< Попер   ЗМІСТ   Наст >

ФОРМУВАННЯ ОРГАНІЗАЦІЙНОЇ СТРУКТУРИ ЛОГІСТИЧНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ

Принципи формування організаційної структури логістики підприємства

Організаційна структура логістики підприємства – це внутрішня побудова будь-якої системи логістичного менеджменту, тобто принцип організації елементів у логістичну систему підприємства, сукупність стійких зв'язків та відносин між ними.

Організащйна структура логістики підприємства відображає форму (тобто побудову), устрій суб'єкта логістичного управліїшя, спосіб його внутріїпньої організації, зв'язки елементів такого суб'єкта між собою (порядок розташування, підпорядкованості окремих ланок управлінського апарату).

Завдання організаційної структури управління полягає у формуванні відносин між взаємопов'язаними об'єктами й суб'єктами управління і ресурсами, які забезпечують ефективне досягнення цілей виробничо-господарської діяльності підприємства.

Формування організаційної структури служби логістики є не тільки основою існування кількісно визначеної системи логістичного управління, але й формою, у межах якої відбуваються зміни, виникають передумови для переходу системи з одного стану в інший.

За будь-яких умов організаційна структура має досить гнучко та легко пристосовуватися до особливостей логістичної діяльності підприємства. Це визначає такі основні вимоги до неї:

■ структура організації має відображати цілі та плани логістики підприємства, оскільки вони є складовими всієї його виробничо-господарської діяльності;

■ структура організації повинна відображати зовнішнє середовище логістики підприємства;

■ структура організації повинна відображати визначений обсяг повноважень, якими наділені особи, що здійснюють на підприємстві логістичне управління товаропотоками;

■ при групуванні видів логістичної діяльності підприємства та розподілу повноважень всередині організації необхідно враховувати людський фактор.

Ефективно вибудувана організаційна структура логістики забезпечує їй стабільність, стійкість, завдяки чому така система зберігає свої властивості при зміні умов функціонування зовнішнього середовища.

Тож необхідно брати до уваги:

■ прагнення до простоти форми та невеликого штату логістичного управління (вищий рівень структури логістичного управління має бути нечисленним, а сама структура – максимально простою та гнучкою);

■ дотримання свободи і одночасно жорсткості логістичного управління (за умови поєднання централізації і децентралізації управління має проявлятися жорсткість стосовно виконання найбільш значимих для підприємства справ, і надається свобода дій функціональних підрозділів стосовно всього іншого);

■ зміщення акцентів з функцій на бізнес-процеси (зосередження уваги органів управління не на виконанні окремих логістичних функцій, а на вирішенні питання найбільш ефективного управління процесом виконання замовлень споживача у цілому – функціональні підрозділи підприємства складають єдиний процес).

Розуміння сутності й ролі організаційних структур господарюючих суб'єктів у минулому і на даний час, виділення їх сильних й слабких сторін дозволяє логістичному менеджменту обрати найбільш оптимальну структуру, яка у найбільш повній мірі задовольнить підприємство у майбутньому. У сучасних умовах розвитку ринкових відносин відбуваються "управлінські експерименти" керівництва підприємств, за якими проходять постійні перебудови організаційних логістичних структур та перетворення логістичних бізнес-процесів на оперативному / операційному рівні; модифікуються ієрархічні організаційні структури з метою їх пристосування до динамічно змінюваного зовнішнього середовища Увага керівництва підприємств починає зосереджуватися на технологіях заміни вертикальних бюрократичних структур на горизонтальні структури, орієнтовані на управління ключовими процесами. Ефективність формування організаційної структури логістики підприємства забезпечується підвищенням продуктивності праці, раціонального використання основних фондів, скорочення втрат предметів праці, виконання певних обсягів робіт з мінімальними витратами.

Сучасний менеджмент визначає існування таких базових принципів управління: індивідуальний, функціональний і процесний (рис. 6.20) [6].

Основні принципи побудови організаційної структури логістики підприємства

Рис. 6.21. Основні принципи побудови організаційної структури логістики підприємства

Індивідуальний принцип управління визначає роботу, що виконується окремою людиною.

Функціональний принцип управління відображає роботу підрозділу і підприємства у цілому по вертикалі взаємодії керівників, підрозділів і службовців.

Функціональні структури логістичного менеджменту визначаються такими особливостями:

■ формування груп помічників (" експертів" ) керівника, завдання яких полягає у розподілі між працівниками виконання робіт;

■ формування груп помічників "експертів", які не відповідають за загальну ефективність функціонування підприємства (бізнес-системи), виконуючи лише ті обов'язки, які доручають "експерти";

■ відсутність горизонтальних зв'язків між функціональними підрозділами підприємства;

■ великий потік процедур організаційно-управлінського характеру, що у значній мірі ускладнює виконання логістичних процесів;

■ залучення у сферу логістичного управління товаропотоками великої кількості працівників, які впливають на кінцевий результат логістичних процесів;

■ зосередження логістичних функцій та відповідальності на вищому керівництві, невизначеність такої відповідальності на нижчих рівнях [6].

Сутність побудови функціональної структури логістики підприємства полягає у контролі виконання працівниками служби логістики нижчого рівня указівок працівників вищого рівня управління. Норма керованості; тобто науково обґрунтована контрольована кількість підлеглих складає від трьох до п'яти осіб. У значній мірі ефективність роботи такої групи визначається насамперед професіоналізмом їх керівника, оскільки він розподіляє сфери діяльності піж підлеглими.

Процесний принцип управління фактично складає послідовний ряд постачальників і споживачів. При цьому вимоги до кожної наступної роботи чи операції обумовлюють вимоги до попередньої роботи чи операції. Результати діяльності служби логістики по суті є міжфункціональними, залежать від виконання вимог до складових взаємообумовленого такою діяльністю бізнес-процесу.

Таким чином, вимоги до кожного одиничного інтегрованого логістичного бізнес-процесу, який входить у загальний інтегральний горизонтальний бізнес- процес підприємства, повинен визначатися вимогами до кінцевого результату діяльності логістичної служби.

Це досягається шляхом раціональної організації праці – приведення трудової діяльності персоналу служби логістики у відповідну систему, яка може бути описана за допомогою ряду параметрів: цільове призначення, правова та нормативна основа, ресурси, процеси і структура, розподіл праці і розподіл ролей, зовнішнє середовище та система внутрішніх соціальних, економічних зв'язків та відносин, що відображають організаційну культуру.

Найбільш важливою умовою досягнення успіху у логістичній діяльності підприємства є відпрацювання принципів організації. На підставі узагальнення відомих теоретичних розробок у цій сфері виділимо такі основні принципи формування організаційної структури логістики підприємства.

  • 1. Розподіл праці. Цей принцип передбачає, що робота працівника чи групи працівників повинна бути закінченою фазою робочого процесу – необхідний кінцевий результат такої роботи. Такий розподіл має як позитивні переваги, так і негативні наслідки (рис. 6.21).
  • 2. Делегування повноважень. Це наділення правами і обов'язками певного працівника у сфері компетенції відповідного керівника. Ефективність делегування повноважень залежить від таких факторів:

■ фіксована відповідальність – при делегуванні повноважень відповідальність з керівника не знімається;

■ можливість загального контролю – здатності керівника та його підлеглих; тип роботи; територіальне розміїцення підприємства, мотивація працівників;

■ відповідність прав та обов'язків – обсяг делегованих повноважень має відповідати обсягу делегованих обов'язків;

■ передача відповідальності за ієрархією – делегування повноважень, по можливості, на найнижчий ієрархічний ступінь (принцип абсолютної переваги);

■ звітність з відхилень – результат моніторингу повинен бути негайно доведений до відома керівника.

Позитивні переваги і негативні наслідки розподілу праці персоналу служби логістики

Рис. 6.21. Позитивні переваги і негативні наслідки розподілу праці персоналу служби логістики

3. Діапазон контролю. Це норма контролю чи керованості керівництва (кількість безпосередньо підпорядкованих одному керівникові працівників). До факторів визначення оптимальної кількості підлеглих з позицій діапазону контролю відносять:

■ рівень компетентності керівника та його підлеглого;

■ межі виконання керівником робіт, які не підпадають під його безпосередні обов'язки;

■ інтенсивність взаємодії між окремими підлеглими;

■ схожість та відмінності у діяльності підлеглих;

■ широта нової проблематики у конкретному підрозділі;

■ поширеність стандартизованих процедур;

■ ступінь фізичних відмінностей у діяльності.

  • 4. Вплив технології. Виходить з того, що технологія, що використовується на підприємстві, досить тісно пов'язана з його ідеальною організаційною структурою. Оскільки з точки зору вимог розв'язання проблем більш складна технологія вимагає більш чіткої виразності організаційної структури – забезпечення ретельної розробки та чітко виконання плану, забезпечення відповідності кадрової та матеріальної складової цілей, ресурсів і потреб підприємства.
  • 5. Фактори середовища. Для більшості підприємств динамічно змінюване та жорстко конкурентне середовище, де вони функціонують, вимагає гнучкої пристосованості його структури до нових і слабко контрольованих ситуацій. Зміни, що відбуваються у зовнішньому середовищі, призводять не тільки до використання різних структур, але й до корінної зміни структури у межах однієї й тієї ж організації.
  • 6. Розмір підприємства. Впливає на вибір структури організації. Чим більше за розміром підприємство (у тому числі і за кількістю працівників), тим у більшій мірі проявляється тенденція вибору бюрократичної структури. Виникає не обхідність створення деякої формальної структури з розподілом на окремі одиниці, які створюють можливість координації управління.
  • 7. Підбір кадрів. Такий принцип базується на тому, що кожне робоче місце має бути забезпечене працівником, який зацікавлений у роботі й володіє необхідною кваліфікацією. Наймання кожного нового працівника має посилювати позиції підприємства на ринку.
  • 8. Обов'язки працівників. Вони полягають у виконанні працівниками, що зараховані на роботу, визначеним порядком своїх службових обов'язків під керівництвом безпосереднього керівника.
  • 9. Повноваження керівника. Вони підрозділяються на два види: формальні обов'язки (передаються від керівника до підлеглого – ланцюг командування) та неформальні повноваження (заслужений авторитет).
  • 10. Компетентність і дисципліна. Цей принцип становить собою комплекс взаємопов'язаних знань, вмінь, навичок та правил поведінки працівників усіх рівнів управління підприємством при дотриманні відповідної службової дисципліни (визначення обов'язків, що регламентуються посадовими інструкціями).
  • 11. Норми і нормативи. Вони включають:

■ норми витрат живої праці (сукупність норм, нормативів та розрахункових показників використання устаткування);

■ норми і нормативи руху виробництва (сукупність норм і нормативів, що характеризують стан виробничого процесу);

■ норми і нормативи витрат предметів праці (сукупність норм витрат матеріальних ресурсів).

  • 12. Диспетчеризація робіт. Вона полягає у такій організації, за якою можливий прояв ініціативи працівників. Вона, ймовірно, не повинна залишатися без уваги керівництва та відповідним чином заохочуватися.
  • 13. Винагорода працівників. Полягає в оцінці робочого місця працівника, на підставі якої визначається заробітна плата. При цьому може бути використано ряд методик оцінки робочого місця:

■ ранжування (кожне робоче місце окремого підрозділу підприємства аналізується відповідно до складності виконуваної роботи та рівнем відповідальності, а потім робочі місця упорядковуються за зменшуваним значенням рангів залежно від важливості для підприємства);

■ градація (ранжування здійснюється не у межах одного підрозділу підприємства, а по всім його службам – виконується зіставлення посад за рангами значимості і порівняння відповідних робочих місць);

■ зіставлення факторів (кількісний метод оцінки робочого місця за такими факторами – ступінь відповідальності, напруга розумової праці, кваліфікація, умови праці, напруга фізичної праці);

■ система балів (встановлюється набір факторів, що характеризують кожне робоче місце, і кожному фактору присвоюється максимально можливий бал, при цьому до факторів відносять особисті якості, професійні навички, рівень відповідальності, умови праці).

Організаційна структура служби логістики підприємства та її підрозділів залежить від цілого ряду факторів, до яких відносять:

■ напрямки виробничо-господарської діяльності підприємства;

■ розміри та потужність підприємства (виробнича і загальна площа, обсяг парку станків тощо);

■ кількість найменувань, типів, марок, сортів тих розмірів матеріальних ресурсів, що використовуються на підприємстві;

■ структура матеріально-технічних ресурсів, що споживаються підприємством, за напрямками виробничо-господарської діяльності;

■ кількість постачальників матеріально-технічних ресурсів та їх територіальне розміщення;

■ призначення і кількість складів на підприємстві, що призначені для зберігання матеріально-технічних ресурсів;

■ наявність у власності підприємства магістральних та внутрішньовиробничих транспортних засобів, їх кількість за видами та типами;

■ кількість споживачів проміжної і кінцевої готової продукції, що виготовляється підприємством.

Важливим завданням при організації служби логістики є її внутрішня раціональна структура, яка має базуватися за певними принципами [64].

  • 1. Принцип "за функціями". Передбачає виконання всього комплексу функцій у кожній окремій логістичній підсистемі без його розподілу між працівниками. Такий принцип використовується, як правило, на підприємствах, що оперують обмеженою номенклатурою необхідних у виробництві матеріальних ресурсів, а отже, незначною номенклатурою виробленої продукції. Функціональний принцип внутрішньої організації служби логістики має певні обмеження у його практичному використанні – існує деякий "поріг" розширення кількості працівників такої служби (у першу чергу у відділі постачання та на складі сировини й матеріалів). У випадку збільшення обсягів реалізації кінцевої готової продукції на підприємстві необхідна перебудова його виробничо-збутової діяльності.
  • 2. Принцип "за територією". Визначає потребу у розподілі ринку реалізації кінцевої готової продукції та сервісу (наприклад, за регіонами країни). За кожним таким територіальним утворенням здійснюється весь комплекс логістичних функцій відповідними відділами / групами служби логістики. Як правило, такий принцип характерний для підприємства, яке має головну структуру та філії у регіонах, за якими виконуються всі віднесені до логістики роботи. Прикладом використання такого принципу є процес закупки сировини й матеріалів. На підприємстві формуються декілька груп, які відповідають за взаємовідносини з постачальниками, що знаходяться у різних регіонах країни, ближнього та далекого зарубіжжя. Це, у свою чергу, викликає зростання функціональних обов'язків відповідних працівників: митні операції, внутрішня та зовнішня документація, специфіка транспортування та складування сировини й матеріалів. Тож у різних регіонах може існувати схожа сировина чи матеріали, Такий принцип вимагає чіткої координації роботи структур служби логістики підприємства. Аналогічна ситуація може виникати у виробничій та збутовій діяльності підприємства, де щодо виготовлення кінцевої готової продукції та її реалізації виникають питання узгодження вимог інших регіонів країни та інших країн щодо її функціонально-споживчих характеристик та умов доставки й використання.
  • 3. Принцип "за продуктом". Використовується у відділах закупок і продажу на підприємствах (склади матеріальних ресурсів та готової продукції), де

споживається значний асортимент проміжної чи кінцевої готової продукції. У такому випадку передбачається створення у відділах служби логістики спеціальних груп / секторів, які займаються певною, чітко обмеженою номенклатурою чи асортиментом, групою конкретних продуктів. Так, у відділі закупок можуть бути сформовані структури (сектори) за групами матеріальних ресурсів. У свою чергу у кожному секторі формуються підструктури, які теж організовані за продуктовим принципом і займаються закупкою конкретних видів сировини й матеріалів.

  • 4. Принцип "за постачальником". Використовується на підприємствах, на яких значний асортимент матеріальних ресурсів надходить від одного конкретного постачальника У такому випадку у відділі закупок окремий менеджер займається тільки даним постачальником і відповідною номенклатурою матеріальних ресурсів, що надходять на підприємства
  • 5. Принцип "за споживачем". Використовується на підприємствах, які мають тривалі виробничо-господарські відносини з окремими покупцями чи кінцевими споживачами, які купують певний асортимент кінцевої готової продукції у значних обсягах (чи унікальну продукцію за спеціальним замовленням). У такому випадку у відділі продажу окремий менеджер (група менеджерів) займається тільки даним покупцем чи кінцевим споживачем і відповідною номенклатурою продукції, що виробляється підприємством.
  • 6. Комбінований принцип. Де певне поєднання вище наведених організаційних принципів. Як правило, таке поєднання характерне для відділів закупок та продажу. Можливий варіант, коли основним принципом організації відділу продажу є продуктовий принцип, на складі готової продукції вводиться посада менеджера, який відповідає за комплектування замовлень для окремого стратегічно значимого замовника.

Такі принципи організації структурних підрозділів логістики реалізуються за варіантами, що подані на рис. 6.22 [63].

Формування служби логістики підприємства розглядається як інтеграційний процес, що виконується за певними умовами (табл. 6.6).

В організаційному структуруванні служби логістики виділяють дві основні, на перший погляд альтернативні, тенденції. Перша полягає у тому, що органи управління підприємства зосереджують свою увагу на інтеграцію логістичних функцій у рамках своєї існуючої загальної структури. Друга тенденція орієнтує підприємство на більшу диференціацію, що призводить до створення мережі філій з певними повноваженнями логістичного обслуговування, або ж до формування й розвитку кооперації.

Варіанти використання принципів організації структурних підрозділів служби логістики на підприємстві

Рис. 6.22. Варіанти використання принципів організації структурних підрозділів служби логістики на підприємстві

Таблиця 6.6

Складові формування служби логістики підприємства

Послідовність формування

Зміст складових організації служби логістики підприємства

1

2

1. Виконати набір функціональних блоків, що складають службу логістики

Загальний блок для всіх можливих варіантів організаційних структур служби логістики (основні блоки: постачання, підтримка виробництва, збут). Інші блоки формуються, виходячи з особливостей виробничо-господарської діяльності підприємства

2. Провести компонування підрозділів служби логістики

Структурне компонування проводять відповідно до протяжності внутрішнього виробничо-логістичного ланцюга поставок та кількості його елементів. Враховується наявність необхідних трудових та матеріальних ресурсів, загальна структура підприємства тощо

3. Встановити принципи формування структури служби логістики

Використовується повний перелік принципів організації служби логістики на підприємств, або ж вибіркові принципи, які є найбільш суттєвими для специфічних напрямків логістичної діяльності

4. Визначити функції підрозділів служби логістики

Окрім традиційних функцій, що виконуються підрозділами служби логістики, може бути запропоновано додатковий перелік функцій (наприклад додаткове сервісне забезпечення продукції на етапах її споживчого використання тощо)

5. Визначити кількість працівників підрозділів служби логістики

Кількість працівників розраховується на підставі кількісних показників традиційних логістичних функцій, загальної кількості працівників на підприємстві, кількості та значущості постачальників, посередників та кінцевих споживачів

6. Сформувати систему управління логістичними потоками

Раціональна організація управління рухом матеріальних потоків та оптимальний вибір комунікацій повинні забезпечувати виконання стратегічних цілей підприємства та оперативне ув'язування логістичних функцій з іншими підрозділами підприємства

Очевидно, що єдиних практичних підходів до формування організаційної структури службилогістики на підприємствахне існує. Тому вищомукерівництву необхідно визначити місце та роль логістики у своїй виробничо-господарській діяльності; розглянути можливі альтернативи організації та управління такою службою.

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >