СУТНІСТЬ ІНФОРМАЦІЙНИХ СИСТЕМ В УПРАВЛІННІ ОРГАНІЗАЦІЄЮ

Структура та склад інформаційної системи

У будь-якій інформаційній системі організовуються певні процеси, щоб

• – виявити інформаційні потреби;
• – здійснити відбір джерел інформації;
• – здійснити збір інформації;
• – виконати дії з обробки інформації, оцінці її повноти і значущості та за поданням її в зручному вигляді;
• – вивести інформацію для надання споживачам або передачі в іншу систему;
• – організувати використання інформації для оцінки тенденцій, розробки прогнозів, оцінки альтернатив рішень і дій, вироблення стратегії;
• – організувати зворотний зв'язок – за результатами обробки даних здійснити корекцію взаємодії із зовнішнім середовищем.

Всі ці дії здійснюються за допомогою тих чи інших інформаційних технологій в рамках інформаційної системи організації.

Для будь-якої організації є істотним встановлення регламенту функціонування інформаційної системи – від виявлення інформаційних потреб до використання інформації. Йдеться про типізації завдань, що вирішуються в організації, встановлення періодичності отримання, обробки та використання інформації, стандартизації вхідних і вихідних документів, процедур обробки інформації [9, 10, 12, 14].

Кожен економічний об'єкт (організацію) або його частину можна розглядати як систему, яка прагне у своєму функціонуванні до досягнення поставленої мети. Для системи характерні наступні основні властивості: складність, подільність, цілісність, різноманіття елементів, відмінність їх природи, структурованість.

Складність системи залежить від безлічі входять до неї елементів, їх структурного взаємодії, а також від складності внутрішніх і зовнішніх зв'язків і динамічності.

Подільність системи означає, що вона складається з ряду підсистем, виділених за певною ознакою, відповідальному конкретним цілям і завданням. Це властивість особливо важливо при аналізі особливостей роботи економічних об'єктів, організації їх управлінської діяльності; формування та руху документопотоков; функціонування центрів переробки інформації і т.п.

Цілісність системи означає, що функціонування безлічі елементів системи підпорядковано єдиній меті, чим досягається бажана і визначається у процесі моделювання результативність діяльності конкретного економічного об'єкта.

Структурованість системи визначає наявність встановлених зв'язків і відносин між елементами всередині системи, розподіл елементів по горизонталі і рівнями ієрархії. Це не тільки обумовлює сформовану організацію виробничо- господарської діяльності, але і створює умови для формування руху матеріальних, грошових та інформаційних потоків.

Методологія створення ІС має певні фундаментальні принципи побудови. Головним з яких є системний підхід, який передбачає декомпозицію системи на частини (підсистеми) згідно з цілями її функціонування. У загальному розумінні підсистема – це частина системи, виділена за якою-небудь ознакою. Таким чином, структуру інформаційної системи становить сукупність окремих її частин, які називаються підсистемами. Сучасна концепція структури ІС містить функціональну і забезпечувальну частини (рис.2.І.) [9, 15].

Рис. 2.1. Структура інформаційної системи

Функціональна частина ІС (рис.2.2.) – це інформаційно – функціональна модель управління діяльністю організації. Основне призначення цієї частини – автоматизоване розв'язання задач і виконання розрахунків для досягнення поставленої мети. Функціональна ознака визначає призначення підсистеми, а також її основні цілі, завдання та функції. Вибір складу функціональних задач функціональних підсистем управління здійснюється звичайно з урахуванням основних фаз управління: планування; обліку, контролю й аналізу; регулювання (виконання). У господарській практиці економічних об'єктів типовими функціональними задачами є: виробнича, маркетингова, фінансова та кадрова діяльність організації. Зазначені напрямки визначили типовий набір інформаційних систем: виробничі системи; системи маркетингу; фінансові і облікові системи; системи кадрів (людських ресурсів); інші типи, що виконують допоміжні функції залежно від специфіки діяльності [4]. Типовими задачами даної частини ІС – є аналітичні, оптимізації, прогнозування і пошуку інформації.

Рис. 2.2. Типовий склад функціональної частини ІС

Практично всі різновиди інформаційних систем незалежно від сфери їх застосування включають однаковий склад забезпечувальної частини ІС (рис.2.3.)[6, 9, 10, 12, 14]:

Рис. 2.3. Типовий склад забезпечувальної частини ІС

Система опрацювання даних (СОД)призначена для інформаційного обслуговування фахівців різних рівнів управління організацією, що приймають управлінські рішення. СОД можуть працювати в трьох основних режимах: пакетному, інтерактивному та в реальному масштабі часу.

Для пакетного режиму характерним є те, що результати опрацювання видаються користувачам після виконання пакетів завдань. Користувач не має змоги втручатись у процес опрацювання даних. Недоліком такого режиму є відокремлення користувача від процесу опрацювання інформації, що перешкоджає оперативності прийняття управлінських рішень.

В інтерактивному (діалоговому) режиму роботи відбувається обмін повідомленнями між користувачем і системою. Користувач обмірковує результати запиту і під. час прийняття рішення вводить інформацію у систему для подальшого опрацювання.

Режим реального масштабу часу використовується для управління швидкоплинними процесами.

Забезпечувальна частина відповідає цілям функціонування всієї системи і забезпечує автоматизоване розв'язання задач різних управлінських служб. До складу СОД входять підсистеми, які реалізують технологію автоматизованої обробки інформації, а саме – це інформаційне, технічне, програмне, математичне, лінгвістичне, правове, організаційне та ергономічне забезпечення. Розглянемо зміст забезпечувальних підсистем:

1. Інформаційне забезпечення – це сукупність методів і засобів розміщення й організації інформації, що включають у себе системи класифікації і кодування, уніфіковані системи документації, раціоналізації документообігу та форм документів, методів створення електронної інформаційної бази. Призначення підсистеми інформаційного забезпечення полягає у своєчасному формуванні й видачі достовірної інформації для прийняття управлінських рішень. Від якості інформаційного забезпечення значно залежить достовірність і якість прийнятих управлінських рішень.

У теорії обробки інформації в ІЗ виділяють: зовнішнє ІЗ (система показників предметної області, системи класифікації та кодування, вхідні документи) та внутрішнє ІЗ (електронна інформаційна база даних).

• 2. Математичне забезпечення – це сукупність математичних методів, моделей і алгоритмів обробки інформації, що використовуються при розв'язанні функціональних задач з отриманням необхідних результатів. Математичне забезпечення включає засоби моделювання процесів управління, методи оптимізації досліджуваних процесів та прийняття рішень (методи багатокритеріальної оптимізації, математичного програмування, математичної статистики, теорії масового обслуговування і ін.). МЗ є основою для розробки спеціалізованого програмного забезпечення.
• 3. Програмне забезпечення – сукупність програмних засобів для організації автоматизованого інформаційного процесу апаратними засобами. До складу програмного забезпечення входять базові (загальносистемні) та прикладні (спеціальні)програмні продукти. Базові програмні засоби служать для автоматизації взаємодії людини і комп'ютера, організації типових процедур опрацювання даних, контролю і діагностики функціонування технічних засобів. Прикладне програмне забезпечення являє собою сукупність програмних продуктів, призначених для автоматизації вирішення функціональних задач інформаційної системи. Вони можуть бути як універсальні (текстові редактори, електронні таблиці, системи управління базами даних) так і спеціалізовані, такі, що реалізують функціональні підсистеми (бізнес-процеси) об'єктів різної природи (економічні, інженерні, технічні тощо).

Склад спеціалізованого прикладного ПЗ визначається його спрямованістю. Прикладні програми спеціального призначення включають предметно – та методо-орієнтовані програмні засоби. Предметно – орієнтоване ПЗ призначено для використання в конкретній предметній сфері: маркетинг, бухгалтерський облік, фінансовий аналіз, менеджмент і управління підприємством. Методо- орієнтоване ПЗ – для розв'язання функціональних задач конкретними методами (найбільш використовуються оптимізаційні та статистичні методи).

Актуальне значення при визначенні складу ПЗ має забезпечення інформаційної безпеки ІС (регламентація доступу до ресурсів, антивірусний захист, резервне копіювання, шифрування, електронний цифровий підпис та ін.).

• 4. Технічне забезпечення являє собою комплекс апаратних засобів, що застосовуються для функціонування ІС, і містить у собі пристрої, за допомогою яких виконуються типові операції опрацювання інформації, як поза комп'ютерами (периферійні технічні засоби збору, реєстрації, первинного опрацювання інформації, оргтехніка різного призначення, засоби телекомунікації і зв'язку), так і на комп'ютерах.
• 5. Організаційне забезпечення – формується комплексом документів, що регламентують діяльність фахівців при використанні ІС відповідно до своїх службових обов'язків. В процесі розв'язання задач управління даний вид забезпечення визначає взаємодію працівників управлінських служб і персоналу ІС з технічними засобами та між собою.
• 6. Правове забезпечення – це сукупність правових норм, що регламентують створення і функціонування інформаційної системи. Правове забезпечення розробки інформаційної системи включає нормативні акти договірних взаємовідносин між замовником і розроблювачем 1C, правове регулювання відхилень. Правове забезпечення функціонування ІС включає: умови надання юридичної чинності документам, отриманим із застосуванням обчислювальної техніки; права, обов'язки і відповідальність персоналу, в тому числі за своєчасність і точність опрацювання інформації; правила користування інформацією і порядок вирішення суперечок щодо її достовірності.
• 7. Лінгвістичне забезпечення – це сукупність мовних засобів, що використовуються на різних стадіях створення та експлуатації ІС для підвищення ефективності розробки й забезпечення спілкування людини і комп'ютера.
• 8. Ергономічне забезпечення формується сукупністю методів і засобів, призначених для створення оптимальних умов високоякісної, високоефективної і безпомилкової діяльності фахівців. Питаннях дотримання ергономічних вимог при проектуванні ІС і дотримання санітарних норм при роботі, обумовлено тривалою роботою користувачів за ПК (здатною привести до захворювань очей, порушень кістково-м'язової системи, шкірних захворювань, посилення алергічних реакцій, виникненню стресових ситуацій та ін.).

Підорганізаційними компонентами забезпечувальної частини ІС мають на увазі сукупність методів і засобів, що дозволяють удосконалити організаційну структуру об'єктів і управлінські функції, які виконуються структурними підрозділами; визначити штатний розклад і чисельний склад кожного структурного підрозділу; розробити посадові інструкції персоналу управління в умовах функціонування СОД:

Впровадження ІС в організацію сприяє удосконаленню організаційних структур, оскільки обгрунтовано визначається чисельність апарату управління по структурних підрозділах з обов'язковим встановленням чітких службових обов'язків та визначення кола обов'язків.