постачальників оцінюють за важливістю та значущістю критеріїв, складають рейтинг постачальників і в підсумку обирають найкращу альтернативу – постачальника, який відповідає найважливішому критерію. Спочатку може бути обрано декілька потенційних постачальників, з якими надалі проводять переговори, і лише після цього вибирають одного для укладання угоди. Якщо декілька потенційних постачальників пропонують практично однакові товари чи послуги (наприклад, деякі види сировини), з ними також проводять переговори, після чого обирають одного, який пропонує найвигідніші умови постачання, знижки, додатковий сервіс тощо. У деяких випадках постачальника обирають на конкурсній основі.

На цьому етапі важливим є визначення критеріїв оцінювання потенційних постачальників та їх важливості. Потрібно, щоб усі працівники закупівельного центру здійснювали оцінювання за єдиними критеріями. Це значно спростить процедуру вибору постачальників та не призведе до виникнення конфліктів між працівниками закупівельного центру.

• 5. Укладання угоди і купівля товару (послуги). Після оцінювання альтернатив і вибору постачальника з ним укладають угоду. Залежно від сфери діяльності підприємства-покупця, товару чи послуги, які воно збирається придбати, угоди мають різний характер. Проте здебільшого в них зазначають технічні характеристики товару (послуги), рівень якості, загальну кількість одиниць товару, кількість однієї партії замовлення, ціну, умови оплати, терміни постачання, умови постачання, умови повернення, гарантії, сервіс, додаткові послуги тощо. Угоди переважно передбачають довгострокову співпрацю підприємства-покупця і постачальника, за якої продавець зобов'язується постачати необхідну кількість товарів (послуг) в обумовлені терміни за визначеними цінами, а підприємство-покупець – вчасно здійснювати їх оплату. Підписання довгострокової угоди приводить до концентрації закупівель з одного джерела і тісної співпраці підприємства-покупця і постачальника. Таке співробітництво вигідне для обох суб'єктів ринкової діяльності: не витрачаються час і кошти на пошук постачальників і укладання угоди, є постійний покупець на товари (послуги), зростають обсяги замовлень та ін.
• 6. Використання товару (послуги) та оцінювання результатів купівлі. Оцінка результатів закупівлі для підприємств-споживачів має формальний характер. Працівники закупівельного центру збирають інформацію від співробітників різних структурних підрозділів підприємства, які використовують куплений товар (послугу), щодо рівня його якості, своєчасності постачання, сервісу, надання додаткових послуг тощо. На основі результатів таких досліджень приймають рішення щодо подальшої співпраці з цим постачальником та продовження купівлі його товару (послуги) або відмову від нього чи внесення певних змін до деяких умов договору.

На практиці процес прийняття рішення щодо купівлі товарів чи послуг індустріальним споживачем може бути спрощеним або, навпаки, ускладненим, мати меншу або більшу кількість етапів. Усе залежить від конкретної ситуації, конкретного підприємства, сфери його діяльності, внутрішньої політики, видів товарів та послуг, працівників закупівельного центру, їхніх повноважень, особистісних факторів та ін.