Ознаки класифікації інформаційних систем у менеджменті організації

Класифікація ІС у менеджменті організації сприяє виявленню найбільш характерних рис, притаманних ІС та дозволяє здійснювати ефективне управління. Існують різні класифікації, що переслідують певні цілі.

Класифікацію ІС за ознакою структурування завдань (наведено на рис.3.2):

Класифікація інформаційних систем за ознакою структурування завдань

Рис. 3.2. Класифікація інформаційних систем за ознакою структурування завдань

Запити до інформаційної системи і, отже, процедури формування відповіді на них можна поділити на рутинні і нерутинні. Рутинні процедури характеризуються заданістю вихідної і вихідний інформації, а також визначеністю алгоритму отримання останньої з першої. Виділення рутинних завдань і процедур обробки інформації дозволяє їх формалізувати, а надалі й автоматизувати, що залежить тільки від того, чи в змозі використовуються в організації інформаційні технології забезпечити інфраструктуру для цього. Якщо рутинні повсякденні дії автоматизовані, то набагато простіше обробляти нерутинні випадкові запити.

При створенні або класифікації інформаційних систем завжди виникають проблеми, що пов'язані з формалізованим описом розв'язуваних завдань (математичним та алгоритмічним). Від ступеня формалізації багато в чому залежать ефективність роботи всієї системи, а також рівень автоматизації, обумовлений ступенем участі людини при ухваленні рішення на основі отриманої інформації.

Чим точніше математичний опис задачі, тим вище можливості комп'ютерної обробки даних і тим менше ступінь участі людини в процесі її рішення. Це і визначає ступінь автоматизації задачі.

Розрізняють три типи завдань, для яких створюються інформаційні системи: структуровані (що формалізуються), неструктуровані (що не формалізуються) і частково структуровані.

Структуроване завдання – це завдання, де відомі всі його елементи та взаємозв'язки між ними.

Неструктуроване завдання – це завдання, в якому неможливо виділити елементи і встановити між ними зв'язки.

У структурованої задачі зміст відображається у формі математичної моделі, що має точний алгоритм вирішення. Подібні завдання зазвичай доводиться вирішувати багаторазово, і вони носять рутинний характер. Метою використання інформаційної системи для вирішення структурованих завдань є повна автоматизація їх вирішення, тобто зведення ролі людини до нуля.

Рішення неструктурованих задач через неможливість створення математичного опису та розробки алгоритму пов'язано з великими труднощами. Можливості використання тут інформаційної системи невеликі. Рішення в таких випадках приймається людиною з евристичних міркувань на основі свого досвіду і, можливо, непрямої інформації з різних джерел.

Зауважимо, що в практиці роботи будь-якої організації існує порівняно небагато повністю структурованих або зовсім неструктурованих задач. Про більшість завдань можна сказати, що відома лише частина їх елементів і зв'язків між ними. Такі завдання називаються частково структурованими. У цих умовах можна створити інформаційну систему. Отримана в ній інформація аналізується людиною, яка буде відігравати визначальну роль. Такі інформаційні системи є автоматизованими, так як в їх функціонуванні бере участь людина [6, 9].

Інформаційні системи, що використовуються для вирішення частково структурованих задач, підрозділяються на два види:

1. Створюють управлінські звіти і орієнтовані головним чином на обробку даних (пошук, сортування, агрегування, фільтрацію). Використовуючи відомості, що містяться в цих звітах, керуючий приймає рішення;
2. Розробляють можливі альтернативи рішення. Прийняття рішення при цьому зводиться до вибору однієї із запропонованих альтернатив.

Інформаційні системи, що створюють управлінські звіти, забезпечують інформаційну підтримку користувача, тобто надають доступ до інформації в базі даних і її часткову обробку. Процедури маніпулювання даними в інформаційній системі повинні забезпечувати наступні можливості:

1. Складання комбінацій даних, одержуваних з різних джерел.
2. Швидке додавання або виключення того чи іншого джерела даних і автоматичне перемикання джерел при пошуку даних.
3. Управління даними з використанням можливостей систем управління базами даних.
4. Логічну незалежність даних цього типу від інших баз даних, що входять у підсистему інформаційного забезпечення.
5. Автоматичне відстеження потоку інформації для наповнення баз даних.

Інформаційні системи, що розробляють альтернативи, рішень, можуть бути модельними або експертними.

Модельні інформаційні системи надають користувачеві математичні, статистичні, фінансові та інші моделі, використання яких полегшує вироблення і оцінку альтернатив рішення. Користувач може одержати відсутню йому для прийняття рішення інформацію шляхом встановлення діалогу з моделлю в процесі її дослідження.

Основними функціями модельної інформаційної системи є:

1) можливість роботи в середовищі типових математичних моделей, включаючи рішення основних задач моделювання типу "як зробити, щоб?”, "Що буде, якщо?", Аналіз чутливості та ін;
2) досить швидка та адекватна інтерпретація результатів моделювання;
3) оперативна підготовка і коректування вхідних параметрів і обмежень моделі;
4) можливість графічного відображення динаміки моделі;
5) можливість пояснення користувачеві необхідних кроків формування та роботи моделі.

Експертні інформаційні системи забезпечують вироблення та оцінку можливих альтернатив користувачем за рахунок створення експертних систем, пов'язаних з обробкою знань. Експертна підтримка прийнятих користувачем рішень реалізується на двох рівнях.

Робота першого рівня експертної підтримки виходить з концепції "типових управлінських рішень", відповідно до якої часто виникають у процесі управління проблемні ситуації можна звести до деяких однорідним класам управлінських рішень, тобто до деякого типового набору альтернатив. Для реалізації експертної підтримки на цьому рівні створюється інформаційний фонд зберігання та аналізу типових альтернатив.

Якщо виникла проблемна ситуація не асоціюється з наявними класами типових альтернатив, в роботу повинен вступати другий рівень експертної підтримки управлінських рішень. Цей рівень генерує альтернативи на базі наявних в інформаційному фонді даних, правил перетворення і процедур оцінки синтезованих альтернатив. Прийняття рішення при цьому зводиться до вибору однієї із запропонованих альтернатив.

Тип інформаційної системи залежить від того, чиї інтереси вона обслуговує і на якому рівні управління. На рис.3.3. наведено один з можливих варіантів класифікації інформаційних систем за функціональною ознакою з урахуванням рівнів управління та рівнів кваліфікації персоналу.

Розглядаючи систему управління, ми виділили три рівні управління: стратегічний, тактичний і оперативний. На кожному з цих рівнів управління є свої завдання, при вирішенні яких виникає потреба у відповідних даних, отримати ці дані можна шляхом запитів в інформаційну систему. Ці запити звернені до відповідної інформації в інформаційній системі. Інформаційні технології дозволяють обробити запити і, використовуючи наявну інформацію, сформувати відповідь на ці запити. Таким чином, на кожному рівні управління з'являється інформація, що служить основою для прийняття відповідних рішень. Чим вище за значимістю рівень управління, тим менше обсяг робіт, виконуваних фахівцем і менеджером за допомогою інформаційної системи. Однак при цьому зростають складність і інтелектуальні можливості інформаційної системи та її роль в прийнятті менеджером рішень. Будь-який рівень управління потребує інформації із всіх функціональних підсистем, але в різних обсягах і з різним ступенем узагальнення.

Класифікація 1C за функціональною ознакою та рівнем управління

Рис. 3.3. Класифікація 1C за функціональною ознакою та рівнем управління

Інформаційна система оперативного рівня підтримує фахівців-виконавців, обробляючи дані про угоди і події (рахунки, накладні, зарплата, кредити, потік сировини і матеріалів). Призначення ІС на цьому рівні – відповідати на запити про поточний стан і відслідковувати потік угод у організації, що відповідає оперативному управлінню. На цьому рівні, інформаційна система повинна бути легкодоступною, безперервно діючої і надавати точну інформацію.

Завдання, цілі та джерела інформації на операційному рівні заздалегідь визначені та структуровані. Рішення приймаються у відповідності із заданим алгоритмом.

Інформаційна система оперативного рівня є сполучною ланкою між організацією та зовнішнім середовищем. Якщо система працює погано, то організація або не одержує інформації ззовні, або не видає інформацію. Крім того, система – це основний постачальник інформації для інших типів інформаційних систем в організації, так як містить і оперативну, і архівну інформацію.

Інформаційні системи для менеджерів середнього рівнявикористовуються працівниками середньої управлінської ланки для моніторингу (постійного стеження), контролю, прийняття рішень і адміністрування. Основні функції цих інформаційних систем: порівняння поточних показників з минулими; складання періодичних звітів за певний час, а не видача звітів по поточним подіям, як на оперативному рівні; забезпечення доступу до архівної інформації і т.д.

Деякі ІС забезпечують прийняття нетривіальних рішень. На цьому рівні можна виділити два типи інформаційних систем: управлінські (для менеджменту) і системи підтримки прийняття рішень.

Управлінські ІС мають украй невеликі аналітичні можливості. Вони обслуговують управлінців, які потребують щоденної, щотижневої інформації про стан справ. Основне їх призначення полягає у відстеженні щоденних операцій у фірмі і періодичному формуванні строго структурованих зведених типових звітів. Інформація надходить із інформаційної системи операційного рівня.

Характеристики управлінських інформаційних систем:

1. Використовуються для підтримки прийняття рішень структурованих і частково структурованих задач на рівні контролю за операціями;
2. Орієнтовані на контроль, звітність і прийняття рішень по оперативній обстановці;
3. Спираються на існуючі дані та їх потоки всередині організації;
4. Мають малі аналітичні можливості та негнучку структуру.

Системи підтримки прийняття рішень обслуговують частково структуровані задачі, результати яких важко спрогнозувати заздалегідь. Вони мають більш потужний аналітичний апарат з кількома моделями. Інформацію одержують з управлінських і операційних інформаційних систем. Використовують ці системи всі, кому необхідно приймати рішення: менеджери, фахівці, аналітики тощо.

Характеристики систем підтримки прийняття рішень:

1. Забезпечують вирішення проблем, розвиток яких важко прогнозувати;
2. Оснащені складними інструментальними засобами моделювання та аналізу;
3. Дозволяють легко змінювати постановки вирішуваних завдань і вхідні

дані;

4. Відрізняються гнучкістю і легко адаптуються до зміни умов по кілька разів на день;
5. Мають технологію, максимально орієнтовану на користувача.

Інформаційні системи фахівців допомагають інженерам і

проектувальникам при опрацюванні даних підвищити продуктивність роботи. Завдання подібних інформаційних систем – інтеграція нових відомостей в організацію і допомогу в обробці паперових документів.

У міру того як індустріальне суспільство трансформується в інформаційне, продуктивність економіки все більше буде залежати від рівня розвитку цих систем. Такі системи, особливо у вигляді робочих станцій і офісних систем, найбільш швидко розвиваються сьогодні в бізнесі. У цьому класі інформаційних систем можна виділити дві групи: інформаційні системи офісної автоматизації та інформаційні системи обробки знань.

Інформаційні системи офісної автоматизації внаслідок своєї простоти і багатопрофільності активно використовуються працівниками будь-якого організаційного рівня. Найбільш часто їх застосовують працівники середньої кваліфікації: бухгалтери, секретарі, клерки. Основна мета – обробка даних, підвищення ефективності їх роботи та спрощення канцелярської праці.

ІС офісної автоматизації пов'язують воєдино працівників інформаційної сфери в різних регіонах і допомагають підтримувати зв'язок з покупцями, замовниками та іншими організаціями. Їх діяльність в основному охоплює управління документацією, комунікації, складання розкладів і т.д.

Стратегічна інформаційна система. Розвиток і успіх будь-якої організації багато в чому визначаються прийнятої в ній стратегією. Під стратегією розуміється набір методів і засобів вирішення перспективних довгострокових завдань. В даний час, у зв'язку з переходом до ринкових відносин питанню стратегії розвитку та поведінки організації стали придуши велику увагу, що сприяло корінної зміни у поглядах на інформаційні системи. Вони стали розцінюватися як стратегічно важливі системи, які впливають на зміну вибору цілей організації, її завдань, методів, продуктів, послуг, дозволяючи випередити конкурентів, а також налагодити більш тісну взаємодію з споживачами і постачальниками. Стратегічна інформаційна система – це інформаційна система, що забезпечує підтримку прийняття рішень у реалізації стратегічних перспективних цілей розвитку організації.

Інформаційні системи стратегічного рівня допомагають вищій ланці управлінців вирішувати неструктуровані задачі та здійснювати довгострокове планування. їх основне завдання – порівняння змін, що відбуваються у зовнішньому середовище з існуючим потенціалом організації. Вони покликані створити загальне середовище комп'ютерної та телекомунікаційної підтримки рішень в несподівано виникаючих ситуаціях. Використовуючи найдосконаліші програми, ці системи здатні в будь-який момент надати інформацію з багатьох джерел.

В даний час ще не вироблена загальна концепція побудови стратегічних інформаційних систем внаслідок їх багатопланового використання не тільки по цілям, але і по функціях. Існують дві точки зору: одна базується на концепції, що спочатку необхідно сформулювати свої цілі та стратегії їх досягнення, а тільки потім пристосовувати інформаційну систему до наявної стратегії; друга – на те, що організація використовує стратегічну ІС при формулюванні цілей і стратегічному плануванні. Сучасним, раціональним підходом до розробки стратегічних інформаційних систем буде методологія синтезу цих двох точок зору.

У будь-якій організації бажано мати декілька взаємопов'язаних локальних ІС різного призначення, які взаємодіють між собою і підтримують управлінські рішення на всіх рівнях та складають загальну інформаційну систему організації. ІС в організації заснована на застосуванні локальних внутрішніх комп'ютерних мереж з виходом у зовнішнє середовище або у підрозділ корпорації. При цьому користуються ресурсами регіональних і глобальних мереж. На основі інтеграції ІС різного призначення за допомогою комп'ютерних мереж в організації створюються, корпоративні ІС. Подібні ІС надають користувачеві можливість працювати в організації як з загальними так і з локальними базами даних.