Практична реалізація бенчмаркінгу в документно – інформаційній сфері

Коло питань: бенчмаркінгові дослідження на інформаційному ринку, вибір сфери бенчмаркінгу, ідентифікація партнерів із бенчмаркінгу, порівняльний аналіз стану роботи з документацією на підприємствах, здійснення змін у процесах з метою підвищення їх ефективності, послідовність переведення документообігу в електронну форму

Бенчмаркінгові дослідження на інформаційному ринку

"Ущільнення" конкурентного оточення, посилення форм і методів конкурентної боротьби, виникнення нових, слабо прогнозованих ризиків на шляху досягнення підприємствами своїх стратегічних цілей сприяло появі нових підходів, інструментів формування стратегій передбачення.

До основних джерел бенчмаркінгової інформації належать:

• публічна інформація в ЗМІ;
• спеціальна довідково-інформаційна література;
• статистичні збірники і довідники;
• матеріали виставок та ярмарок;
• матеріали семінарів і конференцій;
• партнери (постачальники, посередники й покупці);
• звільнені працівники інших фірм, підприємств;
• представники конкурентної сторони;
• професійні об'єднання (союзи, асоціації тощо).

Алгоритм процесу бенчмаркінгу на інформаційному ринку

подано в таблиці 6.17.

Таблиця 6.17.

№	Етапи процесу	Характеристика процесів бенчмаркінгу
1.	Визначення об'єкта бенчмаркингу	Визначаються потреби організацій в змінах, у поліпшенні: проводиться оцінка ефективності діяльності; вивчаються основні операції, що впливають на результат діяльності, а також способи вимірювання характеристик; установлюється, яким повинен бути бенчмаркінг
2.	Вибір партнера із бенчмаркингу	Визначається, яким буде бенчмаркінг (зовнішнім або внутрішнім); проводиться пошук фірм, які є еталонними, встановлюються контакти з ними; формулюються критерії, за якими відбувається оцінювання та аналіз
3.	Пошук інформації	Збирається інформація про власну фірму й партнерів. Для цього використовуються як первинні, так і вторинні дані. Отримана інформація всебічно перевіряється
4.	Аналіз	Здобута інформація класифікується, систематизується, вибирається метод аналізу, оцінюється ступінь досягнення мети й чинники, що визначають результат
5.	Впровадження	Розробляється план упровадження новацій, процедури контролю, проводиться оцінка й аналіз процесів упровадження. Необхідно домогтися того, щоб змінні процеси досягли найвищої ефективності
6.	Контроль за процесом і повторення аналізу	Контроль за процесом при впровадженні результатів аналізу відбувається в двох напрямках: по-перше, стеження за розвитком установлених оцінних показників результатів роботи підприємства і, по-друге, перевірка досягнення проміжної мети і дотримання планових завдань за ресурсами й термінами їх виконання

Цілеспрямоване інноваційне впровадження, в свою чергу, включає:

– оцінювання наслідків аналізу переваги;
– подання звіту про результати зацікавленим особам;
– виявлення можливостей поліпшення;
– узгодження із звичайним планом роботи підприємства;
– розроблення плану введення необхідних змін;
– впровадження плану в життя;
– сприйняття аналізу переваги як безперервного процесу;
– використання отриманих результатів для подальшого інноваційного розвитку.

Класичне означення бенчмаркінгового дослідження доповнюється необхідністю використання зовнішніх чинників, які впливають на поведінку інформаційного підприємства на ринку та на його взаємодію з партнерами і конкурентами.

Стратегічно орієнтоване бенчмаркінгове дослідження включає дослідження ринку просування й продажу інформаційних продуктів та послуг, дослідження внутрішнього середовища підприємства, а також маркетингового інструментарію, його розробку і ефективність використання, дослідження ринку продуктивних сил (робоча сила, сировина й матеріали, грошовий ринок і ринок капіталу), дослідження зовнішнього середовища, кампанію досліджень на основі бенчмаркингу й проведення маркетингової розвідки.

Результат бенчмаркингових досліджень в інформаційній сфері – це генерування маркетингової інформації для ухвалення рішень у сфері взаємодії суб'єктів маркетингової системи, таких рішень, які б забезпечували необхідну для ринку кількість і якість операцій на інформаційному ринку, дотримання вимог основних чинників зовнішнього середовища й споживача.

Головна мета бенчмаркінгових досліджень полягає в розробці концепції загального уявлення про структуру та закономірності динаміки інформаційного ринку й обґрунтування необхідності та можливостей конкретного підприємства для ефективної адаптації його виробництва, технологій і структури, а також продукту, що виводиться на ринок.

Процес маркетингового планування, що встановлює стратегічні напрямки розвитку бізнесу, є найважливішою сферою, для якої бенчмаркінг має вирішальне значення. Стратегія і керівні принципи підприємства, прийняття управлінських рішень багато в чому визначаються результатами бенчмаркінгу, застосування якого в процесі стратегічного маркетингового планування забезпечує розгляд вимог, що на основі релевантних даних пред'являються зовнішнім середовищем і покупцями.

У процесі перетворень необхідно вивчити та проаналізувати наскільки підприємство адаптоване до вимог ринку, як і за рахунок чого можна поліпшити його діяльність, що для цього необхідно зробити тощо. Таким чином, початковою проблемою є перетворення діяльності всередині підприємства відповідно до вимог ринку.

Під час розробки маркетингових стратегій важливий погляд із боку, оскільки він установлює стратегічний напрям розвитку і сприяє розподілу обмежених ресурсів [4].