ТИПОЛОГІЯ ІНФОРМАЦІЙНИХ СИСТЕМ У МЕНЕДЖМЕНТІ ОРГАНІЗАЦІЙ

Принципи функціонування інформаційних систем в організаціях

Існування виробничих і економічних об'єктів визначається їх призначенням задовольняти ті чи інші потреби суспільства. Кожен такий об'єкт вступає у певні відносини з змінюється середовищем (з державними органами управління, з іншими об'єктами тощо) і складається з безлічі різних елементів, взаємодія яких і забезпечує його існування і виконання своїх функцій. Надалі будемо називати будь-який такий об'єкт незалежно від його розмірів, форми власності, організаційно – правового статусу організацією.

Організація – це стабільна формальна соціальна структура, яка отримує ресурси з навколишнього світу і переробляє їх у продукти своєї діяльності. Всім організаціям притаманні як індивідуальні, так і загальні риси.

Здійснення управління – особлива функція. У зв'язку з цим в рамках організації можна виділити керований процес (об'єкт управління ) і керуючу частину (орган управління). їх сукупність визначається як система управління [13].

Система управління організацією функціонує на базі інформації про стан об'єкта, його входів і виходів у відповідності з поставленою метою. Управління здійснюється видачею управлінських впливів з урахуванням зворотного зв'язку і довкілля, ринку та вищих органів управління. Призначення керуючої системи – формувати такі впливи на керовану систему, щоб спонукати її прийняти стан, який визначається метою управління.

Цілі управління: виживання в конкурентній боротьбі, отримання максимального прибутку, вихід на певні ринки. Стосовно до промислового підприємства з деякою часткою умовності можна вважати, що метою є виконання виробничої програми в рамках техніко – економічних обмежень; керуючі впливу – це плани робіт підрозділів; зворотний зв'язок – дані про хід виробництва (випуску і переміщенні виробів, стани обладнання, запаси на складах і т.д.).

Плани і зміст зворотнього зв'язку не що інше, як інформація. Тому процеси формування керуючих впливів є процесами перетворення економічної інформації. Реалізація цих процесів і складає основний зміст роботи управлінських служб, у тому числі економічних.

У системі управління завжди присутній замкнутий інформаційний контур (рис. 3.1), в якому керуюча частина має на керований процес певний вплив. Щоб керуюча частина могла здійснювати управління, їй потрібно зіставляти фактичний стан керованого процесу з метою управління, у зв'язку з чим керований процес впливає на керуючу частину. Вплив обох частин здійснюється у вигляді передачі інформації [6].

Рис. 3.1. Інформаційний контур системи управління

В рамках інформаційного контуру існує та передається інформація про цілі управління, про стан керованого процесу, про керуючі впливи. Інформаційний контур разом із засобами збору, передачі, обробки та зберігання інформації, а також з персоналом, що здійснює ці дії з інформацією, утворює інформаційну систему даної організації.

Як правило, будь-яка організація є складним комплексом, що складається з декількох об'єктів, що мають власні керовані процеси і керуючі частини. Тому для узгодженого функціонування комплексу вводиться додаткова керуюча частина, що координує дії інших керуючих частин і керованих процесів (свого роду локальних систем управління), орієнтуючи їх діяльність на виконання загальної мети комплексу. При більш складному будові керованого процесу керуюча частина може мати багаторівневу структуру, що є характерним для більшості систем управління.

Результатом взаємодії організації із середовищем є різні зміни, що виникають у ній. Ці зміни можуть мати дві крайні і протилежні одна щодо одної форми: деградацію (руйнування організації) і розвиток (ускладнення організації, накопичення в ній інформації). Крім того, можлива й тимчасова рівновага між організацією і середовищем, завдяки якій організація протягом певного часу залишається незмінною або випробовує лише оборотні зміни. Ці зміни в організації викликають необхідність управління, тобто таких цілеспрямованих дій, які забезпечать досягнення цілей, що стоять перед організацією. Управління дозволяє залежно від особливостей конкретних організацій і цілей управління стабілізувати їх, зберегти їхню якісну визначеність, підтримати динамічну рівновагу з середовищем, забезпечити вдосконалення організації і досягнення того або іншого корисного ефекту.

Зазвичай, організація є складним комплексом, що об'єднує декілька об'єктів, які мають власні керовані процеси і керуючі частини. Тому для узгодженого функціонування комплексу вводиться додаткова керуюча частина, що координує дії всіх керуючих частин і керованих процесів (своєрідних локальних систем управління), орієнтуючи їхню діяльність на виконання загальної мети комплексу.

Координація роботи всіх підрозділів організації здійснюється через органи управління різного рівня. Традиційно розрізняють три рівні управління в керуючій частині об'єкта [6, 7, 11, 13]: вищий, середній і нижчий (табл. 3.1).

Кожний з них характеризується власним набором функцій, рівнем компетенції і потребує відповідної інформації.

Таблиця 3.1

Розподіл інформації за рівнями управління

Операційний (нижній) рівень управління забезпечує вирішення багаторазово повторюваних завдань і операцій та швидке реагування на зміни вхідної поточної інформації. На цьому рівні досить великий обсяг виконуваних операцій і динаміки прийняття управлінських рішень. Цей рівень управління називають оперативним через необхідність швидкого реагування на зміну ситуації. На рівні оперативного (операційного) управління великий обсяг займають облікові завдання. На нижчому рівні управління здійснюється оперативне управління, реалізуються об'ємно – календарні плани, здійснюється оперативний контроль і облік і т.п.

Функціональний (тактичний) рівень управління забезпечує вирішення завдань, що вимагають попереднього аналізу інформації, підготовленої на першому рівні. На цьому рівні велике значення набуває така функція управління, як аналіз. Обсяг розв'язуваних завдань зменшується, але зростає їх складність. При цьому не завжди можна виробити потрібне рішення оперативно, потрібний додатковий час на аналіз, збір відсутніх відомостей і т.п. Управління пов'язане з деякою затримкою від моменту надходження інформації до прийняття рішень та їх реалізації, а також від моменту реалізації рішень до отримання реакції на них. Середній рівень управління – рівень тактичного управління. Тут складаються тактичні плани, здійснюється контроль за їх виконанням, відстежуються ресурси тощо.

Стратегічний рівень забезпечує вироблення управлінських рішень, спрямованих на досягнення довгострокових стратегічних цілей організації. Оскільки результати прийнятих рішень проявляються через тривалий час, особливе значення на цьому рівні має стратегічне планування. Стратегічний рівень управління називають ще довгостроковим плануванням. Правомірність прийнятого на цьому рівні рішення може бути підтверджена через досить тривалий час. При цьому, відповідальність за прийняття управлінських рішень надзвичайно велика і визначається не тільки результатами аналізу з використанням математичного та спеціального апарату, але і професійною інтуїцією менеджерів. На вищому рівні управління реалізується стратегічне управління, визначається місія організації, цілі управління, довгострокові плани, стратегія їх реалізації тощо.

Залежно від галузі економіки, де функціонує організація, і рівня керуючої частини в ієрархії органів управління інформація про змити в об'єкті управління надходить в дану керуючу частину з різною частотою. Відповідно і необхідність впливу на керований процес з боку органу управління організації в різних галузях економіки виникає пропорційно з частотою отримання інформації.

Акт цілеспрямованого впливу на керований процес, заснований на інформації про нього з метою досягнення визначеної мети називається прийняттям рішення, а процес формування рішення – процесом прийняття рішень. Відповідно до поділу праці в межах управління організацією рішення, що приймаються стосуються певної функції управління.

Забезпечення процесу прийняття рішень, а саме: надання потрібної інформації в потрібний час і в потрібному місці, – одне з основних завдань інформаційної системи організації. У зв'язку з цим характер рішень, процес їх прийняття, дискретність їх прийняття істотно впливають на функціонування інформаційної системи організації, а також технології, що застосовується.

Певний розподіл праці на кожному з рівнів управління призводить до закріплення за окремими елементами керуючої частини організацій окремих функцій управління: планування, організації, обліку та контролю, мотивації, аналізу і регулювання. Ці функції реалізуються в різному обсязі на різних рівнях управління [6,13]. Відповідно до поділу праці в рамках управління організацією прийняті рішення ставляться до тієї чи іншої функції управління.

Наявність функціональних елементів у керуючій частині організацій приводить до появи відповідних підсистем у її інформаційній системі.

Персонал організації – це співробітники різного ступеня кваліфікацій рівнів управління. Кваліфікація персоналу за рівнями управління наведена у табл. 3.2.

Таблиця 3.2

Кваліфікація персоналу за рівнями управління

Забезпечення процесу прийняття рішень (надання потрібної інформації в потрібний час і потрібному місці) – одна з основних завдань інформаційної системи організації. У цьому зв'язку характер рішень, процес їх прийняття, дискретність прийняття рішень роблять істотний вплив на функціонування інформаційної системи організації, застосовувані там технології навіть викликали необхідність формування цілого класу інформаційних систем – систем підтримки рішень.

Зрозуміло, розглянута вище система управління організації була визначена з позицій кібернетичного погляду на неї. Якщо говорити про систему управління без деякої абстракції, то на інформаційну систему організації, крім зазначеного вище, впливає її організаційна структура, персонал, прийняті процедури виконання завдань, внутрішня культура організації та багато іншого [13].

Все це зумовлює, яка інформація і як зберігається в інформаційній системі, як вона обробляється, як працює ця система і т.д.

Інформаційна система у будь-якої організації націлені на вирішення наступних завдань:

• 1. Структура інформаційної системи, її функціональне призначення повинні відповідати цілям, які стоять перед організацією (наприклад, у комерційній фірмі – ефективний бізнес; в державному підприємстві – вирішення соціальних і економічних завдань);
• 2. Інформаційна система повинна контролюватися людьми і використовуватися у відповідності з основними соціальними і етичними принципами;
• 3. Інформаційна система повинна виробляти достовірну, надійну, своєчасну та систематизовану інформацію.

Розглядаючи народне господарство країни, будь-яку галузь, підприємство, тобто організацію будь-якого масштабу, ми можемо виділити матеріальні, природні, трудові, фінансові, енергетичні ресурси. Ці поняття є економічними категоріями.

В даний час вважається, що для нормального функціонування організації будь-якого масштабу недостатньо лише цих ресурсів. Істотним ресурсом стала інформація. Недостатньо мати для виробництва тільки необхідні матеріальні, фінансові та людські ресурси, необхідно знати, що з цим усім робити, мати інформацію про технології. Тому саме інформація, інформаційні ресурси в даний час розглядаються як окрема економічна категорія.

Якщо згадати визначення інформації, яке було дано вище, то інформаційні ресурси можна визначити як весь наявний обсяг інформації в інформаційній системі. Для країни – це будуть інформаційні ресурси країни, для організації одного з рівнів – інформаційні ресурси організації. Інакше кажучи, інформаційні ресурси – це весь обсяг знань, відчужених від їх творців, зафіксований на матеріальних носіях і призначений для громадського використання.

Інформація, інформаційні ресурси існували завжди, але через свою специфічності вони не розглядалися як економічна категорія, хоча інформація завжди використовувалася людьми для управління. Коли в результаті розвитку суспільства, ускладнення технологій і т.п. обсяг інформації ставав настільки великим, що його не можна було переробити для управління, людство знаходило певне рішення. Поява ієрархії управління, виникнення товарно • грошових відносин, створення обчислювальних машин з цієї точки зору дозволило подолати труднощі в переробці величезних обсягів інформації для управління (інформаційних бар'єрів – по В.М. Глушкову).

В даний час суспільство досягло, такого рівня розвитку, коли обсяги інформації і рівень її складності зажадали створення інформаційної індустрії. Наявність інформації зумовлює розвиток країн, галузей, організацій. Інформація стала одним з найважливіших стратегічних ресурсів.

Джерела формування інформаційних ресурсів організації. Будь-яка організація існує в деякій зовнішньому середовищі. Ця ж організація породжує своє внутрішнє середовище. Внутрішнє середовище формується сукупністю структурних підрозділів підприємства і працюючих там людей технологічними, соціальними, економічними та іншими відносинами між ними. Залежно від джерела виникнення в рамках організації є внутрішня і зовнішня інформація, які складають її інформаційні ресурси [б].

Інформація внутрішнього середовища, як правило, точна і повно відображає фінансово – господарський стан. Її обробка часто може здійснюватися за допомогою стандартних формалізованих процедур.

Внутрішня інформація: про людей, продуктах, витратах, скаргах, послугах, технологічних процесах, сферах застосування продукту, методах збуту і техніки продажу, поставки, каналах збуту;

Зовнішнє середовище – економічні та політичні суб'єкти, що діють за межами підприємства, і відносини з ними. Це економічні, соціальні, технологічні, політичні та інші відносини підприємства з клієнтами, постачальниками, посередниками, конкурентами, державними органами і т.п.

Інформація із зовнішнього середовища часто приблизна, неточна, неповна і суперечлива. У такому випадку вона вимагає нестандартних процедур обробки.

Зовнішня інформація: про ринок, конкурентів, тенденції змін у діловому середовищі країни та стан міжнародних ринків, покупців, попиті, вимогах клієнтів і конкурентів, зміні законодавства.

Джерела зовнішньої інформації організації залежно від характеру інформації:

• 1. Загальна інформація про стан економіки. Джерело: інформаційно – аналітичні матеріали, спеціалізовані журнали, газети, ресурси Інтернету.
• 2. Спеціалізована економічна інформація. Наприклад, сервер Національного банку України.
• 3. Інформація за цінами на товари. Джерело: спеціалізовані журнали і бюлетені, каталоги, бази даних в Інтернеті.
• 4. Тематична інформація. Різні джерела, в тому числі й Інтернет. При пошуку такої тематичної інформації, по якій складно знайти спеціалізовані сервери, використовуються пошукові системи.
• 5. Інформація з державних органів та органів управління (закони, постанови, повідомлення податкових органів і т.п.).

Інформаційними ресурсами, як будь-якими іншими, можна управляти. На рівні організації можна і потрібно вивчати інформаційні потреби, планувати і керувати інформаційними ресурсами.

Суть управління інформаційними ресурсами становить:

• – оцінка інформаційних потреб на кожному рівні та в рамках кожної функції управління;
• – вивчення і раціоналізація документообігу організації; стандартизація та уніфікація типів і форм документів; типізація інформації і даних;
• – подолання проблеми несумісності типів даних;
• – створення системи управління даними і т.п.